Die Stärke der digitalen Transformation zeigt sich in der Veränderung der traditionellen Art und Weise, Geschäfte zu tätigen, durch den Einsatz digitaler Technologien sowie in der Anwendung neuer Geschäftsmodelle, die aus der Transformation hervorgehen. Es ist niemals nur ein IT-Projekt; daher erreichen wir durch die Veränderung nur eines Teils nicht nur wenig – wir können auch Schaden anrichten.

Das Konzept der digitalen Transformation ist einer falschen Interpretation und ungeschickten Erklärung unterworfen, da es keine einheitliche Definition gibt, die seinen Umfang, seine Merkmale und seine Funktion vollständig erklären kann. Zunächst glauben viele, dass sie durch die Digitalisierung eines bestimmten Teils ihres Geschäfts auch die digitale Transformation durchgeführt haben, aber die Digitalisierung ist nur ein Aspekt dieses umfassenden Projekts. Ein weiterer Grund ist, dass das Projekt der digitalen Transformation auf die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation zugeschnitten ist, weshalb es normalerweise nicht einfach auf eine andere Organisation übertragen werden kann.

Digitale Transformation ist viel mehr als die Digitalisierung einzelner Prozesse. Ihre Stärke liegt in der Veränderung der traditionellen Art und Weise, Geschäfte zu tätigen, durch den Einsatz digitaler Technologien sowie in der Anwendung neuer Geschäftsmodelle, die aus der Transformation hervorgehen. Es ist auch ein lebendiger und kontinuierlicher Prozess, der die Einbeziehung aller Stakeholder erfordert, um die festgelegten Ziele und erwarteten Vorteile vollständig zu erreichen. Die ausschließliche Digitalisierung bestehender Prozesse kann sehr gefährlich sein, und das gesamte Vorhaben kann kostspielig und nutzlos sein.

Der Engpass befindet sich oben auf der Flasche.

Geschäftsprozesse sind das zentrale Nervensystem jeder Organisation und entscheidend für das Funktionieren des gesamten Organismus, und die Synapsen zwischen ihnen sind äußerst wichtig, da sie den Fluss von Informationen und Daten ohne unnötige Stopps ermöglichen. Aus diesem Grund muss sich die Denkweise über das Unternehmen ändern. Es ist nicht und sollte nicht eine Ansammlung unabhängiger Einheiten sein, die keinen Kontakt zueinander haben, sondern ein Set von miteinander verbundenen, verflochtenen und gegenseitig verknüpften Geschäftsprozessen. Diese Geschäftsprozesse sind direkt an der Schaffung von Wert und Umsatz beteiligt; sie sind groß und sollten ständig der Verbesserung dienen.

Es ist eine häufige Falle, Geschäftsprozesse einzeln zu betrachten, ohne ihre Komplementarität zu berücksichtigen, sodass die Digitalisierung eines Prozesses nicht unbedingt effizientere Gesamtgeschäftsabläufe bedeutet. Zum Beispiel adressiert die Optimierung des Verkaufsprozesses durch die Einführung von CRM-Lösungen die Probleme des Verkaufsteams bei der Nachverfolgung von Potenzialen und dem Abschluss von Verträgen, aber die Arbeit endet dort nicht. Wenn dieser Prozess von einem Produktionsgeschäftsprozess begleitet wird, der ineffizient ist, das heißt, er kann die zuvor geschaffenen Bedürfnisse nicht erfüllen, liefert das gesamte Vorhaben nicht so viel Wert, wie ursprünglich vorgesehen. Solche Situationen im Geschäft entstehen aufgrund einer kurzsichtigen Auffassung und der Unfähigkeit, das größere Bild zu sehen.

Daher ist es entscheidend, über Engpässe nicht nur im Prozess, sondern auch zwischen ihnen nachzudenken, sowie über deren Verknüpfung und eine klare Vision zu haben, wie die Geschäftsprozesse im Unternehmen aufeinander aufbauen. Damit Unternehmen in diesem Bereich erfolgreich sind, wird empfohlen, das APQC Process Classification Framework anzuwenden, das den besten Überblick über die Abhängigkeiten von Geschäftsprozessen bietet. Dieses anpassungsfähige Framework hilft, die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu verstehen und gibt Einblick in deren Belastungen und Leistungen.

