Shared Services – Ein Weg zu einer effizienteren öffentlichen Verwaltung

Bevor eine Entscheidung über die Einführung von Shared Services getroffen wird, müssen die relevanten staatlichen Stellen eine klare Vision und ein Ziel für deren Umsetzung haben – die Verbesserung des Services oder beispielsweise die Kostensenkung oder beides.

Regierungen sehen sich seit langem der kontinuierlichen Forderung gegenüber, bessere Ergebnisse mit minimalen Ressourcenausgaben zu erzielen, mit dem Ziel, den Bürgern grundlegende Dienstleistungen auf eine fiskalisch verantwortungsvolle Weise bereitzustellen. Dementsprechend entscheiden sich viele Regierungen für die Konsolidierung ihrer Aktivitäten und das Teilen von Dienstleistungen zwischen staatlichen Stellen und Agenturen mit dem Ziel der rationalen Nutzung und Einsparung finanzieller Ressourcen sowie der strategischen Nutzung von Humanressourcen (Beamte). Obwohl wir zahlreiche Beispiele für die Einrichtung solcher Shared Services in verschiedenen Bereichen des staatlichen Handelns von Verwaltung, IT bis hin zu Bildungsdiensten beobachten, gibt es eine Vielzahl zusätzlicher Möglichkeiten zur Optimierung staatlicher Aktivitäten, insbesondere durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien.

Mehrere Vorteile der Einführung von Shared Services wurden erkannt, wie die Einführung von Prozessen, die Best Practices in einem bestimmten Bereich darstellen, Skaleneffekte, größere Kontrolle über die Qualität der erbrachten Dienstleistungen, niedrigere Personalkosten, höhere Renditen auf Technologieinvestitionen, Standardisierung, Optimierung von Geschäftsprozessen und -praktiken usw. Bevor jedoch eine Entscheidung über die Einführung von Shared Services getroffen wird, müssen die relevanten staatlichen Stellen eine klare Vision und ein Ziel für deren Umsetzung haben – die Verbesserung des Services oder beispielsweise die Kostensenkung oder beides. Es ist auch entscheidend zu definieren, ob das Ziel darin besteht, die Qualität zukünftiger Dienstleistungen zu maximieren oder eine optimale Lösung aus Kostensicht zu finden, und insbesondere zu definieren, wie das zukünftige Modell der Bereitstellung von Shared Services aussehen wird – ein separates Unternehmen, eine reorganisierte bestehende Abteilung oder eine Agentur der öffentlichen Verwaltung usw.

In ganz Europa gibt es mehrere erfolgreiche Beispiele für gut etablierte Shared Services in der öffentlichen Verwaltung. Ein hervorragendes Beispiel ist die irische Regierung, die Shared Services im Bereich der Zentralregierung (z. B. Buchhaltung, Personalwesen und Gehaltsabrechnung, Lernen und Entwicklung usw.), Gesundheit, Hochschulbildung sowie kommerzielle Staatsorganisationen eingerichtet hat, wo die Implementierung eines zentralisierten Gehaltsabrechnungs- und Zahlungssystems für Beamte gezeigt hat, dass ein solches System Kosteneinsparungen von bis zu 40 % erzielen kann.

Ebenso hat die finnische Regierung ein Shared Service Center (bekannt als Certia) im Bildungssektor eingeführt, das einzigartige Shared Services für Finanzen, Personalwesen und IT-Dienste für neun finnische Universitäten bereitstellt. Der zweijährige Implementierungs- und Entwicklungszeitraum dieses Systems (2008 – 2010) zeigt einerseits, dass ein solches Konzept von Shared Services in europäischen Ländern schon lange in Gebrauch ist, und andererseits, dass es ein fortlaufender Prozess ist. Ähnliche Beispiele finden sich im Vereinigten Königreich, Dänemark, den Niederlanden usw.

Angesichts des rasanten technologischen Fortschritts und der steigenden Anforderungen der Bürger an bessere und fiskalisch gerechtfertigte Dienstleistungen wird es unbestreitbar, dass Shared Services ein Vorschlag für die Arbeit zukünftiger Regierungen sein werden. Es ist auch unvermeidlich, dass das bestehende Konzept von Shared Services sich schnell verändert und in die virtuelle Realität übergeht, was die Frage aufwirft, wie weit voraus oder hinterher die kroatischen und anderen Regierungen in dieser Hinsicht sind.

Ivica Perica, Direktor und Gründer, UMiUM d.o.o.
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