Buchhaltungsüberwachung von EU-Projekten ist eines der Segmente des Projektzyklus, in dem Fehler bei der Antragstellung und in den frühen Phasen der Umsetzung erst nach Abschluss des Projekts ans Licht kommen, wenn Kontrollorgane den endgültigen Erstattungsantrag überprüfen oder während zusätzlicher Prüfungen der Projektergebnisse. Daher wird sie oft vernachlässigt, was ein erhebliches Problem darstellen kann

Der Zyklus eines durch Mittel der Europäischen Union kofinanzierten Projekts kann in drei Phasen unterteilt werden: Konzeptualisierung und Antragstellung, Projektumsetzung und Ergebnissicherung. Die ersten beiden Phasen sind die arbeitsintensivsten und dauern in der Regel etwa fünf Jahre. Die dritte Phase dauert drei Jahre (im Falle von kleinen und mittleren Unternehmen) bis fünf Jahre (im Falle von großen Unternehmen).

Während sie die Phasen des Projektzyklus durchlaufen, sammeln Berater und Beratungsunternehmen wertvolle Erfahrungen, die es ihnen ermöglichen, jedes neue Projekt effektiver zu konzipieren und zu verwalten. Nur eine Person oder ein Unternehmen (das das erworbene institutionelle Wissen an seine Mitarbeiter weitergibt), das alle drei Phasen durchlaufen hat, kann (bis zu einem gewissen Grad) die volle Komplexität der Mittel der Europäischen Union verstehen und sich selbst als Experte darin bezeichnen.

Fehler, die (zu) spät erkannt werden

Die Buchhaltungsüberwachung von EU-Projekten ist eines der Segmente des Projektzyklus, in dem Fehler bei der Antragstellung und in den frühen Phasen der Umsetzung erst nach Abschluss des Projekts ans Licht kommen, wenn Kontrollorgane den endgültigen Erstattungsantrag überprüfen oder während zusätzlicher Prüfungen der Projektergebnisse. Daher könnte es der am meisten vernachlässigte Aspekt des Managements europäischer Projekte sein.

Das Thema ist schwierig in einem einzigen Artikel zu behandeln, weshalb im Folgenden einige der wichtigsten Fehler (in der Vorbereitungs- und Umsetzungsphase) im Kontext der Buchhaltungsüberwachung hervorgehoben werden, hauptsächlich von Forschungs- und Entwicklungsprojekten, damit sie sofort auf den aktuellen Aufruf ‚Stärkung strategischer Partnerschaften für Innovation im Prozess des industriellen Übergangs‘ angewendet werden können. Die Lehren basieren auf den Erfahrungen aus der Verwaltung von Projekten, die in früheren Aufrufen dieser Art von 2015 und 2019 kofinanziert wurden und sich nun in der dritten Phase des beschriebenen Projektzyklus befinden.

Das Ziel der Buchhaltungsdokumentation ist es, nachzuweisen, dass die Projektkosten/Ausgaben förderfähig sind, d.h. dass sie tatsächlich angefallen sind und mit der erhaltenen Unterstützung übereinstimmen.

Was sind förderfähige Kosten

Wenn Buchhaltungsstandards während der Konzeptualisierung und Antragstellung nicht berücksichtigt werden, besteht die Möglichkeit, dass die tatsächlich angefallenen Kosten nicht mit der Art der erhaltenen Unterstützung übereinstimmen. Wenn Projektkosten/Ausgaben von Anfang an nicht von den übrigen Geschäftskosten getrennt werden, wird es schwierig sein, nachzuweisen, dass sie tatsächlich angefallen sind.

Die grundlegende Voraussetzung dafür, dass Kosten für die Kofinanzierung im Rahmen des EU-Projekts förderfähig sind, ist, dass sie direkt mit dem Projekt verbunden und für dessen Umsetzung notwendig sind. Darüber hinaus werden die förderfähigen Kosten durch den Aufruf zur Einreichung von Projektvorschlägen definiert (der später zu einem Anhang des Fördervertrags wird). Schließlich müssen die Projektkosten mit der Art der für sie zugewiesenen Unterstützung übereinstimmen, die in der Allgemeinen Verordnung über Gruppenfreistellungen (GBER (651/2014)) definiert ist.

Obwohl es üblich ist, von der Beantragung von Unterstützung oder dem Erhalt von Unterstützung im Singular zu sprechen, gibt es tatsächlich mehrere Arten von Unterstützung, um die Unterstützung für verschiedene Ziele innerhalb der Europäischen Union zu ermöglichen. Fast jeder Unternehmer, der ein (komplexeres) europäisches Projekt beauftragt hat, hat innerhalb dieses Projekts mehrere verschiedene Kategorien von Unterstützung erhalten.

Fallen in der Konzeptualisierung

Das Unternehmen beantragt ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt (F&E) zur Entwicklung eines innovativen Robotersystems zur Durchführung von neurochirurgischen Operationen, innerhalb dessen es die Gehälter des Projektteams, das an der Entwicklung des Systems arbeitet, Verbrauchsmaterialien und Komponenten, aus denen das System zusammengesetzt wird, Computer und Softwarelizenzen für die Erstellung des zukünftigen Systems kofinanzieren wird, und so weiter.

Das Projekt plant somit die Beschaffung von zwei Arten von Computern mit dem entsprechenden Monitor. Der erste wird vom Projektteam verwendet, um das Robotersystem zu entwerfen und den Softwarecode zu entwickeln, um es zu steuern. Der zweite Computer und Monitor werden ein integraler Bestandteil des Robotersystems sein, und die zuvor entwickelte Software zur Bedienung und Verwaltung des Systems wird darauf installiert.

