Bau: Wie man die Vorteile der ‚Schlüsselfertig‘-Klausel nutzt

Inflation, steigende Baupreise, Einschränkungen durch die EU-Mitfinanzierung von Infrastrukturprojekten, öffentliche Beschaffungsregeln… all dies rückt das ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltungssystem für Kunden in den Fokus. Die Anwendung einer solchen vertraglichen Klausel ist jedoch nicht nur eine sofortige Lösung, die die Buchhaltung vereinfacht, insbesondere für wirtschaftliche und Infrastrukturprojekte.

Die Inflation wirkt sich insbesondere auf die Preise von Bauarbeiten im spezifischen Kontext des kroatischen Immobilienmarktes aus. In diesen Umständen ist es von größter Bedeutung für die Kunden, einen zuverlässigen Umfang, Dynamik und Qualität der Ausführung der Arbeiten innerhalb akzeptabler Finanzierungsgrenzen sicherzustellen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Auftragnehmer in der Lage sind, die Risiken und die Rentabilität der Ausführung der Arbeiten oder der Realisierung des Bauvertrags zu bewerten. Wenn wir die Einschränkungen durch die EU-Mitfinanzierung von Infrastrukturprojekten und die komplexen öffentlichen Beschaffungsregeln hinzufügen, ist es oft notwendig, das ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltungssystem in Betracht zu ziehen.

Vertragsmethoden

Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, die Ausführung von Bauarbeiten zu beauftragen. Eine Methode ist ein Vertrag mit einem festen, unveränderlichen Baupreis (der sogenannte ‚Schlüsselfertig‘-Vertrag), und die andere Methode ist mit vereinbarten Einheitspreisen für die Arbeiten (Berechnung basierend auf tatsächlich ausgeführten Arbeiten). In Verträgen mit einer Berechnungsmethode, die auf tatsächlich ausgeführten Arbeiten basiert, kann die endgültige finanzielle Abrechnung um bis zu 30 Prozent mehr oder weniger als der geschätzte Wert der beauftragten Arbeiten variieren. In den heutigen inflationsbedingten Bedingungen und den ständig steigenden Preisen der Inputelemente im Bausektor (Materialpreise und Arbeitskosten) sprechen wir im Allgemeinen von Aufwärtsabweichungen.

Daher besteht in der Praxis ein zunehmender Bedarf, den Preis der Arbeiten festzulegen, um die Kostenvorhersehbarkeit für den Investor bei der Ausführung des Vertrags sicherzustellen und unvorhergesehene zusätzliche Überschreitungen des gesicherten Investitionsbudgets nach Abschluss des Beschaffungsprozesses zu vermeiden. Aus diesen Gründen wird bei der Planung komplexerer Arbeiten oft das ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltungssystem berücksichtigt. Die Anwendung einer solchen vertraglichen Klausel ist jedoch keine sofortige Lösung, die die Buchhaltung vereinfacht, und vor ihrer Anwendung ist es notwendig, den Umfang und die Natur der Infrastruktur selbst sowie die geltenden Gesetze und Handelsbräuche (sogenannte Praktiken) zu analysieren.

Vertragsregeln

In einem Vertrag nach dem ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltungssystem führt der Auftragnehmer die Arbeiten auf der Grundlage von Kostenbeschreibungen und projekttechnischer Dokumentation zu einem festen und unveränderlichen Preis aus, und wenn eine Menge im Kostenangebot falsch berechnet wird oder wenn bestimmte Arbeiten im Kostenangebot weggelassen werden, hat der Auftragnehmer kein Recht, diese zusätzlich in Rechnung zu stellen. Wenn die projekttechnische Dokumentation nicht vorbereitet ist, kann ihre Vorbereitung auch in die Projektaufgabe oder die Anforderungen des Kunden innerhalb der Beschaffungsdokumentation aufgenommen werden. In diesem Fall geht der Auftragnehmer (unabhängig, in einem Bieterkonsortium oder mit Subunternehmern) zunächst an die Vorbereitung der notwendigen Projekte und führt dann auf deren Grundlage die Arbeiten aus, wobei die Berechnung und Zahlung gemäß dem Beschaffungs-Kostenangebot erfolgt, das in der Regel nur einen (Vertrags-) oder mehrere Posten (Phasen der Vertragserfüllung) hat.

Die Quelle des ‚Schlüsselfertig‘-Prinzips findet sich in den FIDIC-Regeln (International Federation of Consulting Engineers – Fédération Internationale des Ingénieurs-Conseils), die normalerweise für die Beauftragung großer Anlagen und Investitionen verwendet werden und für die Teilnahme von Planern und Auftragnehmern auf globaler Ebene aufgrund der Einheitlichkeit von Regeln und Mustern angepasst sind. Elemente des ‚Schlüsselfertig‘-Prinzips erschienen erstmals im FIDIC Yellow Book von 1963 (auch bekannt als Fabrik- und Entwurfsvertrag, bei dem das Projekt vom Auftragnehmer vorbereitet wird) und dann in späteren Versionen der FIDIC-Vertragsregeln (das Orange Book von 1995 (Bedingungen für den Vertrag über Planung, Bau und Schlüsselfertig), das Silver Book von 1999 (Bedingungen für den Vertrag über EPC – Engineering, Procurement and Construction) und das FIDIC Gold Book von 2008, das die Regeln für Verträge über Planung und Bau umfasst, die in eine zusätzliche Wartungsperiode von bis zu 20 Jahren übergehen).

