Wie man Meetings durchführt: Sie müssen nicht unproduktiv, lang, mühsam und langweilig sein. Es kann anders sein

Ich saß am Flughafen in Wien, erschöpft von langen Meetings, und starrte ins Leere. Ich wollte einfach nur nach Hause. Ich entdeckte die gebeugte Gestalt eines der größten und erfahrensten CEOs in einem ähnlichen Zustand. Ich stand höflich auf, um ihn zu begrüßen, und fragte: ‚Du siehst nicht glücklich aus, was ist los, Meetings?‘ Er antwortete bejahend. Ich kann das weitere Gespräch nicht wiedergeben, aber ich dachte: ‚Wenn er so müde und niedergeschlagen aussieht, wer bin ich, um mich zu beschweren, es muss so sein.‘

Meetings und kollegiale Zusammenkünfte sind einer der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit mit der Arbeit in Unternehmen. Es ist schade, wenn es so ist, denn sie sollten eine großartige Gelegenheit sein, etwas zu hören, zu lernen, Meinungen auszutauschen, Arbeit zu erledigen, zu motivieren und möglicherweise zu unterhalten. Wenn sie unproduktiv sind, wenn sie ablenken, Zeit ohne Ergebnisse verschwenden, sind sie ein großes Problem für die Menschen und das Unternehmen. Mitarbeiter haben oft Beschwerden über ihre Dauer und Qualität, einschließlich der Direktoren, aber sie könnten solche Praktiken ändern, denn Meetings hängen vor allem davon ab, wer sie vorbereitet und leitet. Es ist ein Handwerk, das Glücklicherweise kann das meiste, was benötigt wird, erlernt werden.

Meetings sind teuer

Meetings sind teuer. Berechnen Sie, wie viel die Arbeitszeit der Teilnehmer kostet. Wenn es ein Dutzend Direktoren und mehrere Stunden umfasst, summiert sich ein erheblicher Betrag. Dies sollte um die Zeit für Ankunft und Abreise, oft auch für die Vorbereitung, ergänzt werden. Wenn die Meetings schlecht sind, fügen Sie die Zeit nach ihnen hinzu, in der die Teilnehmer sich gegenseitig beschweren oder niedergeschlagen über die Arbeit sind. Daher müssen sie gut genutzt werden.

Es ist nicht dasselbe, ob es sich um interne kollegiale Zusammenkünfte, wöchentliche, monatliche Meetings, Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen oder thematische Meetings handelt. Sie können einberufen werden, um Meinungen auszutauschen, den Status zu bestimmen, Entscheidungen zu treffen… Die Schlüsselrolle spielt die Person, die sie leitet. Es gibt verschiedene Stile und Wege, und sie spiegeln im Allgemeinen den Charakter der Person wider, die sie leitet. Unabhängig von Persönlichkeit und Unternehmenskultur gibt es auch objektive Regeln. Sie sollten immer die grundlegenden Ziele des Meetings oder der kollegialen Zusammenkunft im Hinterkopf behalten. Die Vorbereitung, wer eingeladen wird und wie es durchgeführt wird, hängt vom Ziel ab. Sie können im Voraus aufschreiben, was Sie von dem Meeting erwarten. Sie waren mir besonders wichtig als Ort, an dem Unternehmenskultur und Praxis geschaffen werden. Meetings mit mehr als fünf oder sechs Personen (vielleicht ein Dutzend, wenn sie sehr diszipliniert sind, die Vorbereitung gut ist und das Management effizient ist) können keine qualitativ hochwertigen Arbeitsmeetings sein, in denen Standpunkte präsentiert, gründlich diskutiert und konstruktive Schlussfolgerungen oder Entscheidungen getroffen werden. Diejenigen mit mehr Teilnehmern sind geeignet für den Austausch von Informationen, Präsentationen und Motivation. Meetings ohne Protokolle und Schlussfolgerungen darüber, wer was bis wann tun wird, bedeuten im Allgemeinen Zeit- und Geldverschwendung, dennoch werden solche Meetings immer noch in einigen großen und relativ erfolgreichen Unternehmen abgehalten.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Es wird gesagt, dass Vorbereitung die halbe Miete ist. Materialien müssen wichtige Informationen enthalten, gut und klar sein, den Teilnehmern rechtzeitig übermittelt werden, damit sie sich vorbereiten können und keine Zeit mit unnötigen Fragen während des Meetings verschwenden. Beides ist besonders wichtig, wenn Entscheidungen getroffen werden, zum Beispiel bei Vorstandssitzungen. Eine der nicht seltenen ‚dunklen‘ Techniken der Entscheidungsvorschlagenden sind lange, schwer lesbare Materialien und Erklärungen mit vielen Anhängen. Solche Praktiken sollten nicht toleriert werden. Es gibt normalerweise viele Tagesordnungspunkte, sodass Sie nicht alle gut studieren können. Manchmal ist das das Ziel. Aus einem Wald von Bäumen könnten Sie den Wald oder die schlechten Bäume übersehen. Die Vorschlagenden sind normalerweise für die Umsetzung verantwortlich. Details in die Entscheidung oder Anhänge einzubeziehen, ist eine Teilung der Verantwortung oder eine Möglichkeit, ihr zu entkommen. Wenn etwas schiefgeht, werden sie sagen: ‚Nun, du hast es gesehen und hättest reagieren können!‘ Manchmal ermutigen sogar die zuständigen Vorstandsmitglieder ihre Direktoren, einen solchen Stil zu übernehmen, und verstärken damit die gesetzlich vorgeschriebene gemeinsame Verantwortung des Vorstands. Dies ist eine schlechte Unternehmenskultur und ein Beispiel dafür, dass mehr nicht immer besser ist.

