Es scheint einem Menschen so zu sein, und wahrscheinlich ist es auch so, dass einst wichtige Daten sicherer gespeichert wurden als heute. Denn bis vor etwa 20 Jahren musste man, um einige wichtige Daten für den Staat oder ein Unternehmen zu stehlen, einen ‚Insider‘ haben, der uns dies ermöglichte, oder die Baupläne der Gebäude, in denen die Informationen archiviert waren, gründlich studieren. So musste viel physischer Aufwand in das Projekt des Datendiebstahls investiert werden, und heute, da wir Daten zunehmend digitalisieren, scheint es, dass ihre Verfügbarkeit für unbefugte Personen zugenommen hat. Natürlich ist das etwas übertrieben, aber es ist unbestreitbar, dass wir heute mehr denn je ein höheres Sicherheitsniveau benötigen.
Formal und Hybrid
Marin Curavić, Leiter der Geschäftsprozesse bei ASEE & IT Sistemi, sagt, dass die Organisation der Dokumentenspeicherung in physischer oder digitaler Form auf regulatorischen Rahmenbedingungen basiert, die sich für juristische Personen unterscheiden, je nachdem, ob es sich um Unternehmen oder Institutionen in privatem oder staatlichem Besitz handelt. Es geht, erklärt er, um formale Rahmenbedingungen, und eine gute Praxis des Gesetzgebers ist, fügt er hinzu, dass er die Freiheit der Ausführung technischer Lösungen gelassen hat, die die Formalitäten erfüllen. Darüber hinaus wird die Speicherung auch durch den rechtlichen Schutz in den Beziehungen zu Dritten sowie durch die Optimierung der Ausführung von Geschäftsprozessen definiert.
—
—Filip Olujić, CEO von Databox, erinnert auch daran, dass es Daten und Dokumentationen gibt, die jeder Steuerzahler aufbewahren muss, mit vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Dies sind steuerliche, zollrechtliche, arbeitsrechtliche und ähnliche Vorschriften, und wie sie gespeichert werden, entscheidet jede Organisation unabhängig, wobei zu berücksichtigen ist, dass die digitale Transformation von Daten ziemlich schnell verläuft und häufig neue Angebote auftauchen. Darüber hinaus werden Cloud-Computing-Dienste zunehmend verfügbar, sodass Organisationen ihre Buchhaltungsdaten und Dokumente physisch speichern, während sie alles andere digital speichern, indem sie Sharing-, sichere Speicher- und sichere Archivierungsdienste für Dokumente nutzen.
– Die Wahrnehmung, Computergeräte in den eigenen Räumlichkeiten und in einem kommerziellen Rechenzentrum zu platzieren, ändert sich langsam aber sicher. Das Platzieren von Computergeräten im eigenen Raum wird in den meisten Fällen nicht so zugänglich und sicher sein wie in einem Rechenzentrum, wo Sicherheit oberste Priorität hat – erklärt Olujić.
Curavić fügt jedoch hinzu, dass trotz des Trends zum papierlosen Geschäft selbst die Technologiegiganten, die dafür plädieren, nicht umhin können, einen hybriden Managementansatz zu verfolgen, das heißt, die gleichzeitige Notwendigkeit, sowohl mit physischer als auch mit digitaler Dokumentation zu arbeiten. Um die besten Lösungen zu finden, ist ein ganzheitlicher Ansatz bei der Gestaltung und Implementierung von Lösungen erforderlich, der die Verbindung von digitalem mit physischem und das langfristige Management berücksichtigt, das einen langfristigen oder unbegrenzten Zugang zu Dokumenten gewährleisten sollte. Es muss auf alle Aspekte des autorisierten Zugangs und des Schutzes vor unbefugtem Zugriff geachtet werden.
– Wenn wir von einem ganzheitlichen Ansatz sprechen, impliziert dies eine Kombination aus geeigneter Software, Hardware und physischen Mechanismen. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder der Optimierung von Prozessen mit physischer Dokumentation ist es immer entscheidend, eine qualitativ hochwertige Analyse der Geschäftsprozesse und deren Wert für das Unternehmen durchzuführen – merkt Curavić an.
Systematische Löschung und Zerstörung
Und was tun wir, wenn wir Daten zerstören müssen (oder vielleicht wollen)? Wie wird das gemacht? Zunächst einmal gibt es gesetzliche Fristen, innerhalb derer wir Dokumentationen aufbewahren müssen, sodass es sicherlich nicht weise ist, sie vor Ablauf der Frist zu zerstören, unabhängig von den Gründen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird es jedoch lästig, insbesondere wenn wir über physische Dokumentation sprechen.
—
—Der Grund für die Zerstörung physischer Dokumentationen kann auch deren Digitalisierung sein, und Curavić sagt, dass je nach Dateninhalt die Zerstörung auf dem entsprechenden Kontrollniveau durchgeführt wird, d.h. geeignete physische und digitale Umsetzungsmechanismen dort gewährleistet sind, wo Kontrolle erforderlich ist.
