Takt & Zykluszeit – Ein Unternehmen ist wie ein Orchester, es funktioniert nicht gut ohne einen koordinierten Rhythmus

Die Arbeit, die Ihr Unternehmen leistet, wird von vielen Menschen auf der ganzen Welt durchgeführt. Daher ist es nicht spezifisch, was Sie tun, sondern die Umgebung, die Sie selbst geschaffen haben, ist spezifisch. Um das Geschäft unter Kontrolle zu bringen, müssen Sie den Rhythmus jedes Prozesses bestimmen. Die Prozessrhythmen müssen nicht gleich sein, können aber orchestriert werden.

Das menschliche Herz schlägt in Ruhe mit einem Rhythmus von 75 +/- 10 Schlägen pro Minute. Ein Computerprozessor hat eine ‚Taktzeit‘, die von seiner Frequenz abhängt, und nicht jeder Computer hat die gleiche Prozessorleistung. Eine Komposition hat einen Rhythmus, aber nicht jede ist gleich. Die vertraglich vereinbarte Downloadgeschwindigkeit von 10 Mbps ist nicht immer gleich. Eine Maschine produziert ein gewisses Halbfertigprodukt im Rhythmus, aber einige Maschinen produzieren mehr von denselben Teilen als andere. Alles hat einen Rhythmus (Taktzeit) und entsprechend haben wir Erwartungen. Wenn es keinen Rhythmus gibt, können wir auch keine Erwartungen berechnen.

Es kommt jedoch vor, dass die Marktnachfrage unsere aktuellen Lieferkapazitäten übersteigt. Verzögerungen oder Verlängerungen der Lieferfristen treten auf. Einige sagen, dass sich die ‚Taktzeit‘ verlängert hat, jedoch ist das nicht genau. Die ‚Taktzeit‘ oder effektive Lieferzeit ist gleich geblieben, aber die Dauer von der Bestellung bis zur Lieferung hat sich aufgrund eines Kapazitätsmangels verlängert. Die Gesamtzeit von der Bestellung bis zur Lieferung an den Kunden wird als ‚Zykluszeit‘ bezeichnet. Daher sollte die ‚Zykluszeit‘ gleich der ‚Taktzeit‘ sein, wenn die Anforderungen gleich oder niedriger als die Kapazität sind.

Wie es in der Praxis aussieht

Irgendwann stieg die Marktnachfrage und Sie stellten zusätzliche Mitarbeiter ein und kauften Maschinen und Werkzeuge. Ihr Ziel war es, die ‚Zykluszeit‘ aufrechtzuerhalten und die ‚Taktzeit‘ zu beschleunigen. Sie verkürzten die ‚Taktzeit‘ mit Maschinen. Zunächst wurden sowohl die ‚Zykluszeit‘ als auch die ‚Taktzeit‘ verkürzt, wenn auch nicht wie erwartet. Nehmen wir an, dieses Wachstum setzte sich fort und Sie stellten weiterhin ein, aber aufgrund guter Einnahmen bemerkten Sie nicht, dass sowohl die ‚Taktzeit‘ als auch die ‚Zykluszeit‘ zunahmen. Dann stabilisierte sich der Markt oder der Kunde wurde mit der Qualität (Fristen) Ihrer Lieferung unzufrieden. Auf den externen Hinweis hin geben Sie sich selbst zu, dass das Problem größer ist als Sie dachten.

Und die Handlung beginnt – die Standard Schritte, die in jedem Unternehmen so langweilig wiederholt werden. Zuerst versuchen Sie, das Problem selbst zu lösen, aber Sie scheitern, weil Sie nicht wissen, wo das Problem liegt oder wie ernst es ist. Und diejenigen, die arbeiten und ‚am besten wissen, wie es gemacht werden sollte‘, behaupten immer noch, dass nicht genug Leute da sind. Sie rufen Berater an, und die sagen Ihnen, dass die beste Praxis für ein Drittel weniger Personen gilt, als Sie für einen bestimmten Job haben. Unter Druck des Managements, die Kosten zu senken, wenden Sie sich an IT-Unternehmen, die Ihnen ein allmächtiges BPM-Tool anbieten, mit dem Sie Probleme lösen können. Nach zwei Jahren der Implementierung, durchgeführt von denen, die ‚am besten wissen, was sie tun‘, und einer Investition von mehreren Millionen Euro, haben Sie das Problem nicht gelöst. Alles blieb auf dem Teil des Marketingklischees ‚dass Sie können‘, nicht ‚dass Sie wollen‘. Wenn Sie es nicht haben, dann ist Ihre Spezifikation falsch. Und da stehen Sie auf der Waage – bleiben oder gehen. Dieses Szenario ist häufig und unglaublich langweilig erfolglos. Und nicht nur in Kroatien.