Ein integraler Bestandteil der Materialien ist die Einschätzung der Dauer jedes Punktes und der Gesamtdauer. Der Zeitplan sollte eingehalten werden; dies ist eine wichtige Rolle der Person, die das Meeting leitet. Wir werden das Thema Ort und Raum ein anderes Mal besprechen.

Wenn Sie regelmäßige Meetings leiten, müssen Sie nicht viel sprechen. Es ist wichtiger zu fragen und zuzuhören, die Zeit im Auge zu behalten und Schlussfolgerungen zu formulieren.

Die Bedeutung einer zweiten Meinung

Coach Matthew McGrath sagte einmal, dass ein CEO nicht mehr als zehn Prozent der Zeit in einer kollegialen Zusammenkunft spricht. Offenes Äußern von Meinungen ist von großem Wert. Die Menschen müssen sich wohlfühlen, ihre Meinungen zu äußern, und wissen, dass es für sie kein Nachteil sein wird, sondern eher das Gegenteil. Wenn Teammitglieder fast immer in allem übereinstimmen, sollten die Alarmglocken läuten. Die Teams sind wahrscheinlich nicht ausreichend gemischt. In einer solchen Gruppe gibt es weniger Reibung, aber das bedeutet auch ein Risiko, da es keine zweite Meinung und Korrektur gibt.

Eine andere Variante ist, dass sie Angst haben. Wenn Sie wirklich daran interessiert sind, was jemand denkt, ist es gut, zuerst den weniger ranghohen Kollegen zu fragen. Setzen Sie sie nicht in eine Situation, in der sie berechnen müssen, ob sie etwas sagen sollen, das dem widerspricht, was ihre Chefs gesagt haben. Wenn Sie der CEO oder der Höchstrangige sind, äußern Sie Ihre Meinung zuletzt, es sei denn, Ihr Ziel ist es nur, Ihre Entscheidung umzusetzen. Es ist für die meisten Menschen natürlich, das zu sagen, was ihnen gut erscheint, und das zu vermeiden, was schlecht ist. Manchmal werden sie mit lebhaften Geschichten aus der Praxis oder Teilinformationen aufwarten, die keine relevanten Informationen liefern. Die Aufgabe der Person, die das Meeting leitet, ist es, sie auf das Thema zu halten und den Inhalt zu steuern. Es ist ratsam, sich darauf zu einigen, was Teil des Berichts jedes Teilnehmers sein sollte, welche Informationen sie bereitstellen müssen und was sie weitergeben können, wenn sie es für wichtig und nützlich halten. Natürlich informieren Sie auch über die wichtigsten Dinge aus Ihrem Arbeitsbereich. Ihr Weg ist normalerweise ein Beispiel für andere. Sie müssen die Zeit im Auge behalten; es kann leicht passieren, dass das Meeting sich verlängert.

Wie viele Teilnehmer sind genau richtig

Für die Effizienz des Meetings ist es besser, weniger Teilnehmer zu haben. Hier kommen wir zum magischen Wort ‚genau richtig‘. Sie sollten alle einladen, die an den Themen interessiert sind; heute würde man populär sagen ‚Stakeholder‘, aber ihre Anzahl sollte die Erreichung der Ziele des Meetings nicht gefährden. Als die Anzahl der organisatorischen Teile unterhalb des Managements zunahm (ich konnte es nicht verhindern), hatten wir kollegiale Zusammenkünfte dreimal im Monat mit einer kleineren Anzahl von Direktoren aus den größten und wichtigsten Sektoren und einmal im Monat eine große kollegiale Zusammenkunft, an der alle Direktoren direkt unter dem Management teilnahmen. Manchmal ließ ich die Leitung der kollegialen Zusammenkunft anderen Teilnehmern, sogar den jüngsten, überlassen und nahm als jedes andere Mitglied teil. Auf diese Weise lernten wir uns besser kennen, und ich beobachtete, wie sich jeder in dieser Position verhielt. Darüber hinaus gewannen wir eine andere Perspektive darauf, was für wen wichtig ist, und es ist auch gut, die Monotonie zu durchbrechen. Die Ziele der kollegialen Zusammenkunft werden erreicht, wenn die Teilnehmer über wichtige Angelegenheiten informiert sind, wenn sie Informationen darüber erhalten haben, wer was im nächsten Zeitraum tun wird, was im vorherigen erreicht wurde oder was nicht und warum.

Es ist gut, wenn auch eine neue Idee entsteht. Vergessen Sie nie, dass dies ein Ort ist, an dem Unternehmenskultur und Praxis aufgebaut werden. Und schließlich ist es wichtig, dass die Teilnehmer motivierter zur Arbeit gehen, als sie es zu Beginn waren, vorzugsweise in besserer Stimmung. Es ist ideal, wenn die Menschen Freude daran haben, zur kollegialen Zusammenkunft zu kommen. Es ist nicht gut, wenn sie das Gefühl haben oder sagen, dass sie diese Zeit besser und nützlicher hätten verbringen können. Wenn das der Fall ist, überlegen Sie, was Sie ändern können. Sie werden sich auch besser fühlen nach einem guten Meeting.