Wird ein Berater sowohl für die Antragstellung als auch für die Umsetzung benötigt, nur für die Antragstellung oder vielleicht gar nicht?

Nach mehreren Jahren Erfahrung mit Mitteln der Europäischen Union ist klar geworden, dass es keinen Konsens über die Rolle von Beratern für Projektanträge und deren Umsetzung gibt. Obwohl einige Meinungen nahelegen, dass die Kunden ihre Projekte selbst durchführen sollten, stehen viele, die dies versuchen, vor zahlreichen Komplikationen.

Kürzlich stieß ich auf eine Definition eines Beraters, die meine Aufmerksamkeit erregte: ‚Ein Berater ist eine Person, die in einem bestimmten Bereich fachkundige Beratung bietet. Da es keinen institutionellen Rahmen für die Position des Beraters gibt, kann theoretisch jeder eines Morgens aufwachen und beschließen, Berater zu werden.‘

Angeregt durch dies hielt ich inne und dachte darüber nach, was Berater für die Umsetzung von EU-Projekten wären, da dies das ist, womit ich mich am meisten beschäftige und ich den Großteil meiner Karriere auf dieses Segment ausgerichtet habe – die Verwaltung von Projekten, die eine Mitfinanzierung aus EU-Mitteln erhalten haben. Ist das überhaupt ein Beruf, oder fand ich mich eines Morgens aus heiterem Himmel, noch halb im Schlaf, darin wieder?

Um zu einer Antwort zu gelangen, wurde mir klar, dass ich diese Frage aus mindestens drei relevanten Perspektiven betrachten muss: was andere Berater sagen, was die staatlichen Stellen, die für EU-Mittel verantwortlich sind, sagen, und was die Glücklichen, die Fördermittel für Projekte erhalten haben (in der Beratersprache als ‚Kunden‘ bekannt), sagen.

Berater für Anträge

Für diejenigen unter Ihnen, die noch keinen Cent oder Penny aus EU-Mitteln abgehoben haben, hier eine vereinfachte Erklärung dieses Prozesses. Zuerst ist es notwendig, einen Projektantrag zu schreiben und ihn an die relevanten Stellen zu senden. Dann werden diese Stellen den Antrag bewerten und im Falle eines positiven Ergebnisses das Geld aus einem EU-Fonds genehmigen, um dieses Projekt tatsächlich umzusetzen. Während der Umsetzung des Projekts müssen Sie viele schriftliche und ungeschriebene Regeln einhalten. Andernfalls riskieren Sie, die genehmigten Mittel zurückgeben zu müssen oder sie gar nicht zu erhalten.

Somit sind die Antragstellung und die Umsetzung eines Projekts wie Tag und Nacht: der Antrag ist auf Papier, während die Umsetzung im Feld stattfindet. Aus diesem Grund gibt es viele Berater, die Projektanträge schreiben, und dieser Job ist notwendig. Er erfordert bestimmtes Wissen und Fähigkeiten, und im Allgemeinen stellt niemand in Frage, ob Berater für ‚Schreiben‘ benötigt werden. Bei Beratern für ‚Umsetzung‘ hingegen entsteht Uneinigkeit darüber, ob sie wirklich notwendig sind oder ob sie eines Morgens aufwachten und dachten, sie wären nötig.

Und für die Umsetzung?

Einige Berater, die Anträge schreiben, glauben, dass die Umsetzung eines Projekts die Pflicht desjenigen ist, der das Geld erhalten hat. Somit ist es laut ihnen ein Prozess, den jeder, der nicht rückzahlbare Mittel erhalten hat, selbst beherrschen muss. Dahinter steht eine Logik, die auf der Ansicht basiert, dass die kroatische Gesellschaft nicht vorankommen kann, wenn wir nicht lernen, etwas mit unseren eigenen Händen zu tun.

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Wir müssen unsere eigenen Kapazitäten aufbauen, damit wir jedes nachfolgende Projekt selbst umsetzen können, anstatt alles den Beratern zu überlassen. Es scheint jedoch, dass diese Logik nicht eine schrittweise Beseitigung der Berater für die Antragstellung impliziert, da ihre Initiativen durch Berufsverbände darauf abzielten, die Kosten für die Projektumsetzung nicht mehr für eine Mitfinanzierung mit EU-Mitteln zuzulassen, und der akzeptable Betrag für die Gebühren zur Vorbereitung von Projektanträgen erhöht werden sollte.

