Arbeiten von zu Hause: Die Erstattung der Arbeitgeberkosten wäre steuerfrei bei 66,37 Euro pro Monat

Das geänderte Arbeitsrecht, das am 1. Januar 2023 in Kraft trat, beschreibt genau die Arbeit eines angestellten Arbeitnehmers, der Aufgaben für den Arbeitgeber aus der Ferne von der Arbeit an einem bestimmten Arbeitsplatz ausführt. Fernarbeit erfolgt immer unter Verwendung von IT-Technologie, und der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber vereinbaren das Recht des Arbeitnehmers, selbst zu bestimmen, wo er arbeiten wird. Im Allgemeinen betrifft dies IT-Fachleute, die Aufgaben für den Arbeitgeber an jedem Ort ausführen können, an dem technische Bedingungen für die Kommunikation mit dem Arbeitgeber und/oder den Kunden installiert sind. Da der Arbeitnehmer selbst bestimmt, wo er arbeiten wird, und seinen Arbeitsort nach Belieben ändern kann, wurden die Verpflichtungen des Arbeitgebers in Bezug auf die Arbeitssicherheit reduziert.

Vereinbarung, aber es gibt Ausnahmen

Arbeit an einem bestimmten Arbeitsplatz wird definiert als Arbeit, die der Arbeitnehmer nicht in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers, sondern zu Hause oder an einem anderen privaten Ort, wie einem Wochenendhaus, in einem Raum, in dem er vorübergehend wohnt, verrichtet, und sie kann dauerhaft, gelegentlich oder vorübergehend sein. Gelegentliche Arbeit impliziert einen kombinierten Arbeitsortplan: An einigen Tagen der Woche oder des Monats arbeitet der Arbeitnehmer von zu Hause, und an einigen Tagen in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers, was einige Arbeitgeber bereits vor den Änderungen des Arbeitsrechts eingeführt hatten. Vorübergehende Arbeit von zu Hause ist auf Initiative des Arbeitnehmers in Absprache mit dem Arbeitgeber möglich, wenn der Arbeitnehmer aufgrund familiärer Umstände vorübergehend von zu Hause aus arbeiten muss, anstatt in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.

Es gibt auch vorgeschriebene Fälle, in denen der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Antrag des Arbeitnehmers auf Homeoffice für einen bestimmten Zeitraum zu berücksichtigen, einschließlich des Schutzes der Gesundheit eines Arbeitnehmers, der mit einer Krankheit oder einer festgestellten Behinderung diagnostiziert wurde, Schwangerschaft, elterliche Verpflichtungen gegenüber Kindern bis zum Alter von acht Jahren und die Pflege eines kranken Familienmitglieds, das im selben Haushalt wie der Arbeitnehmer lebt.

Wann ein besonderer Vertrag erforderlich ist

Für Arbeiten von zu Hause, die bis zu dreißig Tage dauern, ist es nicht notwendig, einen Anhang zum Arbeitsvertrag abzuschließen, sondern nur, wenn die Arbeit von zu Hause aufgrund außergewöhnlicher Umstände wie Überschwemmungen, Erdbeben und Krankheitsausbrüche festgelegt wird. Wenn der Arbeitnehmer jedoch unter diesen Umständen mehr als dreißig Tage von zu Hause aus arbeitet, entweder auf Initiative des Arbeitgebers oder seiner eigenen, müssen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer einen Anhang zum Arbeitsvertrag abschließen, der sechs zusätzliche Elemente im Vergleich zum Arbeitsvertrag für die Arbeit in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers definieren muss. Es sollte die Organisation solcher Arbeiten definiert werden, die sicherstellt, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und dass er das Recht auf ungehinderten Zugang zu den Räumlichkeiten des Arbeitgebers hat, die Methode der Kommunikation mit anderen Arbeitnehmern, mit denen der Arbeitnehmer beruflich verbunden ist, die Methode und die Bedingungen der Kommunikation mit Dritten, alles, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen.

Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer können bestimmen, welche Arbeitsmittel der Arbeitgeber beschaffen und im privaten Raum des Arbeitnehmers installieren wird, oder vereinbaren, dass der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitsmittel verwendet. Es ist wichtig, sich darauf zu einigen, wie lange die Arbeit von zu Hause dauern wird, in welchen Zeiträumen der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber und/oder Dritten zur Verfügung stehen muss und die Methode der Arbeitszeiterfassung. Es ist möglich zu vereinbaren, dass der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitszeiten aufzeichnet. Wenn die Arbeit von zu Hause als dauerhaft vereinbart wird oder länger als sieben Arbeitstage in einem Monat dauert, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die durch die Arbeit von zu Hause entstandenen Kosten zu erstatten, und der Betrag dieser Kosten sollte im Vertrag angegeben werden. Das Arbeitsrecht legt nicht den Mindestbetrag an Kosten fest, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erstatten muss; der Betrag der Kosten wird frei verhandelt und kann auch durch einen Tarifvertrag bestimmt werden, der den Arbeitgeber bindet.

Was ist mit den Transportkosten

Die Verpflichtung, einem Arbeitnehmer, der von zu Hause aus arbeitet, Kosten zu erstatten, wie im Arbeitsrecht vorgeschrieben, hat zu Änderungen der Steuervorschriften und zur Einführung einer steuerfreien Erstattung für die Arbeit von zu Hause geführt. Laut dem geänderten Artikel 7 der Einkommensteuerverordnung kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, der von zu Hause aus arbeitet, Kosten bis zu 3,98 Euro pro Tag steuerfrei erstatten, jedoch nicht mehr als 66,37 Euro pro Monat. Die tägliche Obergrenze für den steuerfreien Betrag impliziert die Verpflichtung, Aufzeichnungen über die Anzahl der Arbeitstage zu führen, an denen der Arbeitnehmer von zu Hause aus gearbeitet hat. Ein Arbeitnehmer, der eine steuerfreie Erstattung für die Arbeit von zu Hause erhält, muss nicht nachweisen, dass Kosten entstanden sind, noch ist es für steuerliche Zwecke relevant, welche Kosten dies sind.

Die Erstattung wird pauschal festgelegt und hängt nicht von den tatsächlichen Kosten des Arbeitnehmers ab. Wenn eine niedrigere Erstattung als der steuerfreie Betrag vereinbart wird, wird der vereinbarte Betrag steuerfrei gezahlt; wenn ein höherer Erstattungsbetrag vereinbart wird, wird die Differenz als Gehalt für steuerliche Zwecke gezahlt. Der monatliche Betrag der steuerfreien Erstattung für die Arbeit von zu Hause ist geringer als das Produkt der täglichen Beträge und der Anzahl der Arbeitstage im Monat. Wenn der Arbeitgeber sich verpflichtet, dem Arbeitnehmer 3,98 Euro pro Tag zu zahlen, würde der Gesamtbetrag der Erstattung für einen Monat mit 22 Arbeitstagen 87,56 Euro betragen, während der steuerfreie Betrag auf 66,37 Euro pro Monat begrenzt ist, sodass Beiträge und Einkommensteuer auf die Differenz berechnet und gezahlt werden müssen. Es wurde auch ein Verbot für die Zahlung einer steuerfreien Transporterstattung an einen Arbeitnehmer eingeführt, der den gesamten Monat von zu Hause aus gearbeitet hat. Wenn der Arbeitnehmer jedoch mindestens einen Tag im Monat in die Geschäftsräume des Arbeitgebers gekommen ist, sind die Bedingungen für die steuerfreie Transporterstattung erfüllt.