Wie bereit sind die kroatischen Behörden der öffentlichen Verwaltung für den Übergang zur Fernarbeit?

Im Jahr 2020 haben sich die Welt und die Art und Weise, wie wir arbeiten und leben, erheblich verändert. Mitarbeiter auf der ganzen Welt sind zu verschiedenen Zeiten, auch in Kroatien, zur Fernarbeit übergegangen. Unabhängig von der aktuellen Situation stehen die Behörden der öffentlichen Verwaltung unter ständigem Druck, qualitativ hochwertigere, schnellere und einfachere Dienstleistungen anzubieten, da die Bürger bessere Dienstleistungen und mehr Engagement erwarten, und dieses Jahr hat ihnen zusätzliche Herausforderungen in Form von Fernarbeit gebracht.

Der Minister für öffentliche Verwaltung und Justiz, Ivan Malenica, erließ am 1. Dezember eine neue Richtlinie zu Maßnahmen zur Verhinderung der Ausbreitung der COVID-19-Epidemie und zur Gewährleistung der Bedingungen für die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben in den Behörden der öffentlichen Verwaltung. Laut der Richtlinie wird die Arbeitsweise der Mitarbeiter in staatlichen und öffentlichen Diensten von jedem Leiter einer bestimmten Institution festgelegt. Angesichts all dessen ist es offensichtlich, dass digitale Technologien und Daten wesentliche Werkzeuge für die öffentliche Verwaltung sind, die sich schnell und effektiv an alle Veränderungen anpassen müssen. Haben die Behörden der öffentlichen Verwaltung jedoch die geeigneten Werkzeuge für die Fernarbeit, wie in der Erklärung von Microsoft angegeben? 

Die Behörden der öffentlichen Verwaltung weltweit übernehmen zunehmend Cloud-Technologie, nicht nur Web und Anwendungen, sondern auch das Internet der Dinge (IoT) und Sensoren, maschinelles Lernen, digitale Agenten und Bots sowie Spracherkennungstools für eine bessere Analyse und ein besseres Verständnis der gewonnenen Daten. Die digitale Transformation unterstützt auch eine größere Resilienz gegenüber Krisen und Veränderungen. Beispielsweise können cloudbasierte Lösungen leicht an die Nachfrage angepasst werden und die Einführung neuer Dienstleistungen beschleunigen, im Gegensatz zu Hardwarelösungen. Die Behörden der öffentlichen Verwaltung sollten tatsächlich wie digitale Aktivitätsunternehmen arbeiten, ihre Aktivitäten optimieren, Dienstleistungen transformieren, Mitarbeiter ermächtigen und ein größeres Bürgerengagement durch intensivere Kommunikation fördern.

Die rasche Übernahme von Cloud, Datenanalytik, sozialen Medien und Mobilität erhöht das Tempo des Wandels und treibt den Innovationsbedarf im öffentlichen Dienst voran. Diese technologischen Megatrends und der rasche Anstieg des Datenvolumens setzen die Funktionsweise der öffentlichen Verwaltung zurück, von der Art und Weise, wie sie Entscheidungen trifft und Politiken auf der Grundlage von Datenanalysen erstellt, bis hin dazu, wie sie die Erwartungen der Bürger und der Geschäftssysteme erfüllt. Inwieweit sind die Behörden der öffentlichen Verwaltung in Kroatien digital transformiert?

Seit vielen Jahren sind wir es gewohnt, die Sitzungen der Regierung der Republik Kroatien über Live-Streaming zu verfolgen, während gleichzeitig die Minister Dokumente in digitaler Form bei der Sitzung überprüfen – was für uns üblich ist, ist in anderen Ländern nicht so verbreitet, und in diesem Sinne sind wir einen Schritt voraus. Daher ist es nicht überraschend, dass die gesamte Öffentlichkeit sich zu einem Zeitpunkt, als die Gesundheit des Premierministers und der Minister besorgt ist, digitaler Technologien bedient, um aus der Selbstisolation zu kommunizieren und an Sitzungen teilzunehmen.

Die neue Arbeitsweise hat nicht nur private Unternehmen betroffen, sondern auch die öffentliche Verwaltung gleichzeitig beeinflusst. Sind Online-Meetings jedoch alles, was wir aus der digitalen Transformation gewonnen haben? Die Antwort liegt in einem detaillierteren Blick auf die spezifischen Aufgaben und Kompetenzen einzelner Behörden der öffentlichen Verwaltung und charakteristische Szenarien für bestimmte Bereiche.

In der vergangenen Zeit haben wir uns bereits an öffentliche Dienstleistungen gewöhnt, die über das e-Citizens-System verfügbar sind, und neue wurden angekündigt. Dies trägt zur Reduzierung von Papierkram in klar definierten Prozessen bei, die kein direktes Feedback von Beamten erfordern. Was passiert jedoch, wenn die Kommunikation nicht einseitig ist oder wenn e-Citizens keinen elektronischen Dienst anbieten? In Lettland wurde eine Analyse häufig gestellter Fragen und Antworten an die öffentliche Verwaltung durchgeführt, und jetzt geben Agenten Antworten, wobei ausreichend Zeit für die Beamten zur Verfügung steht, um die Fälle zu klären.