Warum wir nicht erkennen

Diese Situationen sind besonders sichtbar in jenen Unternehmen, die intern die Arbeitszeit der Mitarbeiter in Stunden messen. Sie rechtfertigen dies durch Lohnabrechnungen. (Gott, was für ein Unsinn! Jeder sitzt acht Stunden bei der Arbeit, aber die Frage ist, wie viel davon sie tatsächlich arbeiten. Niemand, der acht Stunden sitzt, wird schreiben, dass er zwei Stunden gearbeitet hat.) Es ist noch schlimmer für diejenigen, die ihre Dienstleistungen in ‚Mann/Tagen oder Stunden‘ verkaufen. Nämlich, egal wie viele Leute sie einstellen, und sie können nur ihre Tage/Stunden verkaufen, ignorieren sie vollständig das Problem der Mitarbeitereffizienz in den erfassten Arbeitsstunden.

Das dauert an, bis der Kunde genug hat und sagt: ‚Schau, wir haben ein Projekt für x Millionen beauftragt, die Frist ist abgelaufen, wir sind auf halbem Weg zur Fertigstellung, und wir haben das Budget aufgebraucht.‘ Unternehmen mit solchen Problemen rechtfertigen sich, indem sie sagen, dass ihre Dienstleistungen spezifisch sind oder dass die Kundenspezifikation nicht gut ist. Um sie vom Gegenteil zu überzeugen, zeigt meine Erfahrung, dass alle Branchen behaupten, spezifisch zu sein, nur einige sind nicht in der Lage, ihre Dienstleistungen oder Produkte in ‚Mann/Stunden‘ zu berechnen. Daher können diese ‚Mann/Stunden spezifischen‘ weder ‚Taktzeit‘ noch ‚Zykluszeit‘ bestimmen und somit die Kosten nicht kontrollieren. Besser gesagt, sie können die Ursache der Kosten nicht kontrollieren. So leugnen diese Unternehmen die Existenz von Geschäftsprozessen oder behaupten, dass ihre Arbeit nicht durch Geschäftsprozesse definiert werden kann. Wenn das nicht möglich ist, folgt die logische Schlussfolgerung, dass in diesen Branchen dieses Problem nicht erkannt, vorgebeugt oder nach der Erkennung gelöst werden kann. Dies ist am häufigsten in der IT-Branche, im Bauwesen, im Infrastrukturausbau, in Energieanlagen oder in einigen anderen Projekt- (Investitions-) Branchen.

Gibt es eine Lösung?

Die Anerkennung dieses Problems durch Manager ist keine Option, denn wenn ‚diejenigen, die am besten wissen, wie es gemacht wird‘, sagen, dass sie mehr Leute brauchen, welcher Manager wird sagen ’nicht nötig?‘ Wenn sie selbst nach der Einstellung neuer Leute das Projekt nicht abschließen, welcher Manager wird ‚die, die arbeiten und am besten wissen‘ feuern? Einige in der IT-Branche kämpfen mehr oder weniger erfolgreich, meist erfolglos, um ‚agile Scrum‘ umzusetzen. Das einzige Maß für den Erfolg bei der Implementierung von ‚agile Scrum‘ ist der Abschluss des Projekts rechtzeitig, und das passiert immer noch nicht. Die gute Nachricht ist, dass der Kunde trotz allem weiterhin an dasselbe IT-Unternehmen gebunden ist. Was gute Nachrichten für das IT-Unternehmen sind, aber nicht für den Kunden. Bis wann? Aber ‚agile Scrum‘ ist für IT, was ist mit anderen Projektbranchen? Wie können wir anderen helfen, das Problem zu erkennen und zu lösen? Natürlich gibt es eine Lösung und sie ist einfach – ein Rhythmus ist nötig. Die Etablierung eines Rhythmus im ‚Spezifischen‘ ist tatsächlich die Anwendung der ursprünglichen Bedeutung der agilen Methodik (die, glauben Sie es oder nicht, aus dem Toyota Produktionssystem – TPS® stammt). Daher kann dieses Problem nur durch die Anwendung des Originals – TPS®, und nicht einer kommerzialisierten Version, gelöst werden.

Möglich und ohne IT-Tools

Damit einige Roboter oder ein gewisser Pero arbeiten können, ist eine ‚Taktzeit‘ erforderlich. Ein Roboter macht nur das, was wir Menschen ihm programmiert haben, und Pero sollte ein ‚Cobot‘ oder ein Roboter sein, der selbstständig denkt. Um selbstständig zu denken, muss er wieder im ‚Takt‘ arbeiten, denn sonst wird er nicht in der Lage sein, mehrere Aufgaben zu verbinden und zu orchestrieren. Die Arbeit, die Ihr Unternehmen leistet, wird von vielen Menschen auf der ganzen Welt durchgeführt. Daher ist es nicht spezifisch, was Sie tun, sondern die Umgebung, die Sie selbst geschaffen haben, ist spezifisch. Um das Geschäft unter Kontrolle zu bringen, müssen Sie nur den Rhythmus Ihres Unternehmens und jedes einzelne Prozesses bestimmen. Die Prozessrhythmen müssen nicht gleich sein, können aber orchestriert werden (wie eine Uhr mit Zahnrädern, die nicht alle gleich sind). Sie werden das Unternehmen führen, wenn Sie die Prozessrhythmen kennen (nicht die Details des Prozesses) und wenn Sie diesen Rhythmus erfolgreich orchestrieren. Das ist möglich, glauben Sie es oder nicht, und ohne IT-Tools. IT-Tools helfen sicherlich, wenn sie richtig eingesetzt werden.