Der schwierigste Teil besteht darin, zu erkennen, welche Methodik am besten für eine Geschäftsänderung geeignet ist – die traditionelle, prädiktive oder die neue, agile, die insbesondere in der IT-Community bevorzugt wird. Es gibt jedoch kein ‚Kochbuch‘, das das richtige Verhältnis der Managementmethoden bestimmen würde. Jeder muss die beste Lösung für sich selbst finden, wobei strategische Pläne, Ressourcen und die Besonderheiten des Marktes, in dem sie konkurrieren, berücksichtigt werden müssen. Ein wenig Hilfe ist willkommen.

In einem zunehmend unvorhersehbaren und sich schnell verändernden Geschäftsumfeld sind schnelle Anpassungen an Marktbewegungen sowie innovative Initiierungen von Störungen im Markt entscheidend für eine erfolgreiche Integration und das Überleben im digitalen Zeitalter. Dies kann jedoch nicht ohne erfolgreiches Projektmanagement erreicht werden, da hinter der Umsetzung jeder Geschäftsänderung oder jedem Sprung jeglicher Art ein erfolgreich durchgeführtes Projekt steht. Daher ist es überraschend, dass die Ergebnisse aller relevanten Forschungen darauf hinweisen, dass immer noch mehr als die Hälfte der Projekte nicht erfolgreich endet (vollständiges Scheitern oder drastische Änderungen bei Fristen/Budgets).

In einer großen Anzahl von Organisationen ist der Fokus auf einen professionellen Ansatz im Change Management nicht auf dem notwendigen Niveau, und nicht-technologische Unternehmen haben zunehmend Schwierigkeiten, auf die notwendigen Humanressourcen zuzugreifen, um erfolgreich mit Marktanpassungen umzugehen. Motiviert durch solche Statistiken habe ich vor einigen Jahren eine internationale Studie (Teil meiner Masterarbeit) durchgeführt, deren Ergebnisse bewiesen, dass die strategische Ausrichtung des Projektportfolios und ein professioneller Ansatz bei der Umsetzung einen starken positiven Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität von Unternehmen haben. Die schlechte Projekteffizienz zahlreicher Unternehmen schränkt sicherlich die gesamtwirtschaftliche Entwicklung ein, was jetzt besonders wichtig ist, da wir versuchen, die negativen Auswirkungen der Pandemie schnell umzukehren und zum Wachstum zurückzukehren.

Was ist optimal

Leider haben in den letzten Jahren viele Berater, IT-Unternehmen und ‚Agilisten‘ die Entwicklung der Projekteffizienz in der Wirtschaft nicht gefördert, da sie ‚den Übergang von Wasserfall zu agilem Projektmanagement‘ propagieren, als ob agile Methoden eine neue Generation von Projektmethoden wären, die die traditionellen, wie die am häufigsten verwendete PMI und ähnliche, auslöschen sollten. Ein ganzes Buch könnte über die Eigenschaften der Methoden dieser beiden Ansätze und die Unterschiede zwischen ihnen geschrieben werden, aber es ist entscheidend zu verstehen, was das Wesentliche ist. Im traditionellen oder prädiktiven Ansatz wird der Umfang der gewünschten Änderung als eine Menge von Geschäftsanforderungen im Voraus definiert, auf deren Grundlage eine Schätzung der notwendigen Zeit und Ressourcen für die Realisierung vorgenommen wird. Die Ergebnisse des Projekts werden am Ende vollständig geliefert, und beim Versuch, innerhalb der gegebenen Zeit- und Ressourcenrahmen zu bleiben, wird oft die Qualität der Lieferung beeinträchtigt.

Im agilen Ansatz wird von fest zugewiesenen Ressourcen und einem Zeitrahmen für die iterative Lieferung von Ergebnissen (in der Regel bis zu einem Monat) ausgegangen, und dann wird für jeden dieser Zeitintervalle der Umfang definiert, der realisiert und an das operative Geschäft geliefert wird. Dies erleichtert es, den Kundenbedürfnissen und Veränderungen im Markt zu folgen, was im digitalen Zeitalter der intensiven Marktveränderungen zunehmend wichtig ist.

