Virtuelle Teams – Ich bin kein Roboter, ich muss mit Menschen kommunizieren

Die Pandemie hat uns in unsere eigenen Häuser getrieben, und über Nacht wurden wir zu einer weiteren Nation, die von zu Hause aus arbeitet. Aber wie funktionieren wir wirklich, gefangen in einer erzwungenen digitalen Transformation? Wie managen und kommunizieren wir in einem virtuellen Team? Der Erfolg der Teamarbeit wird von vielen Faktoren beeinflusst, unter denen die Qualität der Kommunikation innerhalb des Teams eine hohe Position einnimmt.

Eine der zahlreichen Initiativen in der kroatischen virtuellen Geschäftsgemeinschaft im Kampf gegen Isolation während der realen sozialen Distanzierung, die durch die Coronavirus-Pandemie verursacht wurde, ist #StayConnected. Unabhängig von der Pandemie ist das Arbeiten von zu Hause aus eine Option, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer in den letzten Jahren zunehmend gewählt haben. Forschungen zeigen, dass bis 2022 1,87 Milliarden Menschen, mehr als 40 Prozent der Arbeitskräfte, von zu Hause aus arbeiten werden, und in entwickelten Ländern mehr als 75 Prozent. Es gibt viele Vorteile dieser Arbeitsweise, mit erheblichen Einsparungen, aber Einsamkeit und Isolation haben sich als ihre grundlegenden Nachteile erwiesen.

Daher bietet Amazon seinem globalen virtuellen Team (GVT) von über 790.000 Mitarbeitern anfängliche und gelegentliche persönliche Treffen über Videokonferenzen, hochwertige Kommunikationstechnologie (Amazon Chime), Schulungen und informelle virtuelle Zusammenkünfte (Virtual Happy Hour und Virtual Breakfasts) an, um den Gruppenzusammenhalt aufrechtzuerhalten und die Sozialisierung zu fördern. In der Pandemie, die wir derzeit erleben, haben sich diese Probleme verschärft, und viele suchen nach Antworten, wie sie Arbeit und Kommunikation aufrechterhalten können.

Erzwungene Digitalisierung

'Wer ist verantwortlich für die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen? CEO? CTO? Agile Teams? Nein, das Coronavirus!' Wir haben endlich gelacht und für einen Moment die Pandemie vergessen. Doch die Pandemie ist hier, sie hat Veränderungen gebracht, und judging by the prophetic words coming from everywhere, wird nichts jemals wieder so sein wie zuvor.

Das erste, was sie tat, war, uns in unsere eigenen Häuser zu treiben, und über Nacht wurden wir zu einer weiteren Nation, die von zu Hause aus arbeitet. Unter Einhaltung der Maßnahmen des Nationalen Zivilschutzhauptquartiers haben wir unsere Büros und Arbeitsumgebungen in virtuelle Räume verlegt. Jeder ist online! Natürlich diejenigen, deren Jobnatur dies erlaubt. Der Unterricht in ganz Kroatien, auf allen Bildungsebenen, findet online statt. Die kroatische Arbeitsagentur ist online. Das Ministerium für Verwaltung stellt e-Genehmigungen online aus. In den Regierungsdiensten zirkuliert verschiedene Dokumentation irgendwie online, und ganze Prozesse wurden digitalisiert und beschleunigt. Also, es kann gemacht werden! Einerseits ist es gut, dass dies während einer Zeit der Digitalisierung geschah, die es vielen Dingen ermöglicht hat, mehr oder weniger normal weiterzugehen. Aber wie funktionieren wir wirklich, gefangen in einer erzwungenen digitalen Transformation? Wie managen und kommunizieren wir in einem virtuellen Team? Der Erfolg der Teamarbeit wird von vielen Faktoren beeinflusst, unter denen die Kommunikation oder die Qualität der Kommunikation innerhalb des Teams eine hohe Position einnimmt.

