Zweihundert Unternehmen möchten Ihnen bei der Beantragung von EU-Ausschreibungen helfen

Vor fünfzehn bis zwanzig Jahren gab es in Kroatien nicht viele Berater. Die Türen Europas und seiner Fonds begannen Anfang der 2000er Jahre sich zu öffnen, und infolgedessen tauchten Manager, Berater und Consultants auf dem Markt auf, die Unternehmern halfen, Dokumentationen vorzubereiten, sich um Projekte in spezifischen Ausschreibungen zu bewerben und die Mittel zu verwalten, die sie möglicherweise erhalten würden.

In den letzten Jahren haben kroatische Unternehmer begonnen, immer mehr Geld von der Europäischen Union zu beziehen, unterstützt von speziellen EU-Beratern. Doch wie wählt man das richtige Team aus einem Meer von Beratern aus, die ihre Dienste anbieten, um nicht rückzahlbare Mittel aus europäischen Fonds zu akquirieren, um ein Projekt zu realisieren, unabhängig davon, ob es sich beispielsweise um Projekte im Tourismus, in der Landwirtschaft, in der ländlichen Entwicklung oder in der Infrastruktur handelt?

Unregulierter Markt

Derzeit sagen einige, dass es in Kroatien mehr als 130 EU-Berater gibt, während andere behaupten, es seien über 200.

– Eine Analyse von Sense Consulting hat gezeigt, dass 200 Unternehmen in Kroatien Beratungsdienste und/oder Dokumentationsvorbereitung für die Beantragung spezifischer Ausschreibungen anbieten. Etwa 60 Prozent von ihnen beschäftigen bis zu zwei Personen. Die Referenzen der Berater können auch in der EU-Projektdatenbank der Kroatischen Handelskammer (HGK) überprüft werden. Diese Datenbank ist der erste Schritt zu einer transparenten Datenbank von Beraterreferenzen. Ich möchte betonen, dass Unternehmer auf die eingegebenen Referenzen achten sollten, um einen einfacheren Vergleich der Berater zu ermöglichen, da einige Personen als Referenzen Projekte eingeben, die gerade begonnen haben, andere nur abgeschlossene Projekte und einige sogar solche, für die sie keine Mitfinanzierung gesichert haben, warnt Tatjana Štefanac Zjalić, Geschäftsführerin von Sense Consulting.

Sie betont, dass sie kürzlich schockiert war, wie unreguliert der Markt für diese Art von Beratung ist.

– Kandidaten von einem konkurrierenden Beratungsunternehmen, das auf dem Markt recht präsent ist, haben sich bei Sense Consulting beworben. Jeder Berater in diesem Unternehmen betreut etwa 30 Kunden und schreibt unabhängig Projekte für die Ausschreibung, für die der Kunde sich bewerben möchte – ob es sich um eine öffentliche Institution oder einen Unternehmer, ein Infrastrukturprojekt oder Bildung handelt. Ihr Preis für die Dienstleistung beträgt ein Zehntel von unserem – leider sind auch die Ergebnisse so. Nach der Prüfung der Personen, die als Berater arbeiten, stellte sich heraus, dass sie die grundlegenden EU-Konzepte, die für die Projektvorbereitung notwendig sind, nicht kennen, merkt Štefanac Zjalić an.

Wichtige Expertise

Obwohl die Registrierung in der HGK-Datenbank kein Maß für die Qualität und das Wissen des Beraters und des Beratungsunternehmens ist, kann sie als grundlegende Orientierungsliste für die Auswahl eines Beraters dienen.

– Die meisten Berater bemühen sich, ihre Dienste zu bewerben und Unternehmer zu kontaktieren, die potenzielle Kandidaten für die Beantragung von Ausschreibungen sind, und Informationen über Berater sind auch auf diese Weise verfügbar, sagt Sonja Ifković, Direktorin in der Steuerberatung von Deloitte und im Bereich EU- und staatliche Beihilfen.

So sollte sich jeder Unternehmer, der ein Investitionsprojekt plant, zunächst über verschiedene Webportale informieren, hauptsächlich über Ausschreibungen, die bereits offen sind oder die bevorstehen. Dann können sie einen Berater basierend auf der entsprechenden Expertise suchen.

– Ein Berater wird basierend auf dem Wirtschaftssektor gesucht und hat in der Regel eine eigene Website, auf der grundlegende Informationen über ihn, die Arten von Projekten, mit denen er sich beschäftigt, und Referenzen zu erfolgreich abgeschlossenen ähnlichen Arbeiten zu finden sind, und es wäre sicherlich ratsam, auch diese Informationsquelle zu konsultieren. Es wäre auch ratsam, vor der Kontaktaufnahme mit einem Berater so weit wie möglich zu überprüfen, ob der Unternehmer die grundlegenden Bedingungen für die Teilnahme an der Ausschreibung, die ihn interessiert, erfüllt, rät Ifković.