Obwohl es sich um die gleiche Art von Ausrüstung handelt, ist der erste Computer eine Investition in Vermögenswerte für die Zwecke der Projektumsetzung, die in den Buchhaltungsunterlagen als Anlagevermögen (Klasse 0) erfasst wird, weshalb es korrekt ist, während der Antragsphase regionale Investitionsunterstützung dafür zu beantragen. Der zweite Computer ist ein Bestandteil des Robotersystems und wird in den Buchhaltungsunterlagen als Ausgabe (Klasse 4) erfasst, weshalb es korrekt ist, dafür Unterstützung für Forschungs- und Entwicklungsprojekte im Projektantrag zu beantragen.

Bei der Beschaffung des Monitors zusammen mit dem ersten Computer ist zusätzliche Vorsicht geboten, um sicherzustellen, dass er nicht als geringwertiges Inventar erfasst wird, was oft eine inakzeptable Ausgabe in Aufrufen zur Einreichung von Projektvorschlägen ist.

Die Beschaffung von Softwarelizenzen für die Erstellung des zukünftigen Robotersystems ist ebenfalls geplant. Um die korrekte Unterstützung zu beantragen, ist es wichtig, während der Konzeptualisierung des Projekts zu berücksichtigen, ob eine dauerhafte Lizenz oder ein monatliches/jährliches Abonnement beschafft wird. Wenn eine dauerhafte Lizenz beschafft wird, wird sie in der Buchhaltung als Anlagevermögen erfasst und kann aus regionaler Investitionsunterstützung kofinanziert werden. Monatliche, jährliche Lizenzen oder cloudbasierte SaaS-Lösungen werden in der Buchhaltung als Softwaremietkosten erfasst und sind daher im Allgemeinen nicht für die Kofinanzierung im Rahmen regionaler Unterstützung förderfähig.

Um eine Situation zu vermeiden, in der die tatsächlich angefallenen Kosten nicht mit der Art der beantragten und erhaltenen Unterstützung übereinstimmen, ist es notwendig, während der Vorbereitungs- und Konzeptualisierungsphase des Projekts eine für die Buchhaltungsüberwachung verantwortliche Person in das Projektteam einzubeziehen.

Fehler in der Umsetzung

Es ist eine vertragliche Verpflichtung der Begünstigten von Zuschüssen, die Feststellung und Überprüfung der in den Erstattungsanträgen enthaltenen Kosten/Ausgaben in den Buchhaltungsunterlagen zu ermöglichen. Es ist gängige Praxis, dass am Ende der Projektumsetzung im Rahmen des endgültigen Erstattungsantrags Buchhaltungsunterlagen an die Kontrollorgane übermittelt werden, in denen alle Projekttransaktionen erfasst sind. Analytische Kontenblätter für Vermögenswerte (Klasse 0) und Ausgaben (Klasse 4), ein Register des Anlagevermögens und eine Bruttobilanz werden übermittelt, und, falls erforderlich, analytische Kontenblätter für Lieferanten.

In komplexeren Forschungs- und Entwicklungsprojekten können mehr als fünfhundert Rechnungen angefordert werden. Wenn Projekttransaktionen von Anfang an nicht von den übrigen Geschäftskosten getrennt wurden (z.B. durch die Eröffnung separater Konten oder Projektkostenstandorte), wird es äußerst schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, deren Erfassung im Buchhaltungssystem nachzuweisen, und die vertragliche Verpflichtung wurde ebenfalls verletzt.

Darüber hinaus sind am Ende des Projekts Feldprüfungen üblich, bei denen die Kontrollorgane unter anderem überprüfen, ob Originaldokumentationen (Rechnungen, Verträge usw.) am Standort des Begünstigten vorhanden sind und ob sie mit den während der Projektumsetzung in digitaler Form eingereichten Dokumenten übereinstimmen. Daher sollten Projektrechnungen in separaten Ordnern aufbewahrt werden. In diesem Zusammenhang sind die neuesten Empfehlungen der Kontrollorgane interessant, die vorschlagen, dass neben digitalen Rechnungen, die ohne Unterschriften und Stempel gültig sind, auch E-Mails, die zeigen, dass sie tatsächlich digital empfangen wurden, in den Projektordnern ausgedruckt werden sollten.

Um sicherzustellen, dass der Nachweis über das tatsächliche Auftreten von Projektkosten am Ende des Projekts reibungslos verläuft, ist es wichtig, die für deren Buchhaltung verantwortliche Person rechtzeitig über die Projektkosten während der Umsetzung zu informieren (bereits in der Phase der Auftragserstellung).

‚Wo waren Sie 2015?‘

Neben der Komplexität von EU-Projekten sind lange Projektzyklen ebenfalls eine der Herausforderungen, weshalb es immer noch nur wenige echte Experten auf dem Markt gibt. Dies zeigt sich besonders in der Buchhaltungsüberwachung solcher Projekte – oft ein zu Unrecht vernachlässigter Aspekt des Projektzyklus, insbesondere in den frühen Phasen, da externe Prüfungen erst nach Abschluss des Projekts durchgeführt werden.

Daher sollten Sie bei der Auswahl eines Partners, der Sie durch das Labyrinth der schriftlichen und ungeschriebenen Regeln von (Forschungs- und Entwicklungs-) EU-Projekten führt, nicht zögern zu fragen: ‚Wo waren Sie 2015 (oder in einem anderen Jahr, als Anträge für einen ähnlichen Aufruf eingereicht wurden, für den Sie planen, sich zu bewerben)? In welcher Phase befinden sich diese Projekte heute? Wie werden durch regionale Unterstützung kofinanzierte Lizenzen erfasst?‘