Wie wir ein Projekt geschaffen haben, das Fördermittel aus EU-Fonds erhalten hat

Die Verwaltung eines Projekts, das mit europäischen Mitteln kofinanziert wird, ist komplex, und es ist wichtig zu verstehen, dass die Umsetzung in der Planungsphase beginnt, nicht im Moment der Unterzeichnung des Kofinanzierungsvertrags. Die Initiierungs- und Planungsphasen des Projekts, aus dem Solana Nin Mittel aus EU-Fonds anziehen wollte, bezogen sich hauptsächlich auf die Forschung der inländischen und ausländischen Märkte, um grundlegende Daten über die Möglichkeiten zur Zertifizierung von Meersalz sowie über die Zertifizierungsstellen, die diese Dienstleistungen anbieten, zu sammeln.

Während der Forschungsphase identifizierten wir alle Abweichungen von den Anforderungen der ökologischen Produktion, wobei eine der Hauptanforderungen die Dächer aller Einrichtungen waren.
Die Umsetzung des Projekts von Seiten der Solana Nin begann mit der Vorbereitung der für den Antrag erforderlichen Dokumentation. Daher engagierten wir die Entwicklungsagentur des Landkreises Zadar (ZADRA), die uns beriet, wie wir das Projekt positionieren, wie wir die erforderliche Dokumentation vorbereiten und uns mit ihrem Expertenteam durch den gesamten Antragsprozess führen konnten.
Um finanzielle Mittel aus EU-Fonds zu erhalten, ist es äußerst wichtig, einen qualitativ hochwertigen Geschäftsplan zu erstellen, der von der Idee der Hauptziele des Projekts geleitet wird, d.h. was das Projekt erreichen soll. Natürlich wussten wir bei Solana Nin, dass unser übergeordnetes Ziel darin bestand, ein Salzwerk zu werden, das Ökosalz produziert, denn das liegt in unserer Unternehmens-DNA. Wir produzieren seit Jahren traditionell Salz, und dies war fast vollständig mit dem Thema Ökologie in Einklang zu bringen, was für die Kofinanzierung sehr akzeptabel und attraktiv ist. Allerdings ist Attraktivität nicht der Hauptgrund für die Kofinanzierung, sondern vielmehr die Ziele, der Umfang, die Nachhaltigkeit, die Umsetzungszeit und das Projektbudget.

Unvermeidliche ‚externe‘ Im Geschäftsplan müssen alle Projektaktivitäten antizipiert werden, da es keine Möglichkeit für nachträgliche Korrekturen gibt. Es ist wichtig, die finanziellen Aspekte sorgfältig zu betrachten und während der Planungsphase genügend Informationen zu sammeln, die Ihnen helfen können, alle notwendigen Punkte für die Projektumsetzung genau zu bestimmen. Bei der Erstellung des Geschäftsplans müssen alle Ressourcen sorgfältig definiert werden, insbesondere die personellen Ressourcen, da es entscheidend ist, Experten für die Projektrealisierung sicherzustellen. Für bestimmte Teile des Projekts ist es sinnvoll, externe Experten einzubeziehen, hauptsächlich aufgrund des Wissens, das sie besitzen, aber auch für eine bessere Planung, d.h. Optimierung der finanziellen Ressourcen. Für einige Teile des Projekts müssen externe Experten engagiert werden, wie z.B. einen Bauunternehmer usw. Es ist ratsam, einen professionellen Projektmanager zu engagieren, aber in diesem Fall habe ich persönlich das Projekt aufgrund meiner Erfahrung geleitet. Als wir die Information erhielten, dass das Projekt allgemein akzeptiert wurde, gingen wir zur detaillierten Ausarbeitung aller im Projekt geplanten Aktivitäten über, und die Frist für die Einreichung betrug nur einen Monat.
Nachdem wir alle, hauptsächlich technischen und administrativen Anforderungen erfüllt hatten, unterzeichneten wir Mitte Oktober 2013 einen Vertrag für das Projekt mit dem Titel ‚Blume des Salzes und Geschäft – Ökologische Produktion von konsumierbaren und therapeutischen Salzen‘, mit einem Gesamtwert von 186.135,68 Euro, von denen 85 Prozent nicht rückzahlbare Mittel sind, kofinanziert von der Europäischen Union aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und dem Ministerium für Unternehmertum und Handwerk. Nämlich, die ‚echte‘ Arbeit am Projekt beginnt in dem Moment, in dem Sie den Vertrag unterzeichnen, d.h. wenn Sie die Mittel erhalten. Bereits in der Anfangsphase der Ausarbeitung der Aktivitäten mussten wir uns der Hauptherausforderung stellen – sehr engen Fristen.