Besonderheiten des virtuellen Teams

Um effektive Kommunikation in virtuellen Teams zu erreichen, gelten die gleichen Regeln wie für traditionelle Teams, unter Berücksichtigung bestimmter Besonderheiten. Diese Besonderheiten spiegeln sich in der Bereitschaft der Teammitglieder wider, digitale Technologien und Werkzeuge zu akzeptieren, ihrer Vorbereitung oder ihrem Wissen im Umgang mit ausgewählten Werkzeugen und ihrem Gefühl der Verbindung und des Vertrauens zueinander. Ein Gefühl von Isolation und Einsamkeit ist eine häufige Erscheinung beim Arbeiten von zu Hause aus. Und Angst und Unsicherheit während dieser Zeit der Coronavirus-Infektion machen die aktuelle Situation noch stressiger. Forschungen des Wissenschaftlers Barsade von der Wharton School zeigen, dass die Emotionen der Mitarbeiter nicht nur ihre Gesundheit und ihr Engagement, sondern auch die Produktivität des Unternehmens sowohl in kleinen Unternehmen als auch in großen Konzernen beeinflussen. Daher ist es wichtig, sich mit Geduld, einer positiven Einstellung und Offenheit für neue Technologien sowie den Erwerb neuer Kenntnisse und Fähigkeiten zu wappnen.

Darüber hinaus glauben Reed und Knight (2010), dass die Risiken der Arbeit in einem virtuellen Team im Allgemeinen im Vergleich zu traditionellen Teams zunehmen. Northouse (2010) betont, dass es in virtuellen Teams wichtiger ist, zunächst auf den Aufbau von Teambeziehungen zu fokussieren, da selbst geringfügige Probleme in diesem Bereich die Aufgabenausführung stören können. Die Arbeit in virtuellen Teams erfordert eine klarere Struktur, die Definition von Zielen und die Aufteilung von Rollen.

Plattformen und Werkzeuge

Um Projektaufgaben zu verwalten, stehen virtuellen Teams zahlreiche benutzerfreundliche Kommunikationsplattformen und Software zur Verfügung, wie Slack, Trello, Asana, Microsoft Teams, Bluejeans und derzeit das beliebteste Zoom. Für das Unternehmen, das letzteres eingeführt hat – Zoom Video Communications, ist der Aktienwert seit Beginn der Coronavirus-Krise um 130 Prozent gestiegen.

Was die Auswahl der Werkzeuge betrifft, raten Experten, dass sie entsprechend der Komplexität der Arbeit, die virtuellen Teams bevorsteht, ausgewählt werden sollten. Je komplexer die Aufgabe, desto größer ist die Notwendigkeit, so ähnlich wie möglich wie in einer Live-Situation zu kommunizieren. Daher werden Plattformen mit Videoanruf- und Bildschirmfreigabefunktionen gewählt, und die Auswahl eines bestimmten Werkzeugs hängt von den Bedürfnissen des Teams ab. Wir müssen jedoch im Hinterkopf behalten, dass gute Kommunikation nicht von der Raffinesse der Werkzeuge abhängt, die wir verwenden, sondern von der Fähigkeit des Teams, das Werkzeug bestmöglich zu nutzen.

Virtueller Kaffee

Räumliche Distanz und das Fehlen von Live-Interaktionen stellen eine erhebliche Barriere für die gewohnte soziale Dynamik und den Zusammenhalt innerhalb der Teams dar – all diese Begegnungen in Fluren, an den Kaffeemaschinen, vor und nach Meetings, wenn wir uns tatsächlich in semi-formalen Situationen verbinden und unsere Verbindung aufrechterhalten. Lurey und Raisinghani (2001) analysierten die besten Lösungen für virtuelle Teams, auf deren Grundlage sie vorschlagen, die Anzahl der Telefonate und Videokonferenzen zu erhöhen. Es ist wichtig, auch nach der Arbeit verbunden zu bleiben, über virtuellen Kaffee, wie es heutzutage oft gesagt wird.