Detaillierte Analyse zuerst.

Wenn von massenhafter Digitalisierung gesprochen wird, wird meist an die Einführung einer neuen und oft teuren ERP-Lösung in die Organisation gedacht. Obwohl es mit dem Slogan ein System, um sie alle zu beherrschen begleitet wird, kann es ohne vorherige Analyse und Vorbereitung keine Wunder wirken. Glücklicherweise sind die Lösungen auf dem Markt in Modulen äußerst anpassungsfähig, aber Vorsicht ist geboten.

Zunächst ist es wichtig, die betroffenen Geschäftsprozesse gründlich zu analysieren (AS-IS), was zeigen wird, dass einige von ihnen neu gestaltet und optimiert werden müssen, da es wenig Nutzen bringt, ineffiziente Prozesse zu automatisieren. Wenn gute Prozesse nicht klar von schlechten getrennt sind, wird die Anwendung von ERP mit solchen Prozessen nur das Scheitern beschleunigen und Frustrationen erhöhen, was zu einer Regression der Projektaktivitäten und unvermeidlichen Änderungen führt, normalerweise zu hohen Kosten. Es wird empfohlen, Geschäftsprozesse mithilfe von BPMN 2.0-Flussdiagrammen zu dokumentieren.

Diese Methodik wird wegen ihrer Einfachheit, Präzision und Fähigkeit verwendet, die komplexesten Prozesse verständlich mit einheitlichen Symbolen darzustellen, was sie für alle Benutzer leicht verständlich macht, von Geschäftsanalysten, die Prozesse modellieren, bis hin zu technischen Programmierern, die für die Implementierung der Technologie verantwortlich sind, die diese Prozesse durchführen wird, und schließlich zu Geschäftsleuten, die sie verwalten und überwachen werden. Während es viele Techniken für deren Reengineering gibt, ist es erwähnenswert, Six Sigma und Lean Six Sigma als bewährte Methodologien zur Verbesserung von Geschäftsprozessen hervorzuheben, die empfohlen werden, in Optimierungsprojekte einbezogen zu werden.

Die gesamte Systemüberarbeitung.

Die Arbeit endet jedoch nicht dort. Nach der Erstellung des Prozesskatalogs und der notwendigen Verbesserungen folgt eine gründliche Vorbereitung – die zeitliche. Obwohl die ERP-Lösung in bestehende Geschäftsprozesse eingeführt wird, muss man über den gewünschten Zustand nachdenken und das System entsprechend anpassen. Wenn zukünftige Bedürfnisse, die die Geschäftsprozesse erfüllen müssen, nicht berücksichtigt werden, kann das gesamte Vorhaben kontraproduktiv werden. Das Problem mit der Zukunft ist, dass sie normalerweise ankommt, bevor wir bereit dafür sind, weshalb es notwendig ist, das größere Bild des Geschäfts zu berücksichtigen und die Prozesse gemäß den strategischen Zielen der Organisation zu gestalten. Wenn das strategische Ziel beispielsweise die Einführung neuer Vertriebskanäle oder die Erweiterung des Geschäftsumfangs umfasst, sollten die Geschäftsprozesse so gestaltet werden, dass sie skalierbar sind, das heißt, sie sollten die Erreichung der zuvor definierten Ziele ermöglichen. Erst nach diesem Schritt können die TO-BE-Geschäftsprozesse gestaltet und funktionale Anforderungen für das ERP-System entwickelt werden.

Zunächst ist es notwendig zu verstehen, was genau die Digitalisierung dem Unternehmen bringt. Entscheidungsträger müssen darüber nachdenken und die Rentabilität dieser Investition quantifizieren, das heißt, wie viel Aufwand und Kosten für die Digitalisierung erforderlich sind und welche Vorteile erzielt werden. Wenn es lediglich darum geht, einen Punkt auf einer Checkliste abzuhaken oder einen Versuch zu unternehmen, mit den Trends Schritt zu halten, sind die Ergebnisse wahrscheinlich nicht die besten.

