Klare Autorität und Befugnisse sind Voraussetzungen für die Diskussion über die Verantwortung einer Person. In den meisten Organisationen ist die klare Verantwortung auf der niedrigsten, exekutiven Ebene und auf der höchsten, der des Direktors oder Präsidenten des Unternehmens, definiert. Probleme treten auf der Ebene des mittleren Managements auf und spiegeln sich in unzureichenden oder unklaren Befugnissen wider. Manager, denen die Autorität fehlt, sind gezwungen, ihre Vorgesetzten zu fragen, anstatt Entscheidungen zu treffen, für die sie verantwortlich sind. Bei der Übermittlung oder Vermittlung von ’schlechten Nachrichten‘ wird ihr wichtigstes Führungsinstrument ihre Stimme, und der Schlüssel zu ihrem Erfolg, neben dem Ton ihrer Stimme, ist das Gespür für den richtigen Moment, um ihren Vorgesetzten anzusprechen.
Verantwortliche Personen in verantwortungslosen Organisationen können nicht verantwortlich sein, und verantwortungslose Personen in verantwortlichen Organisationen müssen es sein. Anstatt eine Diskussion mit einem Redakteur zu führen, der zu Recht in diesen Satz eingreifen würde, werde ich sowohl ihm als auch Ihnen einen der vielen Gründe erklären, warum es notwendig ist, Autorität, Befugnisse und die sich daraus ergebenden Verantwortlichkeiten in Organisationen klar zu definieren.
‚Verantwortung ist die Beziehung einer Person zu ihrer Arbeit und ist eine Folge ihrer Erziehung, Einstellungen und Weltanschauung‘, ist ein Satz, den ich oft von denen gehört habe, die mit Menschen und deren Anpassung oder Fehlanpassung an ihre Umgebung zu tun haben. Und ich widerspreche ihm, wenn wir über das Geschäftsumfeld sprechen, wenn es nicht die folgende Fortsetzung hat: ‚(…) und die Voraussetzung für die Diskussion über die Verantwortung einer Person ist, dass klar definiert ist, was zu tun ist, was wir Autorität nennen, und dass ihnen das Recht gegeben wird, innerhalb ihrer definierten Autorität Entscheidungen zu treffen, was wir Macht nennen.‘
Autorität ohne Macht Auf der Ebene der Ausführenden, das heißt bei operativen Aufgaben, sind die Dinge einfach: Zum Beispiel ist die Autorität eines Kellners, eine Bestellung aufzunehmen, den Gast zu bedienen und für das Getränk zu kassieren; die Autorität eines Bankangestellten ist, Geld auszuzahlen, Zahlungen entgegenzunehmen; die Autorität eines Technikers ist, etwas an der Maschine zu reparieren, ein Teil nach einer Zeichnung zu fertigen… All dies setzt voraus, dass eine Person ihren Job kennt, das heißt, dass sie aufzeichnet, wer was trinkt, das Geld zählt, eine Operation durchführt, die sie allgemein nicht in der Schule gelernt hat, sondern durch Beobachtung und Nachahmung gemeistert hat (einige schneller, einige langsamer). Was würde in Fällen passieren, in denen Personen in solchen Aufgaben die Autorität fehlt? Nun, sie müssten zu ihrem unmittelbaren Vorgesetzten gehen und fragen: ‚Darf ich fragen, was sie trinken möchten?‘; ‚Darf ich diese Zahlung annehmen?‘; ‚Darf ich die Drehmaschine einschalten?’… Und man muss nicht übermäßig einfallsreich sein, um sich solche Situationen vorzustellen, aber man muss ziemlich einfallslos sein, damit sie einem nicht ein leichtes Lächeln ins Gesicht zaubern.
Wenn wir jedoch unseren Blick auf die nächste Hierarchieebene richten, sehen wir eine Person, die neben ihrem eigenen Job den Job eines anderen organisiert, und dieses strahlende Lächeln wird geschäftlich sauer. Die Autorität steigt, wird jedoch im Allgemeinen nicht von größeren Befugnissen begleitet. Und so geht es nach oben: zunehmende Autorität und ein zunehmender Mangel an Befugnissen, die sie begleiten sollten; zunehmend häufigere Situationen, in denen klar wird, dass es jemanden gibt, über den ich fragen muss, ob ich entscheiden kann. Bis nach oben, wo die Dinge wieder vereinfacht werden, zumindest aus der Perspektive der organisatorischen Verantwortung.
Ganz oben in der Hierarchie gibt es niemanden, den man fragen könnte, alle Befugnisse sind dort konzentriert, und daher auch die gesamte Verantwortung. An der Spitze von Organisationen und auf der Ebene operativer Aufgaben ist ‚Verantwortung tatsächlich die Beziehung einer Person zu ihrer eigenen Arbeit und ist eine Folge ihrer Erziehung, Einstellungen und Weltanschauung‘, weil Autorität und Befugnisse klar definiert sind. Und an diesen Positionen können wir von einer verantwortungsvollen Beziehung zur Arbeit sprechen, unabhängig davon, ob es darum geht, den Kunden richtig zu bedienen oder einen Geschäftvertrag mit hohen Beträgen abzuschließen. Und an diesen Positionen können wir Menschen zur Verantwortung rufen, unabhängig davon, ob es bedeutet, dass ein zufriedener Kunde unser ‚Geschäft‘ verlässt oder dass wir den festgelegten Geschäftsplan erreichen.
Lassen Sie uns zu denen zurückkehren, die sich in diesem organisatorischen Sandwich in der Mitte befinden, weshalb sie als mittleres Management bezeichnet werden. In flachen Organisationsstrukturen verstecken sie sich unter dem Namen ‚Chefs‘ und aufgrund unzureichender Befugnisse besteht ihre Aufgabe oft darin, weise Führung mit traurigen Nachrichten zu versorgen, verkörpert in einer Person. Wenn sie sich unter dem Namen ‚Produktionschef‘ verstecken, dann berichten sie mit trauriger Stimme vorsichtig, dass ‚diese Maschine kaputt ist‘. Wenn sie Verkaufschefs sind, berichten sie wieder mit trauriger Stimme vorsichtig, dass ‚dieser Kunde noch nicht bezahlt hat‘. Sie unterscheiden sich dadurch, welches Department sie leiten, aber sie teilen die Gemeinsamkeit, dass sie im Laufe der Zeit die Fähigkeit entwickeln, den richtigen Moment zu beurteilen, um die ’schlechten Nachrichten‘ anzukündigen und den Ton ihrer Stimme an die Schwere der Situation anzupassen, über die sie berichten müssen.