Die richtigen Fragen

– Der Unternehmer sollte jedoch auch einige andere Fragen beantworten, bevor er eine Auswahl trifft: – Möchten Sie systematisch an die Abhebung von Zuschüssen herangehen, oder befinden Sie sich am Ende des Investitionszyklus und ziehen in Betracht, sich um eine ausgewählte Ausschreibung zu bewerben? Haben Sie interne Kapazitäten für die Projektumsetzung? Wie viele Monate/Jahre ist die geplante Dauer Ihres Projekts? Wie viele Projekte hat der in Betracht gezogene Berater bisher abgeschlossen? Wie viele Personen und wer sind die Personen, die an der Vorbereitung Ihres Projekts arbeiten werden? Ist das Unternehmen des Beraters liquide, und wie viel Umsatz generieren sie jährlich? Was sind die Referenzprojekte des Beraters, die mit Ihren vergleichbar sind? Es ist wichtig zu betonen, dass jedes Land seine eigenen Regeln hat, sodass oft die Erfahrungen anderer Länder in Kroatien nicht anwendbar sind, betont Štefanac Zjalić.

Zum Beispiel könnte ein Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, das sich mit der Pasta-Produktion und der Eierverarbeitung beschäftigt, im Jahr 2015 mindestens acht Ausschreibungen für Zuschüsse beantragen. Fast jede dieser Ausschreibungen wird von einer anderen Institution herausgegeben, die einen einzigartigen Ansatz zur Bewertung der Anträge anwendet, die eingereichte Dokumentation ist spezifisch und erfordert unterschiedliche Kompetenzen, und die Umsetzungsregeln sind nicht identisch.

Die wichtigsten Merkmale guter Berater sind Zuverlässigkeit, gute Informationen und Genauigkeit im Bereich der Spezialisierung, Reputation und Empfehlungen von früheren Nutzern, qualitativ hochwertige Zusammenarbeit mit den Unternehmern, für die sie arbeiten, oft die Größe des Beraters oder die Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten.

– Und schließlich, aber oft entscheidend – die Gebühr und der Eindruck des Unternehmers vom Berater nach dem ersten Kontakt und Treffen. Offensichtlich ist das Kriterium, das am häufigsten als entscheidend angesehen wird, der Preis der Dienstleistung. Jeder Unternehmer entscheidet nach seinen Möglichkeiten. Es sollte jedoch beachtet werden, dass es bestimmte Marktgebühren gibt und dass oft extrem niedrige Gebühren oder das Fehlen einer festen Gebühr zugunsten einer Gebühr basierend auf dem Projekterfolg auch eine durchschnittlich niedrigere Servicequalität bedeuten können, betont Ifković.

Schöne Wünsche werden nicht finanziert

Was Unternehmer sich sehr bewusst sein sollten, ist, dass sie eine klare Ausarbeitung des Projekts haben müssen, das sie mit Hilfe von EU-Mitteln realisieren möchten, und alle vorbereitenden Maßnahmen für den Beginn seiner Realisierung durchführen müssen.

– Völlig klar – nur Projekte mit einem hohen Grad an Vorbereitung werden finanziert, nicht schöne Ideen und Wünsche. Wenn das nicht der Fall ist, kann der Berater den Unternehmer beratend unterstützen, welche Schritte er gemäß den Bedingungen des relevanten Mitfinanzierungsprogramms unternehmen muss. Dies ist oft schmerzhaft, aber der einzige richtige Ansatz, sagt Saša Bart, Direktor der Beratungsfirma Savjetura.

Leider ist die Beauftragung eines Beraters jedoch keine Garantie für den Erfolg, was viele kroatische Unternehmer sicherlich aus erster Hand erfahren haben. Die Rolle des Beraters besteht darin, die Chancen auf Unterstützung zu maximieren. Statistiken zeigen, dass im Durchschnitt 40 Prozent der eingereichten Projekte zur Erlangung nicht rückzahlbarer Unterstützung die administrativen Anforderungen der Ausschreibung nicht erfüllen – und dabei ist die Rolle des Beraters entscheidend.

– Die häufigsten Gründe für die Ablehnung von Anträgen in dieser Phase sind unvollständige Dokumentation, eingereichte Kopien anstelle von Originalen, nicht verifizierte Dokumente, falsch gewählte Ausschreibungen für die geplante Investition, ungelöste Eigentumsunterlagen, initiierte Investitionen, d.h. Verbrauch von Baugenehmigungen vor der Einreichung des Antrags usw. Oft wird vergessen, dass es in der Verwaltung keine Logik gibt, sondern die Spielregeln festgelegt sind und strikt eingehalten werden müssen. Das Risiko liegt größtenteils beim Unternehmer, und die Rolle des Beraters besteht darin, dieses Risiko zu reduzieren. Der Berater sollte beraten, wie man in der Projektgestaltung, der Demonstration von Umsetzungskapazitäten und horizontalen Fragen, die etwa 40 Prozent der maximal möglichen Punktzahl in Ausschreibungen für Bau und Ausstattung aus dem EFRE ausmachen, mehr Punkte erzielen kann, erklärt Štefanac Zjalić.

