Programmmanagement ist nicht dasselbe wie Projektmanagement – Programme konzentrieren sich darauf, Möglichkeiten für Veränderungen zu schaffen und sind in der Regel darauf ausgelegt, die Unternehmensstrategie oder die Geschäftstransformation zu realisieren. Daher besteht ein Programm aus einer Reihe von miteinander verbundenen Projektinitiativen, und der Programmmanager ist derjenige, der Projekte koordiniert, Prioritäten setzt, Änderungen und Risiken überwacht.

Programmmanagement ist eine nützliche und gut bezahlte Karrierewahl, kann aber auch eine herausfordernde Rolle sein. In den Schulungen, die ich durchführe, fragen mich die Teilnehmer oft, wie lange es dauert, von Beginn einer Karriere im Projektmanagement bis zur Zertifizierung als Programmmanager. Meine Antwort ist zehn Jahre oder mehr, zusammen mit kontinuierlicher praktischer Arbeit an komplexen Projekten, formaler und informeller Bildung sowie dem Lernen aus Fehlern.

Nämlich, Programmmanagement ist nicht dasselbe wie Projektmanagement. Die Rolle des Projektmanagers besteht darin, Entscheidungen in Bezug auf Projektergebnisse zu verstehen und zu treffen, Fahrpläne für den erfolgreichen Abschluss von Projekten zu planen und umzusetzen, Risiken zu managen und regelmäßig an die Projektteilnehmer zu berichten. Programmmanagement ist anders und in der Regel viel breiter, da Programme darauf abzielen, Möglichkeiten für Veränderungen zu schaffen und in der Regel darauf ausgelegt sind, die Strategie oder die Geschäftstransformation der Organisation zu realisieren. Da ein Programm aus einer Reihe von miteinander verbundenen Projektinitiativen mit einem gemeinsamen Endziel und Nutzen besteht, muss sich der Programmmanager in erster Linie darauf konzentrieren, Ressourcen zwischen Projekten zu koordinieren und zu priorisieren, Abhängigkeiten zwischen Projekten zu verwalten und die Gesamtkosten und Risiken des Programms zu überwachen, um Initiativen zu realisieren, die den größten Wert für die Organisation bringen.

Bessere Vorbereitung

Der erste Ratschlag, den ich von einem erfahrenen Kollegen erhielt, war, aufzuhören, wie ein Projektmanager zu denken, und zu beginnen, wie ein Programmmanager zu denken. Der Programmmanager muss sich mehr auf das Geschäft konzentrieren und die Realisierung von Nutzen sicherstellen. Eine der ersten Dinge, wenn Sie ein Programm erhalten, ist, sich über das Unternehmen und die Branche, in der Sie arbeiten, zu informieren, mit einem Schwerpunkt auf Unternehmensstrategie, Produkt- und Dienstleistungsportfolio, wichtigen Märkten und Kunden. Es ist notwendig, den Geschäftskontext zu verstehen und mit Menschen in der Organisation in Kontakt zu treten, um ein gutes Gefühl für den tatsächlichen Zustand zu bekommen und Aspekte zu vertiefen, die einen hohen Einfluss auf die Erfolgsquote des Programms haben können. Selbst die erfahrensten Programmmanager durchlaufen diesen Schritt, weil sie glauben, dass gute Vorbereitung die halbe Miete ist und Zufälle ausschließt.

Der nächste Schritt wäre, einen Ansatz für das Programmmanagement vorzubereiten und zu etablieren, das heißt, die Governance-Struktur zu arrangieren. Governance ist die Art und Weise, wie Projekt- und Programmstrukturen organisiert und kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass Entscheidungen korrekt getroffen werden und die richtigen Personen beteiligt sind. Governance ist in einem programmatischen Umfeld komplexer als in einem Projektumfeld. Der Governance-Ausschuss für Projekte und Programme sollte den CEO und das obere Management umfassen. Sie sollten darauf bestehen, da das endgültige Ergebnis des Programms in der Regel eine Geschäftstransformation ist. Das Projekt- und Programmmanagementbüro sowie die Führungskräfte müssen sicherstellen, dass das Programm die geplanten Vorteile und Werte realisiert und auch einen formalen Weg bietet, um Projekte oder das gesamte Programm zu schließen, wenn sich herausstellt, dass die geplanten Vorteile nicht erreicht werden können.

Herausfordernde Planung

Nach der Definition der Governance-Struktur beginnt die Programmplanung, die herausfordernder ist, da Sie nicht alle Details haben und dafür verantwortlich sind, den integralen Programmplan zu erstellen und später zu überwachen. Projektmanager, die am Programm beteiligt sind, erstellen ihre Projektpläne, und dann trifft sich das Programmmanagementteam, geleitet vom Programmmanager, um die Pläne zu integrieren. Das ist leichter gesagt als getan. Um einen Programmplan zu erstellen, ist es notwendig, Abhängigkeiten zwischen Projekten und Projektaufgaben zu bestimmen, den Ressourcenbedarf für das gesamte Programm zu identifizieren und Aktivitäten zu jonglieren, um die Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen sicherzustellen.