Als neues Element im Aufbau von Vertrauen unter Teams hat sich rhetorische Authentizität herauskristallisiert. Forschungen von Stanford zeigen, dass Authentizität ein entscheidender Faktor unter den zehn Prozent der besten Redner ist, die sie 1,3-mal überzeugender machen als der Durchschnitt. Authentizität zeigt sich in der Leidenschaft, Energie, Begeisterung und Wärme, die der Redner beim Kommunizieren zeigt. Vertrauen wird auf Empathie und Respekt vor Vielfalt aufgebaut. Um Vertrauen unter den Teammitgliedern zu fördern, ist es wichtig, umgehend auf angeforderte Informationen zu reagieren, Lösungen für Probleme vorzuschlagen, mit denen das Team konfrontiert ist, und einen positiven Ton in der Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Nichtverbale Nachrichten

Das Fehlen nonverbaler Kommunikation in der Gleichung des Vertrauensaufbaus innerhalb des Teams untergräbt die Effektivität der Kommunikation. Nonverbale Hinweise begleiten und verstärken die Botschaft. Die verbale Botschaft vermittelt Inhalte, während die nonverbale Botschaft die Haltung und Beziehung zu diesem Inhalt vermittelt. Daher ist es wichtig, diese Dimension in das neue Paradigma der Kommunikation für virtuelle Teams einzubeziehen. Forschungen haben gezeigt, dass wir in kritischen Situationen intuitiv nonverbalen Hinweisen mehr vertrauen als dem Inhalt selbst. Von all den nonverbalen Hinweisen betonen wir insbesondere Stimme und Tonfall als prosodische Mittel, die eine wichtige kommunikative Rolle spielen.

Führungskräfte erfolgreicher virtueller Teams legen besonderen Wert auf das Management der Kommunikation innerhalb des virtuellen Teams. Die Kommunikation sollte geleitet und transparent sein. Die Teammitglieder sollten klar und eindeutig über die Erwartungen an ihre Rollen im Team informiert werden. Wenn nötig, erstellen Sie Flussdiagramme mit Informationen und Fristen. Es ist wünschenswert, dass die Teammitglieder eine schriftliche Aufzeichnung des Fortschritts führen, den sie bei der Projektaufgabe machen. Und um eine optimale Effektivität sicherzustellen, muss der Teamleiter das Team rechtzeitig darüber informieren, wie das ausgewählte virtuelle Werkzeug und die Verfahren sowie das Kommunikationsprotokoll zu verwenden sind.

Stärkung der Konnektivität

Laut Banović und Miljković Krečar sollten Manager besonderes Augenmerk auf die Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Kommunikation legen, um die Produktivität des Teams zu steigern. Dies beinhaltet die Planung und Schaffung eines klaren Kommunikationsnetzwerks, wobei das Netzwerk den Informationsfluss innerhalb des virtuellen Teams darstellt. Darüber hinaus sollten alle Teammitglieder mit den obligatorischen Kommunikationskanälen vertraut sein, und die Beziehungen unter den Teammitgliedern sollten verbessert werden, damit Informationen reibungslos zirkulieren.

'Die Unfähigkeit, wichtige Elemente ihrer Arbeit rechtzeitig zu überprüfen, Rat zu suchen oder Feedback zu erhalten, verlängert die Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wird, und/oder erhöht die Anzahl der Fehler und Missgeschicke in der Arbeit. Teams, in denen Informationen schnell, reibungslos und gemäß klar festgelegter Regeln zirkulieren, werden als viel effektiver eingeschätzt als Teams, bei denen dieser Aspekt problematisch ist,' fügen Banović und Miljković Krečar hinzu.

Ähnlich ist es ratsam, Kommunikationsregeln innerhalb des Teams festzulegen, Zeit für Feedback einzuplanen und Unterstützung zu gewährleisten, was zur Stärkung des Vertrauens und des Zugehörigkeitsgefühls zum Team beiträgt, das, wie bereits erwähnt, eine Schlüsselrolle bei der Erreichung effektiver Kommunikation spielt. Obwohl wir mit verschiedenen Informationstechnologien arbeiten, sollten wir die Eigenschaften bewahren, die uns menschlich machen, und die gegenseitige Konnektivität aufrechterhalten. Wir sind keine Roboter.

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