Aufzeichnungen über Arbeitnehmer und Arbeitszeiten: Eine neue Verordnung tritt am 1. Oktober in Kraft

Die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen über Arbeitnehmer und Arbeitszeiten ist in Artikel 5 des Arbeitsgesetzes vorgeschrieben, und der Inhalt der Daten sowie die Fristen für deren Eintragung werden durch eine spezielle Verordnung des Ministers für Arbeit geregelt. Bis zum 30. September 2024 wird der Inhalt dieser Aufzeichnungen durch die Verordnung über den Inhalt und die Methode der Führung von Aufzeichnungen über Arbeitnehmer aus dem Jahr 2017 geregelt, und ab dem 1. Oktober 2024 tritt die Verordnung über den Inhalt und die Methode der Führung von Aufzeichnungen über Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber beschäftigt sind, in Kraft. Wie die vorherige Verordnung verpflichtet auch die neue alle Arbeitgeber, sowohl natürliche als auch juristische Personen, unabhängig von der Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer, und regelt die Pflichtdaten über beschäftigte Arbeitnehmer, Arbeitszeiten der Arbeitnehmer und andere physisch engagierte Personen, die auf der Grundlage spezieller Vorschriften für den Arbeitgeber arbeiten, sowie die Dauer ihrer Arbeit.

Was sich ändert

Die Anzahl der Pflichtdaten in den Aufzeichnungen über Arbeitnehmer wurde reduziert. Ab dem 1. Oktober 2024 müssen die Aufzeichnungen mindestens 13 Pflichtdaten enthalten, während die vorherige Verordnung 18 Daten verlangte. Es steht den Arbeitgebern jedoch frei, weiterhin Daten zu führen, die nicht mehr als Pflichtdaten vorgeschrieben sind. Zu den Pflichtdaten gehören persönliche Daten der Arbeitnehmer, Daten über die Dauer des Arbeitsverhältnisses und des Arbeitsplatzes sowie Daten zu Anmeldung, Abmeldung und Änderungen in den Systemen der obligatorischen Sozialversicherung.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle vorgeschriebenen Daten für Arbeitnehmer zu führen, die ihm von einem verbundenen Arbeitgeber zugewiesen wurden, sowie für diejenigen, die ihm über eine Arbeitsagentur zugewiesen wurden, mit Ausnahme der Daten über die Art des abgeschlossenen Arbeitsvertrags und das Datum des Beginns sowie über Änderungen und Beendigung der obligatorischen Versicherung auf der Grundlage des Arbeitsverhältnisses. Wie die vorherige enthält auch die neue Verordnung eine allgemeine Formulierung, nach der der Arbeitgeber verpflichtet ist, andere Daten für den Arbeitnehmer zu führen, die von der Realisierung der Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis oder im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis abhängen, entweder gemäß dem Arbeitsgesetz oder gemäß einer speziellen Verordnung.

Eine neue Verpflichtung ist die Führung eines schriftlichen Überblicks über die Daten jedes Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber kann weiterhin Aufzeichnungen über Arbeitnehmer in Papierform (das sogenannte Register der Arbeitnehmer) oder in elektronischer Form führen, muss jedoch einen schriftlichen Überblick über die Pflichtdaten für jeden Arbeitnehmer als integralen Bestandteil dieser Aufzeichnung führen und präsentieren, wobei die Arbeitgeber ein standardisiertes Formular entwerfen können, auf dem sie einen schriftlichen Überblick über die Daten jedes Arbeitnehmers präsentieren.

Wenn ein Arbeitnehmer, Arbeitsinspektor oder eine andere autorisierte Person dies anfordert, muss der Arbeitgeber ihnen den schriftlichen Überblick zur Verfügung stellen. Eine weitere Neuerung betrifft die detaillierte Regelung der Fristen, für die Dokumente, auf deren Grundlage Daten über Arbeitnehmer aufgezeichnet wurden, aufbewahrt und gespeichert werden. Die Verordnung legt die Aufbewahrungsfristen für jede Dokumentengruppe fest: die meisten Dokumente werden sechs Jahre lang aufbewahrt, während einige dauerhaft aufbewahrt werden. Beispielsweise werden der schriftliche Überblick über die Daten des Arbeitnehmers und die Arbeitsverträge sechs Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete, aufbewahrt, Gehaltsdaten werden dauerhaft aufbewahrt, und Dokumente, die mit der Realisierung von Rentenansprüchen in Verbindung stehen, werden vierzig Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt.

Wenn der Arbeitnehmer nicht arbeitet

Die Daten, die Arbeitgeber in den Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer führen müssen, wurden erweitert. Die Erweiterung bezieht sich auf die Aufzeichnung der Gründe für die Abwesenheit des Arbeitnehmers von der Arbeit. Der Arbeitgeber muss Daten über die Abwesenheit des Arbeitnehmers von der Arbeit aufgrund der Inanspruchnahme von Urlaub, aufgrund von Feiertagen und arbeitsfreien Tagen, die gesetzlich vorgeschrieben sind, oder aufgrund von Krankheitsurlaub, Abwesenheit auf Wunsch des Arbeitnehmers, Stunden der Arbeitsunterbrechung, die durch das Verschulden des Arbeitgebers oder aufgrund anderer Umstände verursacht wurden, Stunden der unentschuldigten Abwesenheit des Arbeitnehmers sowie Stunden, die im Streik und im Ausschluss von der Arbeit als Reaktion des Arbeitgebers auf einen organisierten Streik (Lockout) verbracht wurden, führen. Eine neue Verpflichtung besteht darin, detaillierte Daten über die Gründe für die Abwesenheit von der Arbeit aufgrund von bezahltem Urlaub, Vaterschaftsurlaub, persönlichem Pflegeurlaub, Urlaub, der von Kandidaten für Wahlen auf nationaler und lokaler Ebene in Anspruch genommen wird, und Abwesenheit von der Arbeit aufgrund militärischer Verpflichtungen oder Dienst in der vertraglichen Reserve zu führen.

Arbeitgeber sind weiterhin nicht verpflichtet, Daten über den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeiten zu führen, es sei denn, die Verpflichtung zur Aufzeichnung wird durch die Vorschriften des Arbeitgebers geregelt. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitszeiten gleichmäßig verteilt sind, besteht keine Notwendigkeit, Daten über tägliche und wöchentliche Ruhezeiten zu führen. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitszeiten ungleichmäßig verteilt sind, werden Daten über tägliche und wöchentliche Ruhezeiten nur dann geführt, wenn keine Daten über den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeiten geführt werden. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten wird für den Abrechnungszeitraum geführt, für den das Gehalt gezahlt wird, und die Daten müssen spätestens am siebten Tag nach dem Tag, für den sie ausgefüllt werden, eingegeben werden.

Aufzeichnungen über andere werden für Personen geführt, die sich in beruflicher Ausbildung ohne ein etabliertes Arbeitsverhältnis befinden, für Studenten und Schüler, die über einen autorisierten Vermittler arbeiten, für Schüler in Praktika und Ausbildungen sowie für Personen, die aufgrund von verhängten Sanktionen gemäß speziellen Vorschriften Arbeiten für das Gemeinwohl verrichten.