Sie fügt hinzu, dass Punkte gewonnen oder verloren werden können, je nachdem, wie viel Verantwortung der Unternehmer bereit ist zu übernehmen, um neue Arbeitsplätze zu schaffen, den Umsatz und die Exporte in den kommenden Jahren zu steigern.

– Das Ergebnis hängt auch vom verfügbaren Budget und dem Interesse Ihrer Konkurrenz an der ausgewählten Ausschreibung ab. In der letzten Ausschreibung des EAFRD, Maßnahme 4.1.1., die derzeit die Ergebnisse bearbeitet, ist die Mindestpunktzahl für das Bestehen der Ausschreibung auf 30 festgelegt. Es wird jedoch geschätzt, dass nur Antragsteller, die 75 Punkte oder mehr erreichen, eine Mitfinanzierung erhalten. Insgesamt wurden 1107 Anträge eingereicht, und das Budget reicht aus, um etwa 140 Projekte mitzufinanzieren, merkt Štefanac Zjalić an.

Die Kosten der Experten

Neben der Tatsache, dass es äußerst schwierig ist, Geld aus EU-Fonds zu erhalten, ist es ebenso schwierig, dieses Geld zu verwalten, d.h. jeden Euro-Cent so zu rechtfertigen, wie es Europa möchte. In den letzten Jahren haben Unternehmer in Rumänien und Bulgarien sowie in einigen anderen europäischen Ländern leicht erkannt, wie sorgfältig sie mit den erhaltenen Mitteln umgehen müssen. Auch kroatische Unternehmer sind von diesem Problem nicht verschont geblieben.

– Unternehmer überschätzen sich oft im Prozess der Projektvorbereitung und schreiben ein Projekt, das sie nicht realisieren können, weil ihr primäres Ziel darin bestand, Mittel aus einer bestimmten Ausschreibung zu erhalten, weshalb sie nicht darüber nachgedacht haben, wie sie das, was sie geschrieben haben, umsetzen würden. Ein weiteres Problem ist, dass die Umsetzungsverfahren spezifisch und manchmal anspruchsvoll sind, weshalb es gut ist, Hilfe von Experten zu suchen, was Unternehmer oft nicht wollen. Das dritte Problem ist, dass sie von den für die Umsetzung zuständigen Stellen manchmal unklare Auslegungen von Verträgen und Umsetzungsregeln erhalten, weshalb sie unbeabsichtigt administrative Fehler machen, die sie später kosten, warnt Arijana Vela, Direktorin für EU-Projekte.

Daher rät sie Unternehmern, die Möglichkeiten zu nutzen, die alle Ausschreibungen bieten, aber auch die Kosten für Experten, die ihnen bei der Projektumsetzung helfen, in das Projektbudget einzubeziehen. In diesem Fall ist der Experte derjenige, der dem Unternehmer das Verfahren erklärt und sicherstellt, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt und das Projekt innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens abgeschlossen wird.

Die wichtigsten Merkmale guter EU-Berater

• Preis – wie viel die Dienstleistung kostet und in welchen Zeitrahmen, oder ob das Risiko geteilt wird, indem die Zahlung eines Teils der Kosten als Prozentsatz des erhaltenen Betrags in der Mitfinanzierung akzeptiert wird (die so genannte Erfolgsgebühr).
• Referenzen oder Erfahrung in der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten – garantiert, dass sie die Kapazität haben, ein Projekt zu schreiben, das alle Mittel sichert und nutzt und dass sie wissen, wie man zwischen den Zeilen liest.
• Wissen über Institutionen und die Spielregeln – ermöglicht es Ihnen, Antworten auf Fragen zu erhalten, die sonst in der Luft hängen bleiben könnten.
• Management und Koordination verschiedener Teams.
• Ein Berater, der weiß, wie man ’nein‘ sagt.
• Der menschliche Aspekt der Beziehung und Verfügbarkeit – sehen Sie sich in einer intensiven Zusammenarbeit mit der Person oder dem Team von Beratern, sind sie für alle Fragen und Unsicherheiten während der Vorbereitung und Umsetzung des Projekts verfügbar.
• Transparenz bei der Vertragsgestaltung der Dienstleistung – Sie werden wissen, was die Verantwortung des Beraters ist und was die Aufgabe des Unternehmers ist.