Auswahl des Auftragnehmers

Das Prinzip der ‚Schlüsselfertig‘-Beauftragung ist so, dass eine vollständige Investition normalerweise mit einer Menge von einem Stück oder einem Vertrag bis zur endgültigen Ausführungsstufe beauftragt wird, sodass der Investor das errichtete Gebäude/in die Infrastruktur sofort ohne zusätzliche Anpassungen oder Ausstattungen nutzen kann (schlüsselfertig). Dieses Prinzip der Beauftragung erfordert einen zuverlässigen und gut ausgestatteten Auftragnehmer, da es keine definierten Arbeitsgruppen und Kostenpositionen gibt. Der Auftragnehmer muss die Investition im Voraus gründlich studieren (einschließlich einer detaillierten Überprüfung der Dokumentation und des Standorts), da nach der Unterzeichnung des Vertrags keine zusätzlichen Arbeitsberechnungen zulässig sind.

Ein großes Maß an Wissen und einen vorsichtigen Ansatz sind auch seitens des Kunden erforderlich, der in der Lage sein muss, eine solche Investition so zu definieren, dass sie ohne detaillierte Kostenangebote den Zweck, den Umfang und die Qualitätsanforderungen des Gebäudes definiert, die für die Auftragnehmer ausreichend verständlich sind und für die sie berechnen und bereit sein werden, das Risiko zu übernehmen. Darüber hinaus muss der Kunde die Qualitätsüberwachung der Ausführung solcher Arbeiten sicherstellen.

Der Vertragspreis ist höher

Das ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltungssystem gemäß Artikel 630 des Obligationenrechts impliziert, dass der Auftragnehmer auf der Grundlage des Bauvertrags unabhängig verpflichtet ist, alle für den Bau und die Nutzung des Gebäudes notwendigen Arbeiten auszuführen. Der vereinbarte Preis umfasst notwendigerweise den Wert aller unvorhergesehenen Arbeiten und Mehrarbeiten und schließt die Auswirkungen von Mängeln in den Arbeiten auf den vereinbarten Preis aus, vorausgesetzt, dass es keine Änderung des Umfangs der beauftragten Arbeiten auf der Grundlage der Vereinbarung der Vertragsparteien oder aus Gründen, für die der Kunde verantwortlich ist, gegeben hat. Wenn mehrere Auftragnehmer als Vertragspartei am ‚Schlüsselfertig‘-Vertrag teilnehmen, ist ihre Haftung gegenüber dem Kunden gesamtschuldnerisch.

Es sollte auch die andere Seite der Medaille erwähnt werden – ein deutlich höherer Vertragspreis für Arbeiten im Vergleich zum klassischen Kostenangebot – der die Auftragnehmer in der Praxis vor den nachteiligen Auswirkungen tatsächlicher Umstände vor Ort schützt (z. B. unerwartete geomechanische Eigenschaften des Bodens, archäologische Funde, die Anpassungen an der Route/dem Umfang der Infrastruktur erfordern usw.).

Im Falle der öffentlichen Beschaffung

Wenn es sich um ein Verfahren zur öffentlichen Beschaffung handelt (entweder im Falle von Verpflichtungen zur öffentlichen Beschaffung oder von Einrichtungen, die nicht dem Gesetz über die öffentliche Beschaffung unterliegen), sollte der Kunde auch berücksichtigen, wie sich eine Preisänderung auf das Ergebnis des Beschaffungsverfahrens selbst auswirken würde, d. h. ob sie zu demselben Maß an Transparenz des Verfahrens und zur Auswahl desselben Bieters führen würde. Darüber hinaus stellt sich im Kontext steigender Preise auf dem Markt die Frage nach der Möglichkeit, den Beschluss der Regierung vom 21. Juni 2022 zur Minderung der Auswirkungen der globalen Störung auf den Märkten für Baumaterialien und -produkte anzuwenden. Nämlich, im Falle der ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltung ist die Grundlage für die Preisberechnung dem Kunden im Voraus nicht bekannt durch die Preise einzelner Materialien, Produkte oder Arbeiten, die in Kostenpositionen ausgedrückt sind, sondern ist eine interne Analyse des Bieters, die weitgehend auf der Quantifizierung von Risiken beruht. Daher ist eine direkte Bezugnahme auf die Preiserhöhung einzelner Elemente im Verhältnis zu den Positionen aus dem vertraglichen Kostenangebot, wie in der klassischen Berechnung von Arbeiten, nicht möglich, und es ist im Allgemeinen nicht möglich, eine transparente und detaillierte Analyse der Preise im Verhältnis zu den beauftragten Arbeiten durchzuführen.