So etwas ist bisher nicht geschehen. Es gibt sogar einen sichtbaren Trend, dass relevante Stellen in einigen Ausschreibungen für Projektanträge viel größere Beträge für die Kosten der Projektumsetzung als für die Projektvorbereitung vorsehen, aber es wäre voreilig, aufgrund dessen etwas über die Haltung der relevanten Stellen zu Beratern für die Umsetzung zu schließen. Wir müssen Antworten in den Botschaften suchen, die wir von diesen Stellen durch ihre Regeln und Handlungen in spezifischen Situationen erhalten. Angesichts der Tatsache, dass beide Arten von Beratern letztendlich gewinnorientiert sind, könnte es am besten sein, uns vorübergehend von ihrer Perspektive zu distanzieren und einen genaueren Blick darauf zu werfen, was die relevanten Stellen über alles denken, deren Ziel altruistisch ist – geleitet von all den schönen Prinzipien, die wir mit dem Staatsapparat assoziieren, wie Transparenz und Gleichbehandlung.

Was für den Ochsen gilt…

Die staatlichen Stellen (Ministerien und Agenturen), die Funktionen in der Verwaltungskette der EU-Mittel haben, werden kollektiv als das Management- und Kontrollsystem (das System) bezeichnet. Es legt die Spielregeln für alle Aspekte des Projektzyklus fest – von der Vorbereitung bis zum Abschluss der Umsetzung und darüber hinaus. Jeder, der mindestens ein Projekt umgesetzt hat, wird Ihnen sagen, dass diese Regeln komplizierter sind als ein Zopf und weniger sichtbar als Äther, da die Praxis oft spontan entwickelt und gemäß interner Vorschriften und Entscheidungen des Systems dokumentiert wird. Diese Entscheidungen und Regeln sind nicht immer öffentlich einsehbar, und das ist einer der Reize der Umsetzung von EU-Projekten.

Die Haltung, die das System gegenüber Beratern für die Umsetzung von EU-Projekten einnimmt, kann in der Auslegung der Regeln für öffentliche Beschaffung in Projekten erkannt werden. So hat ein Organ im System Richtlinien für alle Nutzer von nicht rückzahlbaren Mitteln (d.h. für diejenigen, die Projekte umsetzen) entwickelt, die besagen, dass, wenn Sie einen externen Experten suchen, um Ihr EU-Projekt zu leiten, Sie nicht verlangen dürfen, dass dieser Experte Erfahrung speziell in der Leitung von Projekten hat, die aus EU-Mitteln finanziert werden, sondern nur Erfahrung im Projektmanagement. Angesichts der Tatsache, dass ein Projekt eine sehr breite Kategorie ist, gleicht eine solche Richtlinie effektiv die Erfahrung im Projektmanagement unter spezifischen EU-Finanzierungsregeln der Erfahrung in der Leitung eines Projekts im IT-Sektor, in dem spezifische Software für einen Kunden entwickelt wurde.

… gilt nicht für den Meister

Gerade als Sie denken könnten, dass der Staat auf höchster Ebene unmissverständlich klargemacht hat, dass Berater für die Umsetzung von EU-Projekten tatsächlich nicht existieren, versichert uns dasselbe System, dass die Umsetzung von EU-Projekten spezifisches Wissen und Fähigkeiten erfordert, aber nur in Fällen, in denen das System selbst solche Experten für seine Bedürfnisse beschafft. Ministerien und Agenturen haben manchmal nicht genügend interne Kapazitäten, um ihre eigenen EU-Projekte umzusetzen, daher suchen sie externe Experten durch öffentliche Beschaffung und zögern nicht, Bedingungen wie: ‚Erfahrung in der Umsetzung von mindestens einem Projekt aus europäischen grenzüberschreitenden Kooperationsprogrammen‘ (…) oder (…) ’nachgewiesene Erfahrung in der Koordination von Teams in Projekten, die aus EU-Mitteln finanziert werden (…)‘ festzulegen.

Alles in allem kann man schlussfolgern, dass das System selbst etwas unentschlossen ist, den Berater für die EU-Umsetzung als echten Beruf anzuerkennen, sodass es scheint, dass wir Antworten an der Quelle (des Geldes) suchen sollten.

Was die Kunden sagen

Alle Kunden, ob aus dem privaten, öffentlichen oder NGO (nichtstaatlichen Organisation) Sektor, stehen vor der gleichen Herausforderung, nachdem die verantwortlichen Stellen ihnen nicht rückzahlbare Mittel aus einem EU-Fonds auf der Grundlage eines erfolgreichen Projektantrags gewährt haben – wie alle Projektaktivitäten so durchzuführen, dass dies nicht zur Rückgabe von Mitteln führt, die nicht rückzahlbar sein sollten. Zu Beginn meiner Karriere, als ich nicht einmal daran dachte, zu hinterfragen, ob die Umsetzung von EU-Projekten ein echter Beruf ist, haben uns die Kunden bedingungslos eingestellt und während der Ausführung der Dienstleistung zugehört. Sie benötigten uns; EU-Mittel waren ein großes Geheimnis, und viele wussten nicht einmal, dass sie sich einem so komplizierten Prozess gegenübersahen, um tatsächlich Geld nach einem erfolgreichen Projektantrag zu erhalten. In den letzten Jahren habe ich einen Trend bei einigen Kunden bemerkt: eine Veränderung der Wahrnehmung hinsichtlich des Bedarfs an Beratern während der Projektumsetzung. So habe ich in Gesprächen mit Kunden über die Beauftragung von Umsetzungsdiensten Aussagen gehört wie: ‚Wir werden alles selbst machen; wir haben Erfahrung in abgeschlossenen Projekten.‘ oder ‚Wir haben eine Person eingestellt, die die gesamte Projektadministration übernimmt, daher werden Sie nicht benötigt.‘ oder ‚Wir haben bereits jemanden, der auf öffentliche Beschaffungsverfahren reagiert.‘

