Lohnabrechnung: So stimmen Sie die Gehaltslisten mit der neuen Verordnung ab

Ab dem 1. Juli 2023 tritt eine neue Verordnung über den Inhalt der Lohnabrechnung, Gehaltskompensation, Abfindung und Entschädigung für nicht genommene Jahresurlaube (NN, Nr. 68/23) in Kraft, die den obligatorischen Inhalt von Lohnunterlagen regelt, der durch Artikel 93 des Arbeitsgesetzes vorgeschrieben ist. Änderungen des Arbeitsgesetzes, die seit dem 1. Januar 2023 in Kraft sind, haben die Verpflichtungen der Arbeitgeber hinsichtlich der Bereitstellung von Dokumenten über bezahlte Belege an die Arbeitnehmer erweitert. Die Erweiterung bezieht sich auf eine Erhöhung des Umfangs der Daten, die Arbeitgeber in der Lohnabrechnung und Gehaltskompensation präsentieren müssen, sowie auf die Arten von Belegen, für die der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer eine Berechnung des bezahlten Belegs zur Verfügung zu stellen; wenn der Beleg bis zum Ende des Monats, in dem die Verpflichtung fällig wurde, nicht bezahlt wird, dann auch ein Vollstreckungsdokument über den unbezahlten Beleg.

Vor den Änderungen des Arbeitsgesetzes war die Lieferung von Lohnunterlagen nur für Gehalt, Gehaltskompensation und Abfindung vorgeschrieben, und seit dem 1. Januar 2023 wurde die Verpflichtung auf die Entschädigung für nicht genommene Jahresurlaube ausgeweitet. Arbeitgeber sind seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet, gemäß dem geänderten Arbeitsgesetz zu handeln, und bis zum 1. Oktober 2023 müssen sie den Inhalt der Gehaltslisten mit der neuen Verordnung in Einklang bringen. Für Gehaltslisten über bezahlte Belege können sie Formulare verwenden, die im Anhang der neuen Verordnung veröffentlicht wurden, sind jedoch nicht verpflichtet, dies zu tun. Wenn es für sie einfacher ist, können sie eigene Formulare für bezahlte Belege erstellen, die sie den Arbeitnehmern zur Verfügung stellen.

Frist und Zweck

Innerhalb von fünfzehn Tagen nach der Zahlung von Gehalt, Gehaltskompensation, Abfindung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Entschädigung für nicht genommene Jahresurlaube ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Berechnung des bezahlten Betrags zur Verfügung zu stellen. Der Zweck der Ausstellung der Berechnung und anderer Belege besteht darin, dass der Arbeitnehmer überprüfen kann, ob der Arbeitgeber die Rechte, die ihm gemäß dem Gesetz, dem Tarifvertrag, den Arbeitsvorschriften und/oder dem Arbeitsvertrag zustehen, respektiert hat. Die Kontrolle bezieht sich nicht nur auf die Beträge und den Umfang einzelner Zuschläge im Gehalt, die Höhe der Gehaltskompensation, die Höhe der Abfindung und die Entschädigung für nicht genommene Jahresurlaube, sondern auch auf die Richtigkeit der Berechnung der öffentlichen Abgaben, von denen die sozialen und steuerlichen Rechte der Arbeitnehmer abhängen.

Liefermethode

Die Methode der Lieferung der Berechnung wird durch Verordnung, Tarifvertrag, eine Vereinbarung zwischen dem Betriebsrat und dem Arbeitgeber oder Arbeitsvorschriften geregelt, und wenn diese Gesetze nicht anders regeln, müssen Dokumente über bezahlte Belege dem Arbeitnehmer in schriftlicher oder elektronischer Form übermittelt werden. Das geänderte Arbeitsgesetz vom 1. Januar 2023 regelt die Möglichkeit, Bestätigungen, Dokumente, Akte und andere schriftliche Materialien dem Arbeitnehmer in elektronischer Form zu übermitteln. Wenn Berechnungen in elektronischer Form übermittelt werden, müssen sie für den Arbeitnehmer zugänglich sein, und der Arbeitgeber muss in der Lage sein, sie auszudrucken und zu speichern.

Unabhängig von der Methode, mit der das Dokument über den bezahlten Beleg dem Arbeitnehmer übermittelt wird, muss der Arbeitgeber einen Nachweis über die Lieferung des Dokuments an den Arbeitnehmer haben, der von der Arbeitsinspektion überwacht wird. Der Nachweis ist in der Regel die Unterschrift des Arbeitnehmers, mit der der Arbeitnehmer oder eine andere Person in seinem Namen den Erhalt der Berechnung bestätigt. Wenn die Berechnung elektronisch übermittelt oder per Post versendet wird, muss der Arbeitgeber auch einen Nachweis haben, dass das Dokument dem Arbeitnehmer übermittelt wurde.

Änderungen im Inhalt

Die Lohnabrechnung und Gehaltskompensation (Formular IP1) müssen Daten über den Bruttobetrag des Gehalts für geleistete Arbeit in Zeiträumen (Stunden) enthalten, die in den Arbeitszeitaufzeichnungen als geleistete Stunden erfasst sind, Zuschläge, den Betrag anderer Belege, die als Teil des Gehalts für geleistete Arbeit betrachtet werden, den Betrag der Gehaltskompensation für Zeiträume (Stunden), die in den Arbeitszeitaufzeichnungen als gerechtfertigte Abwesenheiten von der Arbeit erfasst sind, und als Neuheit den Betrag anderer Belege, die gemäß dem Arbeitsgesetz nicht als Gehalt für geleistete Arbeit gelten, aber als Teil des monatlichen Belegs des Arbeitnehmers gezahlt werden (z. B. Entschädigung für Kosten für die Arbeit an einem entfernten Arbeitsplatz, Transportkosten für den Arbeitsweg, Essenszulagen).

Daten über Bruttoeinnahmen werden präsentiert, und für nicht steuerpflichtige Beträge der Entschädigung werden Daten über nicht steuerpflichtige Belege präsentiert. Die Berechnung der öffentlichen Abgaben gemäß Belegen, die unter den Steuerregelungen als Gehalt gelten, muss auf dem Formular dargestellt werden, und eine neue Verpflichtung besteht darin, die gesamten Arbeitskosten darzustellen. Die Verordnung legt auch fest, welche speziellen Daten für Arbeitnehmer, die an einem entfernten Arbeitsplatz arbeiten, für Arbeitnehmer, die ins Ausland entsandt werden, und für Seeleute auf Schiffen in internationaler Navigation präsentiert werden sollen. Dasselbe Formular wird für die Zahlung von Abfindungen und Entschädigungen für nicht genommene Jahresurlaube bereitgestellt, jedoch so, dass die Daten für die Abfindung separat und die Daten für die Entschädigung für nicht genommene Jahresurlaube separat präsentiert werden.

Für die Abfindung müssen Kriterien präsentiert werden, nach denen die Höhe und der Betrag der Abfindung bestimmt werden, sowie öffentliche Abgaben gemäß dem steuerpflichtigen Teil der Abfindung.

Für die bezahlte Entschädigung für nicht genommene Jahresurlaube muss das Kalenderjahr, auf das das Recht sich bezieht, die Gesamtzahl der Tage des Jahresurlaubs, auf die der Arbeitnehmer für dieses Jahr Anspruch hat, die Anzahl der Tage, die der Arbeitnehmer nicht genutzt hat, der Betrag der Entschädigung in Bruttobetrag und der Betrag der berechneten öffentlichen Abgaben präsentiert werden.