Keiner von uns möchte die Pelješac-Brücke erleben, die mit einer agilen Methodik gebaut wurde, noch auf ein neues Erdbeben in Zagreb in einem auf diese Weise konstruierten Gebäude warten. Aber wir würden uns sicherlich wünschen, dass die Eigentümer unserer Lieblings- oder häufig genutzten digitalen Plattformen, wie mobile Banking oder Lieferdienste, agil die Kundenbedürfnisse erkunden und regelmäßig neue Versionen von Produkten veröffentlichen, die mit diesen Bedürfnissen in Einklang stehen. Fast alle Unternehmen stehen vor der Notwendigkeit, und dieser Trend wird zunehmend ausgeprägt, einige Änderungen mit traditionellen Methoden und andere mit agilen Methoden zur Verwaltung von Geschäftsprojekten umzusetzen. Daher ist es entscheidend, sich organisatorisch, kulturell und ressourcentechnisch an diese hybride Art des Änderungsmanagements anzupassen und zu wissen, welche Managementmethodik für welche Geschäftsänderung optimal ist.

Wie man einen Ansatz wählt

Manchmal ist es relativ einfach zu erkennen, welchen Ansatz man wählen sollte, aber oft ist dies nicht der Fall. Es gibt jedoch mehrere Kriterien, die wir für diesen Geschäftsfall bewerten müssen, um die geeignete Methodik zu bestimmen. Wenn das Risiko des Vorhabens hoch ist, ebenso wie die Unvorhersehbarkeit des Umfangs der Initiative, in die wir in einen sich schnell verändernden Markt eintreten, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass wir das Geschäftsvorhaben mit einer der agilen Methoden wie Scrum realisieren müssen. Besonders wenn es sich um ein Softwareprodukt oder eine digitale Plattform handelt.

Wenn im Voraus klar ist, was zu tun ist, und der Umfang relativ einfach zu beschreiben ist mit einer geringen Wahrscheinlichkeit späterer Änderungen, dann ist klar, dass wir die Initiative mit einer traditionellen/prädiktiven Managementmethodik in kürzester Zeit und mit den wenigsten Ressourcen durchführen müssen. Ein typisches Beispiel für solche Projekte ist, wenn Sie genau definierte Lieferungen in einem Angebot erhalten und vertraglich festlegen, die Sie innerhalb der gegebenen Zeit und des Budgets liefern müssen. Die Unternehmenskultur hatte schon immer einen außergewöhnlichen Einfluss auf das Change Management, und sie hat sicherlich einen erheblichen Einfluss auf die Akzeptanz der agilen Art des Managements von Geschäftssprüngen. Je weiter Sie in der Entwicklung einer offenen Unternehmenskultur fortgeschritten sind, die transparente interne Kommunikation und Beziehungen auf Vertrauen fördert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie darin erfolgreich sind.

Wesentliche Unterschiede

Der grundlegende kulturelle Unterschied zwischen den traditionellen (prädiktiven) und agilen Ansätzen zur Verwaltung von Geschäftssprüngen ist die Einstellung zu Änderungen im Umfang und Inhalt der Änderungen. Es ist falsch, diesen ersten Ansatz, etwas herablassend, Wasserfall zu nennen, da PMI und andere ähnliche Methoden Methoden und Techniken zur Verwaltung von Änderungen entwickelt haben, diese Änderungen jedoch als notwendiges Übel betrachtet werden, mit dem umgegangen werden muss, um das Projekt unter Kontrolle zu halten. Die agile Philosophie begrüßt Änderungen als willkommen, da angenommen wird, dass durch Marktforschung und das Verständnis der Kundenbedürfnisse etwas Bedeutendes entdeckt wurde, das hoch auf die Prioritätenliste für die Umsetzung geschoben werden sollte.

Darüber hinaus bietet der agile Ansatz einen viel größeren Fokus auf die Ergebnisse der Projektlieferungen im Geschäft des Unternehmens und schnellere Korrekturen im Falle von Abweichungen, während in klassischen Ansätzen ein größerer Fokus auf den Erfolg des Projekts gelegt wird, wobei die Nachkontrolle der Beiträge der Lieferungen zum Geschäft vernachlässigt wird. Wie Stephen Elop, CEO von Nokia, das Versagen eines Unternehmens erklärte, das im Projektmanagement außergewöhnlich erfolgreich war: ‚Wir haben nichts falsch gemacht, aber irgendwie haben wir verloren.‘ Ja, sie haben ihren strategischen Plan perfekt umgesetzt, aber sie waren zu wenig agil und haben zu spät erkannt, dass dieser Plan nicht mit den Markttrends und Kundenbedürfnissen übereinstimmte.

