Das Projektteam ist verantwortlich für die Prognose und Minderung von Risiken

Moderne Unternehmen wenden sich zunehmend Projekten zu. Das Wissen über Projektmanagement ist für kroatische Manager umso wichtiger, da die Zeit näher rückt, in der Mittel aus den europäischen Strukturfonds genutzt werden können. Ein wichtiger Teil dieses komplexen Themas ist das Risikomanagement.

Geschrieben von: Leonardo Blažević

Bei der Durchsicht von Stellenanzeigen in Kroatien und im Ausland gewinnt man den Eindruck, dass das Geschäft in verschiedenen Branchen langsam aufhört, das zu sein, was man als ‚kontinuierliches Geschäft‘ bezeichnet, und zunehmend projektbasiert wird. Projektmanager ist heute einer der gefragtesten Berufe. Es wird jedoch oft gesagt, dass Kroatien nicht genügend fähige Personen hat, um Projektdokumentationen für Projekte zu erstellen, die aus Mitteln der Europäischen Union finanziert werden. Angesichts der Komplexität der Projektfragen und des Umfangs des Wissens, das für ein qualitativ hochwertiges Projektmanagement erforderlich ist, könnte es tatsächlich an Fachkräften mangeln. Das Handbuch des Project Management Institute (Mate, 2011) kann sicherlich helfen, Wissen über Projektmanagement zu sammeln. Laut diesem wird ein Projekt als vorübergehendes Unterfangen definiert, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen. Die Komplexität des Projektmanagements spiegelt sich in der Notwendigkeit wider, in vielen Kategorien Wissen zu haben, ohne das es kein positives Projektergebnis geben würde, wie z.B. den Projektlebenszyklus, das Management seiner Integration, das Management von Umfang, Zeit, Kosten, Qualität, Humanressourcen, Kommunikation, Risiken und das Beschaffungsmanagement für Projektbedürfnisse. Wir werden das Risikomanagement im Projekt detailliert erklären, eine der Schlüssel-Kategorien des Projektmanagements.

Risikotoleranz
Organisationen nehmen Risiko als die Auswirkungen von Unsicherheit auf ihre Projekt- und Organisationsziele wahr und sind bereit, es bis zu einem gewissen Grad zu akzeptieren (Risikotoleranz). Einstellungen zu Risiken werden durch Wahrnehmung, Toleranz und Vorurteile geleitet, die bei der Planung des Risikomanagements berücksichtigt werden müssen. Die Planung des Risikomanagementprozesses ist wichtig, um sicherzustellen, dass Grad, Art und Sichtbarkeit sowohl proportional zu den Risiken als auch zur Bedeutung des Projekts für die Organisation sind. Diese Planung stellt auch zusätzliche Ressourcen und Zeit sicher, die für eine qualitativ hochwertige Risikoanalyse erforderlich sind. 
Die Risikoidentifikation ist die Bestimmung von Risiken, die das Projekt beeinflussen können, und die Dokumentation ihrer Merkmale. Teilnehmer an diesen Maßnahmen sollten der Projektmanager, Mitglieder des Projektteams, die sich mit Risiken befassen werden, einzelne Kunden und Risikofachleute außerhalb des Projektteams sein. Dies ist ein iterativer Prozess, da neue Risiken entstehen und sich im Verlauf des Projekts entwickeln können. Das Format der Risikoerklärungen sollte konsistent sein, um die Möglichkeit zu gewährleisten, die relative Auswirkung eines Risikoereignisses im Vergleich zu anderen im Projekt zu vergleichen. Der Prozess sollte das Projektteam einbeziehen, um ein Verantwortungsbewusstsein für die Risiken zu entwickeln.