Was halten Sie außerdem von der Möglichkeit, einen Termin für eine Beratung mit dem Beamten zu reservieren, der Ihren Fall bearbeitet, wenn Sie eingeladen werden, zusätzliche Informationen bereitzustellen? In einigen Ländern finden Gerichtsratsitzungen normalerweise online mit automatischer Protokollierung der Sitzung statt. Wie wir hören, haben kroatische Richter bereits ähnliche Lösungen getestet und sind bereit, sie zu nutzen. Solche Lösungen sind heute Realität, und wie weit wir davon entfernt sind, hängt vom Engagement der Führungskräfte öffentlicher Institutionen und Unternehmen ab, wie in der Richtlinie von Minister Malenica angegeben.

Den Behörden der öffentlichen Verwaltung in der Republik Kroatien wurde der Zugang zu und die Nutzung von Softwaretools wie Microsoft Teams, Microsoft PowerApps, Microsoft PowerBI und anderen gewährt, die unter anderem auf künstlicher Intelligenz basieren, durch einen Rahmenvertrag mit Microsoft. Für die Nutzung dieser Tools hat Microsoft größeren Institutionen kostenlose Unterstützung angeboten, während es zahlreiche Microsoft-Technologiepartner auf dem Markt gibt, die über die erforderlichen Kompetenzen verfügen und in zusätzlichen Szenarien helfen können.

Das Unternehmen Odašiljači i veze (100 % im Besitz der Republik Kroatien) begann im November 2019 mit der Nutzung von Microsoft Teams und machte einen Schritt nach vorne in der digitalen Transformation und im Geschäft. Die Teams-Plattform wird täglich genutzt und hat weitgehend die Kommunikation über E-Mail ersetzt, und Dokumente zirkulieren schnell über die Plattform, was die Zusammenarbeit schneller und effizienter macht. Angesichts der Tatsache, dass die Arbeitsplätze von Odašiljači i veze in fast jeder Ecke Kroatiens liegen, wurde die Kommunikation über Videomeetings ebenfalls erleichtert, was sich besonders in Zeiten als nützlich erwiesen hat, als die Welt von der Coronavirus-Pandemie betroffen war.

"Obwohl in den letzten Jahren einige Kollaborationsplattformen im Unternehmen genutzt wurden, hat die Einführung der Microsoft Teams-Plattform Ende 2019 viele Geschäftsprozesse zum Besseren verändert. Unser "Arbeitsbereich" wurde erheblich verbessert und an unsere Bedürfnisse angepasst. Im vergangenen Jahr haben wir diese Plattform vollständig als unverzichtbaren Teil unserer täglichen Arbeit angenommen, insbesondere unter Bedingungen des Fernzugriffs auf Dienstleistungen wie das Arbeiten von zu Hause aus, was wir aufgrund der aktuellen Coronavirus-Pandemie gezwungen waren zu übernehmen. Ich würde wagen zu sagen, dass, wenn wir nicht rechtzeitig fortschrittliche Möglichkeiten der Online-Kommunikation und Zusammenarbeit erkannt hätten, die Ergebnisse unserer Arbeit nicht annähernd das wären, was sie jetzt sind. So können wir sagen, dass wir unser Geschäft so weit angepasst haben, dass es unvorstellbar wäre, das Unternehmen so flexibel zu betreiben und anzupassen, ohne Werkzeuge wie Teams," kommentierte Mate Botica, Direktor von Odašiljači i veze.

Der Prozess der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung ist komplexer als im privaten Sektor. Während des Modernisierungsprozesses teilen die Behörden der öffentlichen Verwaltung drei gemeinsame Faktoren: die Angleichung der IT-Architektur an die Abläufe der öffentlichen Verwaltung, Budgetbeschränkungen und Risiken – insbesondere aufgrund des Mangels an Bildung im Umgang mit Informationstechnologie. Mit einer klaren Vision, wohin sie steuern und was sie aus IT-Perspektive erreichen wollen, ist es entscheidend, dass die Behörden der öffentlichen Verwaltung eine koordinierte und sichere Umgebung aufrechterhalten, und nach der Implementierung neuer Technologien ist es unerlässlich, qualitativ hochwertige Schulungen für die Mitarbeiter anzubieten, um diese effektiv in ihrer täglichen Arbeit zu nutzen.

Die Fähigkeit, Technologie zu verstehen und zu nutzen, stellt eine bedeutende Chance dar, und von diesem Standpunkt aus lenkt Microsoft seine Mission in Bezug auf die öffentliche Verwaltung: die digitale Transformation zu fördern, die wirtschaftliches Wachstum, soziale Inklusion, gute Regierungsführung und bessere Ergebnisse für die Bürger ermöglicht.

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