Vorsichtig und schrittweise

Eine der Schlüsselwerte der agilen Philosophie – auf Veränderungen zu reagieren, anstatt einem Plan zu folgen – wurde am besten von Jeff Bezos verkörpert, der sich für ein starkes Engagement für die Vision (das kundenorientierteste Unternehmen der Erde) in der Unternehmensführung einsetzte, aber auch Flexibilität bei der Suche nach Wegen zu ihrer Verwirklichung (Festgelegt auf Vision, flexibel auf Reise). Die öffentlich zugänglichen Amazon Leadership-Werte sind sicherlich lesenswert, da sie die besten Praktiken und Erfahrungen von Unternehmensunternehmertum, Kundenorientierung und agilen Werten des Change Managements integrieren.

Daher ist es notwendig, die Kapazitäten des traditionellen Projektmanagements zu bewahren und weiterzuentwickeln, aber es ist sicherlich unvermeidlich, den agilen Ansatz des Managements mit all den notwendigen Voraussetzungen dafür zu beherrschen (Entwicklung der Unternehmenskultur, Humanressourcen, Methodik, organisatorische Veränderungen usw.). Der Einstieg in die Beherrschung und Umsetzung des agilen Ansatzes sollte sicherlich vorsichtig und schrittweise erfolgen, beginnend mit einem oder ein paar multifunktionalen, selbständigen agilen Teams, die synchron an der Entwicklung eines Produkts arbeiten. Es ist wichtig, sich nicht selbst zu täuschen – ein Kunde erzählte mir stolz, dass sie Dutzende von Menschen in agilen Teams haben, aber in sieben bis acht Monaten nichts auf den Markt gebracht haben. Agil zu arbeiten bedeutet, innerhalb einer Woche bis maximal einem Monat einen neuen Increment des Produkts auf den Markt zu bringen.

Falsche Exklusivität

Vor einer breiteren Umsetzung des agilen Ansatzes ist es sicherlich notwendig, organisatorische Schwierigkeiten und Hindernisse zu beseitigen, die während der Pilotprojekte beobachtet wurden, und dann mit einer breiteren Umsetzung gemäß einer der agilen Skalierungsmethoden (Nexus, Less, SAFe usw.) fortzufahren. Eine Reihe von Organisationen hat versucht, einen Schritt weiter zu gehen und ihr hierarchisches Geschäftsmodell vollständig zu transformieren, indem sie ‚Stämme‘ von agilen Teams geschaffen haben, die vollständig selbständig und verantwortlich für sowohl die Entwicklung als auch das operative Tagesgeschäft in einem bestimmten Geschäftsbereich sind (z. B. Lebensversicherung in einem Versicherungsunternehmen). Anstelle der traditionellen Gruppierung von Ressourcen nach Fähigkeiten wechselt die Organisation zur Gruppierung von Ressourcen nach Teams und Stämmen, während die Einheitlichkeit der Fähigkeiten nach Typen von Gemeinschaften der Praxis (CoP) gewährleistet wird, die eine bestimmte Matrixverantwortung über verwandte Ressourcen des Stammes haben (z. B. Softwareentwicklung, Produktentwicklung usw.).

Leider haben viele solcher Organisationen, anstatt das PMO (Projektbüro) an die neue hybride Art des Projektmanagements anzupassen und weiterzuentwickeln, es abgeschafft und als Relikt der Vergangenheit betrachtet, sodass es nicht verwunderlich ist, dass die meisten dieser organisatorischen Transformationen erfolglos endeten und erhebliche negative Folgen hinterließen. Das digitale Zeitalter ist definitiv das Zeitalter des hybriden Change Managements, in dem Organisationen wissen müssen, wie sie die geeignete Managementmethode für einzelne Initiativen erkennen und ihre Unternehmenskultur, Struktur und Ressourcen so anordnen, dass sie sowohl traditionelle Ansätze zur Realisierung von Geschäftssprüngen als auch den agilen Ansatz, insbesondere im Management des Produktportfolios, erfolgreich synchronisieren. Es gibt kein Kochbuch, das das richtige Verhältnis der Managementmethoden bestimmen würde – jeder muss zu seiner optimalen Lösung kommen, wobei strategische Pläne, verfügbare Ressourcen und die Besonderheiten des Marktes, in dem sie konkurrieren, berücksichtigt werden müssen.

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