Maßgeschneidertes Angebot

Ich dachte, das wäre das Ende der spezifischen Expertise, die ich beschlossen hatte aufzubauen (an diesem schicksalhaften Morgen), denn wenn die Dienstleistung, die Sie anbieten, von denen, für die Sie all dies tun, nicht gewünscht wird, sind Sie offensichtlich nicht mehr benötigt. Das wäre wahrscheinlich das Ende meiner Suche nach der Frage im Titel gewesen, hätte die Praxis nicht etwas anderes gezeigt. Nämlich, die meisten Kunden, die mit der Umsetzung des Projekts selbst begonnen hatten, begannen, zu uns zurückzukehren mit Anfragen, ob wir ihnen noch ein wenig bei dieser teuflischen Umsetzung helfen könnten, denn es ist nicht so einfach, wie sie dachten und/oder es dauert zu viel Zeit. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, neue Modelle von Projektumsetzungsdiensten zu schaffen, wie z.B. stundenweise Arbeit und Engagement nach Bedarf (ansonsten haben wir die Dienstleistung für die gesamte Projektlaufzeit, die bis zu vier bis fünf Jahre betragen kann, beauftragt), nur an öffentlichen Beschaffungen oder Qualitätsprüfungen dessen, was der Kunde selbst gemacht hat, usw. Selbst dann kam es vor, dass Kunden zugaben, dass sie eine vollständige Umsetzung benötigten, weshalb sie partielle Lösungen aufgegeben und zum Standarddienst zurückgekehrt sind.

Immer noch zwei separate Jobs

Wenn man den Bedarf an Beratern für die Umsetzung von EU-Projekten aus verschiedenen Perspektiven betrachtet, wird klar, dass es Uneinigkeit über ihre Rolle gibt. Ebenso klar ist, dass es einen kontinuierlichen Bedarf an ihren Dienstleistungen gibt. Obwohl einige Meinungen nahelegen, dass die Kunden ihre Projekte selbst durchführen sollten, scheint es, dass die meisten Organisationen mit herausfordernden Umsetzungsregeln konfrontiert sind. Daher wenden sie sich an Berater, um die erfolgreiche Durchführung von Projektaktivitäten zu gewährleisten, ohne Mittel an die Staatskasse zurückgeben zu müssen. Staatliche Stellen oder das Management- und Kontrollsystem schlagen manchmal vor, dass spezifische Erfahrungen in der Umsetzung von EU-Projekten nicht zwingend erforderlich sind, und manchmal sind sie es. Auf diese Weise schaffen sie zusätzliche Verwirrung hinsichtlich der Rolle der Berater. Auf der anderen Seite beginnen einige Kunden mit der Absicht, Projekte selbstständig umzusetzen, sehen sich jedoch regelmäßig Komplikationen gegenüber, die sie dazu führen, professionelle Hilfe zu suchen.

Die Erstellung eines Projektantrags ist ein Job, der von der Projektumsetzung getrennt ist, die nach einem erfolgreichen Antrag folgt und eine Reihe von Verfahren und operativen Herausforderungen umfasst, die wenig mit den Herausforderungen des Schreibens eines Antrags zu tun haben. Gleichzeitig zweifle ich nicht daran, dass dies zwei gleichermaßen wichtige und notwendige Jobs sind. Es ist eine undankbare Aufgabe, die Relevanz der beiden Segmente für die Effizienz der Inanspruchnahme von EU-Mitteln zu messen, die kroatischen Produktionsbetrieben, Kreativindustrien, Fakultäten, Kindergärten und Schulen in verschiedenen Programmperioden zur Verfügung gestellt wurden.

Nach dem erfolgreichen Schreiben eines Antrags (in Zusammenarbeit mit Beratern) und dem Erhalt von Mitteln werden Sie mit einer Reihe von Herausforderungen in der Projektumsetzung konfrontiert, abhängig von den Bestimmungen, auf denen das System seine Handlungsregeln basiert. Ob Sie das Projekt reibungslos fortsetzen können oder zuvor zugewiesene Mittel zurückgeben müssen, hängt von den Reaktionen des Systems auf Ihre Berichte ab. Halten Sie alle Augen offen und wählen Sie Mitarbeiter, die die Regeln kennen. Alle Regeln.