Change Management.

Der zweite Faktor, der in der gesamten Geschichte der wichtigste sein könnte, ist effektives Change Management. Obwohl es trivial klingt, sind viele Unternehmen an diesem Schritt gescheitert und haben aufgrund unzureichender Vorbereitung die Vorteile verpasst, die das Projekt der digitalen Transformation bietet. Veränderungen in Organisationen betreffen in erster Linie die Mitarbeiter, die sich an die neue Situation anpassen müssen. Es ist die Aufgabe des Managements, sie durch die Veränderungen zu führen und sicherzustellen, dass sie sowohl die Gründe für die Veränderung als auch die Schritte zu ihrer Umsetzung verstehen. Solche Situationen, in denen andere Mitarbeiter Unsicherheit und Inkonsistenz bei der Umsetzung von Veränderungen bemerken, können den investierten Aufwand erheblich behindern und die Veränderungen, die das Unternehmen anstrebt, verzögern. Daher ist es sehr wichtig, dass alle Mitarbeiter klar sehen, dass das Führungsteam, das für Veränderungen im Geschäft verantwortlich ist, gut organisiert, fokussiert und auf Veränderungen ausgerichtet ist, damit alle anderen Mitarbeiter ihnen in diesem Prozess folgen können.

Das Maßnahmenpaket, das das Management umsetzen muss, wird allgemein in zwei Epochen unterteilt – vor und nach der Einführung der Veränderung.

Die Falle ist ein spontanes Projekt.

Vor der Veränderung muss das Management die Bereiche klar definieren, die von der neuen Situation betroffen sein werden, und identifizieren, welche Gruppen von Mitarbeitern am stärksten betroffen sein werden. Es ist auch wichtig, ein Team von Personen zusammenzustellen, die zusammen mit dem Management sicherstellen, dass die Veränderung so reibungslos und mit minimalem Widerstand in der Organisation umgesetzt wird. Solche Mitarbeiter werden als ‚Change-Botschafter‘ fungieren und potenzielle Risiken mindern. Sie werden in der Lage sein, die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten, wie: ‚Warum finden Veränderungen statt?‘; ‚Was ist der Umfang der Veränderungen?‘; ‚Was bedeutet das für mich?‘

Nach der Umsetzung der Veränderung ist es notwendig, ein System zur Information der Mitarbeiter sicherzustellen, damit sie das Vertrauen in das Management und die Umsetzer der Veränderung nicht verlieren. Alle Elemente, die mit den Veränderungen verbunden sind, sollten klar und gründlich präsentiert werden, um Vertrauen aufzubauen und Widerstand zu beseitigen. Das Management sollte Veränderungen durch Beispiele unterstützen und positive Verschiebungen sowie Mitarbeiter, die neue Arbeitsweisen angenommen haben, öffentlich hervorheben. Und last but not least sollten alle Mitarbeiter ermutigt werden, Feedback zu geben. Dies ermöglicht es, zu verstehen, wie sich die Menschen fühlen und zu bewerten, welche Art von Kommunikation verschiedene Teile der Organisation benötigen, um weiter zu planen. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen, aber das Wichtigste ist, klarzustellen, dass Feedback ehrlich, konstruktiv und häufig sein sollte.

Es muss darauf geachtet werden, dass spontane Digitalisierung das Projekt der digitalen Transformation nicht ruiniert. Dies erfordert viel größeren Aufwand, Überlegung und Ressourcen, aber die Ergebnisse sind daher deutlich besser. Man muss über die langfristigen Rahmenbedingungen nachdenken, in denen sich die Organisation befinden wird, und welche Vorteile sie zu diesem Zeitpunkt gegenüber der Konkurrenz haben wird. Die langfristige Marktposition der Unternehmen, die eine digitale Transformation durchlaufen haben, ist erheblich günstiger; die Unternehmen sind produktiver, und ihre Rentabilität ist deutlich höher. Aufgrund dieser Unterschiede ist die größte Kosten der digitalen Transformation genau – ihre Nicht-Implementierung.