Jedes Detail kennen Eine der ersten Aktivitäten, die sich später als die wichtigste in der Umsetzungsphase des Projekts herausstellen wird, war es, die Mitglieder des Projektteams gründlich mit allen Projektaktivitäten vertraut zu machen sowie jede ihrer Rollen im Projekt klar zu definieren, zusammen mit den Erwartungen.
Die Tatsache, dass alle Mitglieder des Projektteams genau wissen, was sie tun müssen und auf welche Details sie besondere Aufmerksamkeit legen müssen, erleichtert und beschleunigt alle Prozesse erheblich, da sie die Zeit minimiert, die mit ‚Umherirren‘ verbracht wird. Natürlich müssen Sie als Projektmanager, um bestimmtes Wissen an Ihre Mitarbeiter/Projektteammitglieder weiterzugeben, dieses Wissen sehr gut beherrschen. Mit anderen Worten, es ist entscheidend, ein sehr gutes Verständnis für alles zu haben, was im Projekt und in der begleitenden Dokumentation geschrieben steht. Ebenso ist es notwendig, sich gut mit allen allgemeinen und spezifischen Bedingungen vertraut zu machen, die mit der Durchführung aller Ausschreibungsverfahren und der anschließenden Ausführung aller vertraglich vereinbarten Aktivitäten verbunden sind. Ein Fehler in diesem Teil zu einem späteren Zeitpunkt kann zu einer Situation führen, in der bestimmte Mittel, die Sie anvisiert haben, als nicht förderfähig angesehen werden und nicht als gerechtfertigte Ausgaben anerkannt werden.
Die nächste Sache, auf die wir von Tag eins bestanden, war die qualitativ hochwertige und zeitgerechte Berichterstattung an die Vergabestelle über alle durchgeführten und geplanten Aktivitäten. Die Verpflichtung, über den vergangenen Zeitraum zu berichten und für die Zukunft zu planen, ermöglicht es Ihnen, sich einerseits selbst zu kontrollieren und sich andererseits zu motivieren, wobei oft die Messlatte der geplanten Aktivitäten über die realistischen Möglichkeiten hinaus angehoben wird.

Unvorhergesehene Situationen Trotz all dessen stießen wir während der Umsetzung auf verschiedene unvorhergesehene Situationen, die in mehreren Fällen zu Verzögerungen bei der Projektumsetzung oder zur Unangemessenheit des geplanten Budgets führen konnten. Als Beispiel möchte ich die Rekonstruktion und den Austausch der bestehenden Dächer an den Einrichtungen erwähnen, die auch die größte finanzielle Position im gesamten Projekt darstellte. Da wir auf unvorhergesehene zusätzliche Aktivitäten stießen, die zusätzliche finanzielle und zeitliche Ressourcen erforderten, reagierten wir äußerst schnell und informierten die zuständigen Behörden.
Daher ist es sehr wichtig, beim Entwurf des Projektplans die notwendigen Projektrisiken zu definieren, um diese zu minimieren und einen qualitativ hochwertigen Aktionsplan für spezifische risikobehaftete Situationen zu erstellen. Schließlich haben wir Mitte Dezember 2015 alle Abweichungen beseitigt und sind das einzige ökologische Salzwerk an der Adria geworden, was in gewisser Weise den Höhepunkt jahrelanger Bemühungen darstellt, die traditionelle Methode der Meersalzproduktion zu erkennen und aufrechtzuerhalten, während wir auch das Hauptziel des Projekts erfüllten.