Es sollte betont werden, dass die neuen speziellen Baupraktiken von 2021, im Gegensatz zu den vorherigen von 1977, nicht gelten, wenn die Auftragnehmer deren Anwendung ausgeschlossen haben, was in einer Art Kollision mit dem Gesetz über die öffentliche Beschaffung steht, das die Anwendung von Handelsbräuchen mit einer ausdrücklichen Erklärung über deren Anwendung in der Beschaffungsdokumentation und im Vertrag bedingt. Daher ist es ratsam, für öffentliche Beschaffungsverträge, die nach dem 21. Dezember 2021 abgeschlossen wurden, ausdrücklich anzugeben, ob die speziellen Baupraktiken gelten oder nicht, um potenzielle Streitigkeiten in der Auslegung zu vermeiden.

Überwachung der Ausführung von Arbeiten

Das ‚Schlüsselfertig‘-Buchhaltungssystem vereinfacht die Berechnung und Zahlung von Arbeiten erheblich, da die Berechnung nicht an das Niveau der Ausführung einzelner Kostenpositionen gebunden ist, sondern an das Erreichen größerer Schlüsselpunkte (Meilensteine), die beispielsweise mit einzelnen Phasen der Vertragserfüllung (Planung, Bau, Ausstattung) und/oder mit einzelnen Ausführungs- und Funktionseinheiten der Infrastruktur (z. B. einem Zweig einer Pipeline, einer Transformatorstation des elektrischen Netzes, einem Aggregat-/Verteilungsknoten eines festen Telekommunikationsnetzes, einer Basisstation eines Mobilfunknetzes usw.) verbunden sein können.

In Ermangelung klassischer Buchhaltungssituationen, die auf detaillierten Kostenangeboten basieren, muss jedoch eine angemessene Überwachung der Ausführung der Arbeiten gemäß den entworfenen Lösungen, Technologien und innerhalb der vertraglichen Fristen sichergestellt werden. Hierbei ist die Rolle der Fachaufsicht besonders wichtig, deren Stellenbeschreibung der Kunde ausreichend umfassend definieren sollte, um die Überwachung und Abrechnung der Ausführung der Arbeiten auf nachweisbare Weise mit einem ausreichenden Detaillierungsgrad sicherzustellen.

Die Berechnung nach dem ‚Schlüsselfertig‘-Prinzip muss nachvollziehbar sein und klar die Entstehung der Grundlage für die Zahlung, d. h. die Schlüsselpunkte oder Phasen der Vertragserfüllung, die im Voraus durch die Beschaffungsdokumentation und den Vertrag mit dem Auftragnehmer vorgeschrieben sind, demonstrieren. Es wird auch empfohlen, ein Bautagebuch zu führen, selbst in Fällen, in denen keine Verpflichtung zur Führung solcher Dokumentationen besteht und die ohne Baugenehmigung und/oder ohne Hauptprojekt (gemäß der Verordnung über einfache und andere Gebäude und Arbeiten) ausgeführt werden. Dies ermöglicht eine tägliche Überwachung der Ausführung der Arbeiten, und im Falle der EU-Mitfinanzierung können die Zwischenstellen, die die Durchführung von Verträgen zur Zuteilung von nicht rückzahlbaren Mitteln kontrollieren, leichter die Dynamik der Arbeiten und die Berechtigung der geltend gemachten Kosten bestimmen.

Rechtzeitige Vorbereitung

Nach der Bekanntgabe des aktuellen Aufrufs zur Einreichung von Vorschlägen ‚Unterstützung für Unternehmen beim Übergang zu einer energie- und ressourcenschonenden Wirtschaft‘, für den Anträge bis zum 19. Dezember 2022 angenommen werden, werden bis Ende des Jahres weitere Aufrufe aus dem Nationalen Wiederaufbau- und Resilienzplan erwartet, die Projekte mit einem Infrastrukturkomponenten wie Investitionen in touristische Einrichtungen und Telekommunikationsinfrastruktur mitfinanzieren.

Eine rechtzeitige Vorbereitung ist entscheidend, insbesondere für komplexere Investitionen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Investoren hören, dass es Aufrufe zur Einreichung von Vorschlägen gibt, für die sie sich bewerben können, aber aufgrund unzureichender Informationen die Gelegenheit zur Bewerbung verpassen oder im schlimmsten Fall einen Antrag einreichen, der nicht akzeptabel ist oder nicht genügend Punkte für die Zuteilung von Unterstützung erreicht. Darüber hinaus folgt nach der genehmigten Unterstützung eine lange und komplexe Aufgabe in der Umsetzung des Projekts, die Risiken finanzieller Korrekturen im Falle größerer Fehler birgt.

Der einfachste Weg, den gesamten Prozess erfolgreich durchzuführen, besteht darin, ein Beratungsunternehmen zu engagieren, das Sie durch den gesamten Prozess führt und eine qualitativ hochwertige und effiziente Vorbereitung und Umsetzung des Projekts mit minimalem Einsatz Ihrer Ressourcen sicherstellt.