Die Lösung für Beschaffungsstörungen ist ehrlicher Dialog mit Lieferanten

‚Vertrag beiseite legen‘ – ist die Hauptbotschaft des führenden globalen Beschaffungsexperten, des Briten Richard Beaumont von Bromley Wood Associates, der im ersten Teil der Lider Procurement Conference – Beschaffung für das neue Normal sprach.

Beaumont meint, dass diese Pandemiezeit, die massive Auswirkungen auf die Lieferketten weltweit hat, nicht der richtige Zeitpunkt für Partner (Lieferanten/Kunden) ist, um Strafen zu verhängen, wenn eine Partei nicht in der Lage ist, die Vertragsbedingungen einzuhalten.

– Wenn ein Partner aufgrund von Corona keine Waren liefern kann, wird ihn nichts dazu zwingen. Mit einer negativen Einstellung werden wir in Zukunft nur schlechte Beziehungen haben, glaubt Beaumont. Seiner Meinung nach sollten Verträge eine Orientierung für die Beziehung zwischen zwei Parteien sein, die sich zur Zusammenarbeit verpflichtet haben. Und die Beschaffung ist die Verbindung zwischen diesen beiden Seiten der Partnerschaft.

– Lassen Sie nicht zu, dass das Berufen auf Vertragsklauseln Ihre erste Handlung ist. Sprechen Sie offen mit dem Lieferanten, hören Sie aufmerksam zu, denn nur so können Sie herausfinden, was machbar ist und was nicht. Sie sollten auch ehrlich mit den Kunden sprechen und klar erklären, warum Sie ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung nicht liefern können. Wenn wir darin erfolgreich sind, wenn wir die Situation realistisch betrachten, selbst wenn wir den Kunden enttäuschen, mögen sie es nicht, aber sie werden es verstehen – glaubt Beaumont.
In dieser Weise verwandelt sich Ihre Beziehung zum Lieferanten, und der nächste Vertrag wird auf zukünftiger gegenseitiger Zusammenarbeit basieren, nicht auf Verantwortung und Strafen.

Josip Tomašević, Vizepräsident und Chief Procurement Officer des amerikanischen Unternehmens AGCO Corporation, sprach ebenfalls über die Beziehung zu Lieferanten in diesen Krisenzeiten. Er arbeitet seit neun Monaten von zu Hause aus, und da sich die Situation in den USA nicht verbessert, denkt er, dass es so bleiben wird.

Tomašević teilte die Geschichte, wie sein Unternehmen, basierend auf drei Hauptelementen, über die Probleme hinausgewachsen ist und es geschafft hat, die Krise ohne größere Schwierigkeiten zu überstehen. Diese sind Agilität, Innovation und Resilienz.

– Agilität ist die Fähigkeit, sich schnell zu bewegen und die Richtung zu ändern, während man die Kontrolle behält. Wann immer Störungen auftreten, ist die Hauptfrage, wie schnell Sie aus Schwierigkeiten herauskommen können? In unserer Organisation ist die Denkweise der Mitarbeiter entscheidend, aber wir haben die meiste Zeit und Analyse darauf verwendet, wie wir eine agile Organisation werden können. Unser Maßstab sind Unternehmen wie Google und Amazon, deren Geheimnis für den Erfolg ein unglaublicher Fokus auf den Kunden ist. Wir haben Agilitätstrainings und Workshops eingeführt, um zu sehen, wie wir unnötige Prozesse eliminieren und durch Lernen von den Besten eine agilere Organisation werden können – erklärte Tomašević.
Im Beschaffungssektor gibt es viele Innovationen, aber es reicht nicht aus, eine Idee zu haben. Der Schlüssel ist, wie schnell Sie diese Idee umsetzen können.

– Wir haben viel aus der intensiven Kommunikation mit Lieferanten über Plattformen gelernt, die uns Lösungen und Ideen geliefert haben, wie wir unsere eigene Rolle verbessern können, weil sie viel Wissen haben. Wir haben einen besonderen Fokus auf zwei Beschaffungsbereiche gelegt: die sogenannten integrierten End-to-End-Beschaffungsprozesse, in die wir alle Stakeholder im Prozess einbezogen haben, und einen ganzheitlichen Ansatz für das Risikomanagement in Echtzeit, der es uns ermöglichte, kritische Bereiche schnell zu identifizieren und was genau unsere wichtigsten Lieferanten betrifft. Die Pandemie hat einige Lieferanten stark getroffen, daher haben wir uns auf deren finanzielle Stabilität konzentriert und konnten durch Online-Tools erkennen, welche Lieferanten in welchen Problemen stecken. Wir hatten Aktionspläne, die klar definierten, wer für was verantwortlich ist. Dennoch hängt trotz der besten Werkzeuge und strategischen Ansätze letztendlich alles von den Mitarbeitern ab, auf die ich sehr stolz bin. Interne und externe Kommunikation war hierbei entscheidend. Trotz aller Herausforderungen haben wir keine größeren Störungen gespürt. Unsere Aktienkurse sind gestiegen – schloss Tomašević.

Der Hauptorganisator dieser Konferenz ist der Kroatische Verband für Beschaffung (HUND), dessen Präsidentin Mirela Senica bei der Eröffnung der Konferenz betonte, dass der Verband in diesem Jahr sein 16-jähriges Bestehen feierte und sein Hauptziel darin besteht, ein Netzwerk von Mitgliedern zu entwickeln und die Beschaffungsprofession in Kroatien zu verbessern. HUND ist seit 2007 Mitglied des Verbands The Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM), der 44 nationale und regionale Verbände aus der ganzen Welt umfasst, und bei der Online-Konferenz präsentierte die Präsidentin des Verbands, Marina Lindič, auch die neue Strategie dieses globalen Verbands.

– Es gibt neue Herausforderungen für die Beschaffung, aber wir werden nicht aufgeben. Wir sind bereit für die zweite Welle und werden es den Unternehmen ermöglichen, so gut wie möglich zu arbeiten – betonte Lindič.

IFPMS befasst sich mit globalen strategischen Beschaffungs- und Lieferfragen, es ist ein globales Netzwerk und eine Plattform, auf der Lösungen ausgetauscht und bewertet werden, und die Hauptaktivitäten bestehen darin, zur Entwicklung von Beschaffungs- und Lieferketten beizutragen, zur globalen Wirtschaft beizutragen, bei der Entwicklung professioneller Standards zu helfen, Möglichkeiten zur Verbindung und Vernetzung zu bieten, einen ethischen Kodex unter den Mitgliedern einzuhalten und sich mit ähnlichen Organisationen wie der Weltbank, den Vereinten Nationen, der Europäischen Kommission, der Afrikanischen Union, der Afrikanischen Entwicklungsbank usw. zu verbinden – Alle Mitglieder sind verpflichtet, den Verhaltenskodex einzuhalten, und im Mai 2019 haben wir die ethischen Standards erneuert, die auf der IFPMS-Website zu finden sind. Wenn Unternehmen ihre eigenen Standards noch nicht umgesetzt haben, können sie diese gerne übernehmen – erklärte Lindič.