Tomislav Čorak (BCG): Sieben Tipps für Unternehmen während der Coronavirus-Krise

Die Welt versucht derzeit, die Auswirkungen des Coronavirus einzudämmen, aber die langfristigen Folgen sind noch unbekannt. Eines ist sicher: Der Ausbruch der COVID-19-Epidemie hat die Bedeutung von Resilienz und Vorbereitung von Unternehmen und der Gesellschaft als Ganzes für eine solche Krise hervorgehoben.

– Wenn es um kurzfristige Probleme geht, reagieren vorbereitete Unternehmen extrem schnell, um ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, das Geschäft und die Öffentlichkeit zu schützen, während sie gleichzeitig auf eine Rückkehr zum normalen Betrieb vorbereiten, sobald die Krise vorüber ist. Da nur ein Viertel der Unternehmen auf eine Krise wie das Coronavirus vorbereitet ist, wie die Umfrage der Boston Consulting Group zeigt, sehen wir die Notwendigkeit, allen einen prägnanten Überblick über bewährte Praktiken zu geben, wie man auf aktuelle Krisenereignisse reagiert. Gleichzeitig ist es wichtig, im Auge zu behalten, wie man die Zeit nach der Krise nicht aus den Augen verliert, wenn das Geschäft wieder normal läuft – betont Tomislav Čorak, CEO und Partner bei BCG.

Daher hat BCG sieben bewährte praktische Tipps veröffentlicht, wie Unternehmen, die nicht direkt von der Coronavirus-Epidemie betroffen sind, sich auf die Krise vorbereiten können.

1. Klar und oft kommunizieren

Es ist ein Fehler anzunehmen, dass es außerhalb des Unternehmens genügend Informationen und Erklärungen gibt und dass die Mitarbeiter keine zusätzlichen Informationen benötigen. Aus Erfahrung wissen wir, dass die Erstellung und Verbreitung regelmäßig aktualisierter Zusammenfassungen von Schlüsselfakten und Konsequenzen von unschätzbarem Wert ist. So wird keine Zeit damit verschwendet, über tatsächliche Fakten zu diskutieren oder, schlimmer noch, Annahmen zu treffen. Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßig Positionen und Richtlinien zu Reisen, Homeoffice usw. zu vermitteln und zu erklären, damit die Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Es ist wichtig, offen und direkt zu sein und mehrdeutige Botschaften zu vermeiden. Die besten Unternehmen werden Informationen klar kommunizieren, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch extern im Kontakt mit Lieferanten und Kunden, um die Verbreitung von Fehlinformationen zu minimieren und organisatorische Lähmung zu verhindern. Jeder im Unternehmen muss wissen, was zu tun ist und wie die Krise das Geschäft beeinflussen könnte. Darüber hinaus ist es gut, eine spezifische Person zu haben, an die sich jeder wenden kann, wenn er Fragen hat.

2. Ein Krisenmanagementteam einrichten

Unternehmensbürokratie sollte vermieden werden. Kontroversen, sensible oder öffentlich exponierte Themen ziehen in der Regel die Aufmerksamkeit des oberen Managements, der Unternehmenskommunikation, der Rechtsabteilung, des Krisenmanagements und vieler anderer Abteilungen auf sich. Alle werden Vorschläge haben, wie die Kommunikation am besten gestaltet werden kann, was zu übermäßig allgemeinen oder konservativen Positionen und einem langsamen und umständlichen Arbeitsprozess führen kann. Stattdessen sollte ein kleines, aber multidisziplinäres Team von vertrauenswürdigen Personen gebildet werden, das genügend Spielraum und Freiheit hat, um in kurzer Zeit taktische Entscheidungen zu treffen. Ein solches Team wird mehr Ideen zu möglichen Lösungen haben und muss in der Lage sein, schnell Entscheidungen zum Schutz von Menschen, zur Koordination der Arbeit mit Kunden und Lieferanten sowie zur Freisetzung finanzieller Mittel oder beispielsweise zur Einstellung der Produktion zu treffen. Die Schlüsselrolle dieses Teams besteht darin, Menschen zu schützen: Mitarbeiter, Nutzer und andere Interessengruppen. Dazu gehört die Gestaltung aktualisierter Hygieneerhaltungsprogramme, wie Quarantänerichtlinien, die eine sichere Umgebung schaffen. Darüber hinaus bedeutet es auch, flexible Arbeitspläne zu erstellen, die Homeoffice und andere infrastrukturelle Lösungen umfassen.