Hochpriorisierte Risiken
Organisationen können die Projektergebnisse verbessern, indem sie sich auf hochpriorisierte Risiken konzentrieren, dank der qualitativen Analyse, der nächsten Phase des Projektmanagements im Bereich Risikomanagement. Die qualitative Risikoanalyse bewertet die Priorität identifizierter Risiken anhand ihrer relativen Wahrscheinlichkeit oder der Wahrscheinlichkeit des Auftretens der entsprechenden Auswirkungen auf die Projektziele und anderer Faktoren wie dem Zeitrahmen für die Reaktion und der Risikotoleranz der Organisation in Bezug auf die Projektbeschränkungen von Kosten, Zeitplan, Umfang und Qualität. Solche Bewertungen spiegeln die Einstellungen des Projektteams und anderer Stakeholder gegenüber Risiken wider. Eine effektive Bewertung erfordert daher eine explizite Identifizierung und Verwaltung der Risikoattitüden der wichtigsten Teilnehmer im Prozess der qualitativen Risikoanalyse. Im Gegensatz zur qualitativen Risikoanalyse ist die quantitative Analyse der Prozess der numerischen Analyse der Auswirkungen identifizierter Risiken auf die Gesamtziele des Projekts. Sie wird auf Risiken durchgeführt, die im Prozess der qualitativen Risikoanalyse priorisiert wurden, da sie das Projekt erheblich beeinflussen können.

Reaktionsplanung
Die nächste Phase ist die Planung von Reaktionen auf Risiken. In dieser Phase werden Optionen und Maßnahmen entwickelt, um Chancen zu erhöhen und Bedrohungen für die Projektziele zu verringern. Dazu gehört die Bestimmung der Person, die für jede vereinbarte und finanziell erwartete Risikoantwort verantwortlich ist. Die Reaktionen sollten angemessen zur Bedeutung des Risikos, kosteneffektiv zur Bewältigung von Herausforderungen, realistisch im Kontext des Projekts und von den beteiligten Parteien im Projekt vereinbart sein.

Das Project Management Institute schlägt mehrere Strategien zur Risikoreaktion vor. Die erste ist die Risikovermeidung, die darin besteht, den Projektmanagementplan zu ändern, um Bedrohungen vollständig zu beseitigen. Der Projektmanager kann die Projektziele von den Auswirkungen von Risiken isolieren oder ein Ziel ändern, das in Gefahr ist. Einige Risiken, die früh im Projekt auftreten, können vermieden werden, indem Anforderungen klargestellt, zusätzliche Informationen gesammelt, die Kommunikation verbessert oder Expertenmeinungen eingeholt werden. Die Risikotransferstrategie erfordert, dass ein Teil oder die gesamte negative Auswirkung einer Bedrohung vom Eigentümer der Risikoantwort auf eine dritte Partei übertragen wird. Es muss auf Prämien geachtet werden, die typischerweise an Parteien gezahlt werden, die Risiken übernehmen.

Risikominderung
Minderung ist eine Strategie, die impliziert, die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen eines Risikoereignisses innerhalb akzeptabler Grenzen zu reduzieren. Eine frühzeitige Risikominderung ist oft effektiver, als zu versuchen, Schäden zu beheben, nachdem das Risiko bereits eingetreten ist. Die Risikakzeptanzstrategie wird angewendet, da es selten ist, dass alle Bedrohungen und Schwächen aus dem Projekt beseitigt werden können, und warnt, dass das Projektteam beschlossen hat, den Projektmanagementplan nicht zu ändern, um das Risiko zu adressieren, oder keine andere, geeignetere Strategie zur Risikoreaktion bestimmen kann. Diese Strategie kann aktiv und passiv sein. Passive Akzeptanz erfordert keine Maßnahmen außer der Dokumentation der Strategie, und es liegt am Projektteam, mit Risiken umzugehen, wenn sie auftreten. Es ist jedoch üblich, dass die aktive Strategie die Planung von Notfallressourcen erfordert, einschließlich der Menge an Zeit, Geld oder Ressourcen, die für den Umgang mit dem Risiko vorgesehen sind.
Die letzte Phase des Risikomanagements ist das Risikomanagement, das die Umsetzung von Risikoantwortplänen, die Verfolgung identifizierter Risiken und die Überwachung verbleibender Risiken, die Entdeckung neuer Risiken und die Bewertung der Effektivität der damit verbundenen Prozesse während der Projektdurchführung umfasst.
Angesichts der Komplexität der Fragen des Projektmanagements wird festgestellt, dass es unerlässlich ist, kontinuierlich neues Wissen in diesem Bereich zu erwerben, damit sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben können.