Wenn, mit viel Wissen und ein wenig Glück, der Plan erstellt ist, besteht die nächste Herausforderung darin, den Plan zu überwachen und während der Ausführung auf Abhängigkeiten und Risiken zu reagieren. Für den Programmmanager ist es weder praktisch noch wünschenswert, das Programm mit Tausenden von Aufgaben zu überwachen; vielmehr ist ein Satz von Projekten auf hoher Ebene mit genügend Detail erforderlich, um zu zeigen, ob etwas Auswirkungen auf Programmebene haben wird. Während Projektmanager ihre Projekte in Echtzeit überwachen, muss der Programmplan auf einer ‚höheren‘ Ebene angepasst werden, aber dennoch mit genügend Detail, damit im Falle einer Änderung die Auswirkungen angezeigt werden können und was dies für ihre Arbeitsbereiche für alle wichtigen Interessengruppen bedeutet. Für die Planung empfehle ich spezielle Softwareanwendungen, da der Versuch, ein Millionen-Dollar-Programm in einer einfachen Tabelle zu verwalten, zu herausfordernd wäre.

Reaktion auf Veränderungen

Programme sind von Natur aus unsicher. Obwohl Sie möglicherweise wissen, was das ‚größere‘ Bild ist, ist es nur eine Vision, wenn Sie mit der Arbeit beginnen. Zu Beginn wird ein Fahrplan entwickelt, wie das Ziel erreicht werden kann und welche Projekte über einen längeren Zeitraum realisiert werden. Nach und nach werden die Horizonte der Planung und Lieferung basierend auf verfügbaren Informationen erweitert. Während Sie im Verlauf des Programms detailliertere Informationen erhalten, ist es notwendig, regelmäßig Zeit für die Planung der nächsten Schritte zu reservieren. Auch regelmäßige Überprüfungen sind eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass Sie in die richtige Richtung gehen, um geschäftlichen Wert zu erzielen.

Erfahrene Programmmanager spielen, nachdem sie den Geschäftskontext analysiert und Einblicke in das größere Bild gewonnen haben, eine Schlüsselrolle bei der Geschäftstransformation, indem sie artikulieren, was das Programm liefern wird, welche Auswirkungen es auf Menschen und die Organisation haben wird und wie Veränderungen am besten angegangen werden können. Veränderungen sind oft unerwünscht, daher ist es die Rolle des Programmmanagers, die wichtigsten Interessengruppen kontinuierlich daran zu erinnern, warum sie den Veränderungsprozess durchlaufen, und die Vision mit dem Ergebnis zu verbinden, wie die Zukunft für das Individuum, die Gruppe und die Organisation aussehen wird, wodurch alle Teilnehmer stark motiviert werden, Maßnahmen zu ergreifen. Im Gegensatz zu Projekten erstrecken sich Programme über längere Zeiträume von mehreren Jahren oder sogar unbegrenzt. Bei der Durchführung eines Programms, das ein fernes Abschlussdatum hat, ist es notwendig, das Arbeitstempo effektiv zu steuern.

Das Team führen

Es ist schwierig, über mehrere Jahre hinweg ein Tempo aufrechtzuerhalten, daher besteht die Rolle des Programmmanagers darin, Prioritäten und Projekte so zu jonglieren, dass regelmäßig messbare Ergebnisse geliefert werden. Es ist notwendig, ein Gleichgewicht zwischen schnellen Ergebnissen und kontinuierlichem Fortschritt in Richtung des größeren Bildes zu gewährleisten. Dies hilft dem Team, Fortschritte zu sehen, und stellt sicher, dass kurzfristige Lieferungen die hohe Motivation aufrechterhalten. Letztendlich hilft es Investoren und Führungskräften, Fortschritte zu sehen.

Die Rolle des Programmmanagers besteht auch darin, ihre Teams vor Burnout zu schützen. Man kann nicht unbegrenzt mit maximaler Geschwindigkeit arbeiten, daher ist es notwendig, sicherzustellen, dass die Teammitglieder angemessene Pausen erhalten, das heißt, Phasen mit reduziertem Tempo bei der Arbeit mit weniger Ergebnissen und angemessener Zeit zum Ausruhen. Das Wohlbefinden des Teams ist von größter Bedeutung, wenn Sie talentierte Menschen während des gesamten Lebenszyklus des Programms halten möchten.