3. Neue Kundenbedürfnisse erkennen und darauf reagieren, um Lieferketten zu erhalten

Vorbereitete Unternehmen kontaktieren Kunden und Distributoren, um herauszufinden, wo sie am stärksten negativ von der Krise betroffen sind und was ihnen am meisten helfen würde. Beispielsweise kann es hilfreich oder sogar notwendig sein, die Kreditlinien zu erhöhen. Darüber hinaus müssen Unternehmen möglicherweise ihre Preise und Angebote anpassen, um neuen Kundenbedürfnissen und -wünschen gerecht zu werden, wie z. B. die Schaffung von Lagerbeständen bestimmter Produkte oder die Fokussierung auf längere Aufenthalte zu Hause, wenn es sich um Unternehmen handelt, die Konsumgüter anbieten. Vertriebsteams müssen oft umgeschichtet werden. Es ist wichtig, die Lieferketten zu stabilisieren, indem Sicherheitsbestände und alternative Ressourcen genutzt werden, sowie mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, um Engpässe zu vermeiden. In Fällen, in denen schnelle Lösungen nicht möglich sind, sollten Pläne entwickelt und vorübergehende Lösungen umgesetzt werden, und diese Pläne sollten allen relevanten Teilnehmern kommuniziert werden. Alternative Lieferanten für Schlüsselkomponenten sollten identifiziert und auf Änderungen der Fristen und Umleitungen der Logistik vorbereitet werden. Darüber hinaus ist es wichtig, bereit zu sein, die Handelsbedingungen anzupassen, um Lieferanten im Falle von Liquiditätsproblemen zu unterstützen. Als vor einigen Jahren eine Fabrik eines wichtigen Lieferanten von Toyota niederbrannte, wurde die Versorgung innerhalb weniger Tage wiederhergestellt, dank der Fähigkeit des Unternehmens, die Produktion auf andere Lieferanten zu verlagern, selbst auf solche, die völlig andere Komponenten herstellen. Daher ist es notwendig, zu überlegen, wie das Versorgungssystem sowohl kurzfristig als auch langfristig modular reorganisiert werden kann.

4. Geschäftsriskiken, Cashflow-Folgen und Geschäftsergebnisse bewerten

Die Managementteams vorbereiteter Unternehmen werden bestimmen, welche Teile des Unternehmens kritisch und welche optional sind. Für erstere werden Notfallpläne entwickelt, um sie im Falle einer Geschäftsschließung zu schützen. Es ist auch wichtig, die Gesamtliquidität des Unternehmens zu berücksichtigen und was in verschiedenen Situationen mit ihr geschehen wird. Es wäre klug, die diskretionären Ausgaben von optionalen Teilen des Geschäfts auf kritische zu verlagern. Es ist möglich, dass die Krisensituation unvorhergesehene Veränderungen mit sich bringt. Schnelle Berichterstattungszyklen sollten eingerichtet werden, um zu verstehen, wie die Krisensituation das Geschäft beeinflusst, wo eine Minderung der Auswirkungen der Krise erforderlich ist und wie schnell sich das Geschäft erholt. Eine Krisensituation bedeutet nicht, dass die Geschäftseffizienz nicht verwaltet werden sollte, da die Märkte früher oder später bewerten werden, welche Unternehmen die Krise am effektivsten überstanden haben.

5. Unternehmen als Teil der Gesamtlösung

Lösungen, die auf Kosten anderer funktionieren oder gleichzeitig die Interessen anderer vernachlässigen, werden Misstrauen schaffen und das Geschäft langfristig schädigen. Ebenso kann die Unterstützung von Kunden, Partnern, Gesundheits- und Sozialsystemen in ungünstigen Zeiten langfristiges Vertrauen in das Unternehmen schaffen. Daher werden die besten Unternehmen Schritte unternehmen, um bei der Wiederherstellung der Gesellschaft und der Wirtschaft zu helfen. Beispielsweise werden sie Dienstleistungen und Produkte (nicht nur Geldspenden) für von der Krise betroffene Personen anbieten. Es ist wichtig, sich auf die Überschneidungen zwischen dringenden sozialen Bedürfnissen und ihren spezifischen Fähigkeiten zu konzentrieren. Beispielsweise arbeitet BCG pro bono, um die Behörden in der Provinz Hubei, China, im Kampf gegen die Epidemie zu unterstützen und sich auf eine schnellere Erholung der lokalen Wirtschaft vorzubereiten.

6. Resilienzprinzipien bei der Gestaltung von Unternehmensrichtlinien nutzen

Die Geschäftseffizienz ist entscheidend in einem stabilen System, in dem es keine Überraschungen gibt – und solches Denken herrscht oft in einigen Unternehmen vor. Das Hauptziel des Managements dynamischer und unvorhersehbarer Herausforderungen wie einer Krise ist jedoch Resilienz, oder die Fähigkeit, trotz unerwarteter und potenziell nachteiliger Ereignisse zu überleben und sich weiterzuentwickeln. Resiliente Systeme teilen typischerweise mehrere gemeinsame Merkmale, die sich in ihren Unternehmensrichtlinien und Reaktionen auf Krisensituationen widerspiegeln sollten. Hier sind nur einige davon:

Redundanz: Der Zugang zu zusätzlicher Produktions- oder Logistikkapazität hilft im Falle von Schwankungen in der Lieferkette. Unternehmen können kurzfristig Lösungen außerhalb der üblichen Routine suchen, müssen jedoch langfristig Redundanz sicherstellen.