– Lösungen, die mit globalen Standards wie ISO 15489 und MoReq modularen Anforderungen für Aufzeichnungssysteme, EU-Richtlinien und relevanten lokalen Gesetzen und untergeordneten Rahmenbedingungen übereinstimmen, ermöglichen es Unternehmen, die Auswahl und Zerstörung von Daten systematisch mit entsprechenden Aufzeichnungen über die Durchführung von Aktivitäten und begleitenden Berichten, die bei Bedarf den zuständigen Institutionen vorgelegt werden, durchzuführen – erklärt Curavić.
Olujić erinnert uns seinerseits an eine weitere wichtige Sache. Nämlich, das Löschen von Daten ist nicht dasselbe wie die Zerstörung des Speichermediums, denn wenn wir einige Daten oder Dokumente löschen, kann das überschriebenen Medium wiederverwendet werden. Bei Zerstörung und Demagnetisierung ist es eine andere Angelegenheit, und Demagnetisierung wird in Databox am häufigsten verwendet. Dies bezieht sich auf die Zerstörung von Daten von magnetischen Medien, was, fügt er hinzu, die zuverlässigste Methode ist.
– Durch die Anwendung des Demagnetisierungsprozesses werden Festplatten für die Datenspeicherung unbrauchbar, sodass der nächste Schritt ihre physische Zerstörung mit einem Schredder ist. Physische Zerstörung allein reicht nicht aus, ohne Demagnetisierung, denn wenn eine Festplatte physisch beschädigt ist, können wir theoretisch immer noch Daten von Stücken der magnetischen Platte lesen – erklärt Olujić.
Physisch zu Digital
Der größte Datenspeicher in unserem Land befindet sich im Kroatischen Staatsarchiv. In dieser Institution sagen sie, dass öffentliche Dokumentations- und Archivmaterialien gemäß dem Archivgesetz und den damit verbundenen Durchführungsverordnungen behandelt werden, und es gibt auch Regeln für den Umgang mit digitalen Materialien, wie uns die vorherigen Gesprächspartner mitgeteilt haben.
Im Kroatischen Staatsarchiv betonen sie, was speziell wichtig ist, wenn es um die Umwandlung physischer Dokumentation in digitale Form geht. Sie weisen darauf hin, dass alle wesentlichen Eigenschaften, Komponenten, Effekte und die Nutzbarkeit des Originalmaterials erhalten bleiben müssen (Erhaltung der Integrität des Materials) und dass die Umwandlung des Materials auf eine Weise durchgeführt wird, die angemessene Gewissheit bietet, dass keine unbefugten und undokumentierten Ergänzungen, Änderungen oder Entfernungen der Eigenschaften des Materials oder einzelner Daten vorgenommen wurden.
—
Im Durchschnitt nimmt ein schwarz-weiß Dokument, das in der Cloud gespeichert ist, 50 KB des elektronischen Archivs ein, und in 1 GB des elektronischen Archivs sind es bis zu 20.000 Seiten. Zum Vergleich: Ein klassischer Geschäftsordner enthält etwa zehntausend Dokumente.
—
Darüber hinaus muss der Prozess der Umwandlung in digitale Form gemäß den festgelegten Regeln durchgeführt und angemessen dokumentiert werden, um die Richtigkeit und Qualität der Umwandlung zu gewährleisten und zu überprüfen. Bei der Umwandlung in digitale Form müssen die Vorschriften zum Urheberrecht sowie andere Vorschriften, die die Bedingungen und Verfahren für die Umwandlung bestimmter Arten von Dokumentationsmaterial regeln, beachtet werden.
Heute ist alles digitalisiert, und es ist viel einfacher als zuvor, ein Archiv zu organisieren, aber auch ein Dokument darin zu suchen. Denn der Vorteil eines digitalisierten Archivs liegt in vielerlei Hinsicht. Zum Beispiel können wir es in wenigen Sekunden am Computer mit einem Schlüsselwort finden, während die Durchsicht eines physischen Archivs Minuten in Anspruch nimmt und manchmal, wenn wir es nicht richtig organisiert haben, sogar Tage. Und dann finden wir das Dokument, wie es oft der Fall ist, wenn wir es nicht mehr benötigen.
—
Steuerliche, zollrechtliche, arbeitsrechtliche Daten und Dokumentationen müssen von jedem Steuerzahler gemäß den vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt werden.
—
Es gibt noch mehr Vorteile. Zum Beispiel gibt das Portal Moj-eRačun an, dass im Durchschnitt ein schwarz-weiß Dokument, das in der Cloud gespeichert ist, 50 KB des elektronischen Archivs einnimmt, und in 1 GB sind es bis zu 20.000 Seiten, während ein klassischer Geschäftsordner etwa zehntausend Dokumente enthält und jeder solcher Ordner etwa einen Quadratmeter Platz einnimmt. Bei ordnungsgemäßer Speicherung ist die Wiederherstellung des digitalen Archivs in wenigen Momenten möglich, da die Daten auf mehreren Servern gespeichert sind, während die physische Archivierung menschlichen (unabsichtlichen Zerstörungen oder Verlusten, Feuer) oder Naturkatastrophen unterliegt.
Der Nachteil ist jedoch, dass ein fähiger Hacker auf digitalisierte Dokumentationen zugreifen kann, ohne physisch im Gebäude anwesend zu sein. Aber ein Mensch kann kein perfektes System schaffen; er kann es nur verbessern.
