Hrvojka Kutle: Wie man ein konstruktives virtuelles Meeting abhält

Um die Ausbreitung von Infektionen zu verhindern, wird empfohlen, dass die meisten Menschen von zu Hause aus arbeiten – um Abstand voneinander zu halten. Andererseits müssen die Teammitglieder, damit das Team funktioniert und produktiv ist, sich verbunden fühlen. Wie kann man soziale Distanz wahren und gleichzeitig verbunden bleiben?

Das Team verbunden zu halten, während man physisch getrennt ist – ist eine echte Herausforderung

Wir sind soziale Wesen, und Meetings erfüllen mehrere unserer Bedürfnisse. Neben dem Austausch von Informationen und Wissen, dem Diskutieren und Treffen von Schlussfolgerungen sowie dem Handeln dienen Meetings auch dazu, gemeinsam zu arbeiten und Beziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Wenn jeder von uns bei sich selbst anfängt, wissen wir, dass wir besser arbeiten und uns stärker für die Jobs und Aufgaben engagieren, an die wir glauben. An etwas zu glauben – wir müssen emotional verbinden; mit Menschen, Zweck, Vision, Ziel…

Angesichts des Trends, bei dem einige die E-Mail-Kommunikation für ausreichend halten, um Menschen zu führen, würde ich sagen, dass wir die Bedeutung und Kraft wahrer Kommunikation, die alle fünf Sinne (Sehen, Hören, Riechen, Schmecken und Fühlen) einbezieht, vernachlässigt haben, und manchmal sogar diesen sechsten = das Gefühl von Atmosphäre/Energie um uns herum. Wenn Sie ein guter Führer für Ihre Leute sein wollen – vernachlässigen Sie nicht alle Dimensionen der Kommunikation.

Wenn wahre Kommunikation alle Sinne einbezieht, dann ist ein echtes Meeting – ein persönliches Meeting. Meetings über Video-Plattformen können nicht alle Dimensionen erreichen, aber wenn sie gut geplant und vom Teamleiter moderiert werden – können sie dem nahekommen und einen größeren Teil der Bedürfnisse, die wir als soziale Wesen haben, befriedigen. 

Vergessen Sie nicht, was wozu dient:

• geschriebene Worte dienen dazu, Informationen und Wissen zu vermitteln,
• gesprochene Worte dienen dazu, Emotionen zu Wissen und Informationen hinzuzufügen (durch Ton, Intonation, Betonung…)
• persönliche Meetings dienen dazu, Beziehungen durch alle Dimensionen der Kommunikation aufzubauen.

Und jetzt müssen wir sicherstellen, dass wir durch Meetings im virtuellen Raum einen Effekt erzielen, der so ähnlich und nah wie möglich an persönlichen Meetings ist.

In virtuellen Meetings ist es einfacher und schneller, den Fokus zu verlieren, sowohl aufgrund von Umgebungsstörungen als auch durch unsere eigenen Gedanken, zusammen mit einer geringeren Anzahl aktivierter Sinne. Planen Sie daher Meetings mit dem Team, das von zu Hause aus arbeitet, gut. Überlegen Sie, was Sie ändern können, um das Meeting produktiver, intensiver und zielorientierter zu gestalten.

Wir bringen Ihnen einige Überlegungen, die Ihnen helfen könnten:

• Wenn Sie mehrere Themen für das Meeting haben – teilen Sie diese unter den Teammitgliedern auf und organisieren Sie sie in kleinere Unterteams. Jedes Unterteam sollte einen eigenen ‚Leiter‘  haben, der das gegebene Thema mit ihnen vor dem Meeting bearbeitet und die Hauptpunkte im Meeting präsentiert. Andere Teammitglieder sollten Fragen und Vorschläge einbringen. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied Teil eines Unterteams ist und dass sich jeder beiträgt.
• Senden Sie Materialien und Themen für das Meeting im Voraus und vereinbaren Sie mit den Teammitgliedern, die Materialien zu lesen und sich mit Kommentaren und Fragen auf das Meeting vorzubereiten.
• Halten Sie den Fokus auf den Themen, die Sie haben, und stellen Sie sicher (Sie oder der Unterteamleiter), dass Sie zu einer Schlussfolgerung über weitere Maßnahmen zu diesem Thema gelangen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Schlussfolgerungen, die zu Maßnahmen führen, in einen Aktionsplan formuliert werden (wer, was, bis wann, wie, notwendige Unterstützung und Ressourcen, erwartete Ergebnisse).
• Stellen Sie sicher, dass alle Meeting-Teilnehmer ihren Raum bekommen, um etwas zu sagen und zu fragen. Wenn Sie ein größeres Team haben, erstellen Sie zur Erleichterung eine Liste aller Teammitglieder und verfolgen Sie von dieser Liste aus, ob jeder teilgenommen hat. Geben Sie ruhigeren Mitgliedern Raum zur Teilnahme.
• Führen Sie das gesamte Meeting zu jedem Thema durch 4 Hauptteile;

1. klärende Fragen
2. mögliche Gefahren und Hindernisse
3. hauptsächliche Erkenntnisse und Werte
4. Vorschläge zur Verbesserung

• Vereinbaren Sie mindestens ein grobes Datum für das nächste Meeting und die Themen, die behandelt werden.
• Unmittelbar nach dem Meeting sollten entweder Sie oder die Unterteamleiter schriftliche Materialien zu den Schlussfolgerungen und weiteren Schritten erstellen und diese mit allen Meeting-Teilnehmern teilen.

Streben Sie an, eine Dynamik zu Hause aufrechtzuerhalten, die der Arbeit im Büro so ähnlich wie möglich ist, natürlich mit notwendigen Anpassungen.

Wenn Sie ein Team sind, das manchmal gemeinsam zu Mittag gegessen hat – vielleicht können Sie gelegentlich ein gemeinsames virtuelles Mittagessen organisieren: Vereinbaren Sie eine Mittagszeit, jeder sitzt mit seinem Mittagessen vor dem Bildschirm, und Sie essen gemeinsam zu Mittag, während Sie plaudern. Sie können das Essen des anderen nicht riechen und schmecken, aber Sie können es einander beschreiben, Details zur Zubereitung und zu Rezepten teilen, und auf diese Weise haben Sie dennoch geselliges Beisammensein in einem informellen Rahmen.

Vielleicht können Sie auch virtuell ‚ein Getränk nehmen‘!?!

Ihr HR-Freund