Modularität: Hochintegrierte Systeme können effizient sein, sind jedoch auch empfindlich gegenüber indirekten und kumulativen Effekten, und im Falle einer Störung ist ein vollständiger Systemausfall möglich. Andererseits ermöglicht ein modulares System, in dem Fabriken, organisatorische Einheiten oder Lieferantenressourcen auf verschiedene Weise eingesetzt und kombiniert werden können, eine größere Resilienz gegenüber Krisen.

Evolving Capability: Systeme können für Optimierung und maximale Effizienz oder für weitere Evolution – kontinuierliche Verbesserung, unter Berücksichtigung neuer Möglichkeiten, Probleme oder Informationen – gestaltet werden. Die Reaktion auf dynamische Krisensituationen, wie diese mit der COVID-19-Epidemie, hebt die Bedeutung der Evolution hervor. Es gibt keine richtige Antwort auf alle Probleme, aber es ist möglich, eine iterative Methode (wiederholte Iterationen) mit dem Ziel zu verwenden, effektivere Lösungen zu entwickeln.

Vorsicht: Im Falle der COVID-19-Epidemie können wir die Entwicklung von Ereignissen und deren Folgen nicht vorhersagen, aber wir können mögliche nachteilige Szenarien in Betracht ziehen und die Resilienz unter solchen Bedingungen testen. Beispielsweise können wir Szenarien für eine globale Epidemie, eine Epidemie in mehreren Regionen und eine Epidemie, die schnell eingedämmt wird, durchführen. Jetzt, da die Aufmerksamkeit von der Eindämmung der COVID-19-Epidemie in China auf die gesamte Welt übergegangen ist, haben wir einen neuen Meilenstein erreicht und befinden uns in Bedingungen extremer Unsicherheit. Daher wäre es klug, wenn Unternehmen erneut die schlimmsten Szenarien durchgehen und Notfallstrategien für jedes dieser Szenarien entwickeln.

7. Auf die nächste Krise vorbereiten

COVID-19 ist keine Herausforderung, die nur einmal auftritt. Unternehmen sollten sich auf neue Phasen der aktuellen Epidemie sowie auf neue Epidemien vorbereiten, die die Zukunft bringen könnte. Dies ist eine Gelegenheit, Dinge zu verbessern: nachdem man gesehen hat, was funktioniert, stellt die Fokussierung auf Ergebnisse wahrscheinlich die effektivste Strategie dar, jedoch nur kurzfristig. Schnelllebige Situationen heben bestehende organisatorische Schwächen hervor, wie die Unfähigkeit, schwierige Entscheidungen zu treffen, oder eine übermäßige Tendenz zum Konsens, die alles Chancen zur Verbesserung sind. Beispielsweise ist die Luftverkehrssicherheit eines der effektivsten globalen Lernsysteme, die wir in solchen Situationen haben. Jedes Mal, wenn ein Vorfall auftritt, sei es ein kleiner Unfall oder ein tragischer Todesfall, stützt es sich auf Protokolle, die die Ursachen bis ins kleinste Detail untersuchen und verbindliche Empfehlungen aussprechen. Daher ist es nicht überraschend, dass der Lufttransport zu einer der sichersten Reiseformen geworden ist, dank der gesammelten Erkenntnisse und Anpassungen an frühere Unfälle. Wir können nicht vorhersagen, wie sich die Situation entwickeln wird oder welche Folgen COVID-19 haben wird, aber wir können die schlimmsten Szenarien überdenken und Aktionsstrategien für Notfälle entwickeln.

Und noch ein Tipp zum Abschluss: Bereiten Sie sich auf eine veränderte Welt vor

Wir können erwarten, dass die Krise mit der COVID-19-Epidemie unser Geschäft und die Gesellschaft als Ganzes ernsthaft verändern wird. Es ist wahrscheinlich, dass diese Krise Bereiche wie Online-Shopping und Bildung oder beispielsweise Investitionen in die öffentliche Gesundheit beschleunigen wird. Unternehmen werden jedoch wahrscheinlich auch neue Wege in Betracht ziehen, um ihre Lieferketten zu organisieren und sich weiter von der Abhängigkeit von kleinen Lieferanten, Distributoren, Logistikzentren und Fabriken zu entfernen. Nachdem wir den gefährlichsten Teil der Krise hinter uns gebracht haben, sollten Unternehmen darüber nachdenken, welche Veränderungen die Krise gebracht hat, was sie daraus gelernt haben und wie sich die Situation auf ihre zukünftigen Pläne auswirken wird. Selbst während die Krise noch andauert, sollten wir die ergriffenen Maßnahmen und deren Folgen dokumentieren, damit wir sie später studieren und Lehren daraus ziehen können.

Der Bericht von BCG mit dem Titel Lead Your Business through the Coronavirus Crisis ist hier verfügbar.