Programme bieten oft etwas Neues, Einzigartiges oder Transformierendes für die Organisation. Eine der Herausforderungen bei der Arbeit an solchen Initiativen besteht darin, dass Sie wahrscheinlich nicht über alle notwendigen Kompetenzen im Unternehmen verfügen, um alle erforderlichen Aufgaben und Projekte abzuschließen. Die Rolle des Programmmanagers besteht darin, sicherzustellen, dass die Menschen, die sie in den Teams haben, sich weiterentwickeln, umschulen und entwickeln können, damit sie kollektiv auf alle Ressourcenbedürfnisse reagieren können.

Es ist auch notwendig, Entscheidungen darüber zu treffen, welche Kompetenzen langfristig im Team verankert werden sollten und welche dauerhaft mit externen Mitarbeitern beauftragt werden sollten, und dann sicherzustellen, dass das Programm Schulungs- und Beschäftigungsaktivitäten umfasst, die notwendig sind, um die Ergebnisse jedes Projekts zu verwalten.

Problemlösung

Egal, wie gut Sie im Delegieren sind, wenn Sie die Rolle des Programmmanagers innehaben, müssen Sie noch besser sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie ein Team von Projektmanagern haben sollten, und vielleicht sogar ein eigenes Programmmanagementbüro, das transformative Veränderungen unterstützen würde. Wenn Sie niemanden im Programmmanagementbüro haben, bitten Sie darum, jemanden dem Governance-Team zuzuweisen. Zum Beispiel kann jemand in der Rolle des Projektkoordinators oder Administrators sich mit Koordinationsaufgaben auf Programmebene beschäftigen und Sie für strategische Aufgaben freistellen. Diese Fähigkeit zu entwickeln erfordert erneut einen Wandel in der Denkweise, da Sie für die Ergebnisse und den Gesamterfolg des Programms verantwortlich sind und nicht alle Aspekte der Projekte direkt sehen, sodass Sie sich auf andere verlassen müssen, um die Details zu verwalten. Eine Schlüsselqualität, die Sie hier entwickeln müssen, ist das Vertrauen in alle Teammitglieder, dass sie kompetent sind, die delegierte Arbeit auszuführen.

Nach der Delegation, wenn das Programm ein oder mehrere Projekte hat, umfasst eine häufig verwendete Managementstruktur das Eskalieren von Problemen und Risiken, die der Programmmanager nicht lösen kann, der dann nicht nur die Risiken und Probleme, die dem Programm innewohnen, sondern auch die, die innerhalb der Projekte entstehen, anspricht. Die häufigsten Verhandlungen betreffen Ressourcen, sowohl interne als auch externe Organisationen, Prioritäten, Abhängigkeiten und Risiken, die überdurchschnittliche Verhandlungs- und Problemlösungsfähigkeiten erfordern.

Auswirkungen auf die Organisation

Als Programmmanager interagieren Sie mit verschiedenen Zielgruppen in der Organisation, vom Vorstand bis zu operativen Managern und Mitarbeitern, die wahrscheinlich in irgendeinem Segment Nutzer der Endergebnisse des Programms sein werden. Der Schlüssel ist, mehr mit dem Management auf der Führungsebene zu kommunizieren und mehr Zeit damit zu verbringen, Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen aufzubauen. Kommunikation und Zusammenarbeit sind zwei Schlüsselparameter: Einerseits ‚verkaufen‘ Sie das Programm, die Mission und Vision dahinter, die Ziele, Ergebnisse und Vorteile, die es der Organisation und den Einzelnen bringen wird, und andererseits stellen Sie durch die Zusammenarbeit mit allen Teilnehmern (Gremien, Sponsoren, Portfoliomanagern, operativen Managern) sicher, dass das Programm kontinuierlich mit der Strategie, hoher Priorität und Ressourcenbereitschaft, operativer Unterstützung und Nachhaltigkeit der gelieferten Vorteile nach Abschluss des Programms in Einklang steht. Erfahrene Programmmanager bauen von Anfang an Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen auf, die den Erfolg des Programms erheblich beeinflussen können. Die Absicht ist, die Beziehung zu einer beidseitigen Straße zu machen, in der Informationen über das Programm allen interessierten Interessengruppen und umgekehrt zur Verfügung stehen.

Der Programmmanager ist im Wesentlichen ein Super-Projektmanager, der die Rolle spielt, das Programm zu planen und mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen, Projekte priorisiert und einen Fokus auf den Nutzen für die Organisation sicherstellt, Veränderungen und Unsicherheiten als Chancen zur Steigerung der Wertschöpfung wahrnimmt, ein ausgezeichneter Kommunikator ist und kontinuierlich Beziehungen zu allen Programmteilnehmern sowie dem Rest der Organisation aufbaut. Mit einem Verständnis des Geschäftskontexts, des Arbeitsumfangs und des zukünftigen Endzustands hilft der Programmmanager, Engagement und Ausrichtung aufzubauen, indem er die Unternehmensstrategie und die Geschäftsbedürfnisse mit dem Ergebnis des Programms verbindet.