Wie KI Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität steigert?

Laut einer Studie von Gartner können KI-basierte Chatbots die Effizienz eines Unternehmens um 15-40 Prozent verbessern. Digitale Assistenten optimieren Geschäftsprozesse, reduzieren die für die Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit und erhöhen im Allgemeinen die Effizienz am Arbeitsplatz. Serhii Seletskyi, ein Senior Solutions Architect bei Intellias, erklärt, wie das IT-Unternehmen seinen eigenen KI-Assistenten entwickelt hat, die Vorteile seiner Nutzung und seine Auswirkungen auf interne Unternehmensprozesse.

Heute nutzen fast alle großen Unternehmen KI-basierte Assistenten in ihren internen Prozessen. Zu diesen Assistenten gehören bekannte Namen wie ChatGPT, GitHub Copilot, Amazon CodeWhisperer, Google Duet und andere. Vielleicht am bedeutendsten ist jedoch Microsoft 365 Copilot. Dieser Assistent ist vollständig in andere Microsoft-Produkte integriert und kann viele Aufgaben erledigen, wie das Erstellen von Excel-Tabellen und Gewinn- und Verlustberichten, das Erstellen von Unternehmenspräsentationen und das Finden von Daten auf SharePoint. Es ist ein nützliches, aber teures Werkzeug. Mit einem Basispreis von 30 USD pro Benutzer könnte ein großes Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern jährliche Kosten von über einer Million Dollar verursachen.

Die hohen Kosten sind der Grund, warum Unternehmen in Erwägung ziehen, eigene KI-Lösungen zu entwickeln. Bei Intellias begannen sie darüber nachzudenken, als sie feststellten, dass ihre Unternehmensdatenbank zu einem unhandlichen Archiv geworden war, in dem es schwierig war, Informationen zu finden. Daher entwarfen sie IntelliAssistant – einen Bot, der alles finden kann, was Sie benötigen. Sie verwendeten ChatGPT als Grundlage für den Bot, testeten ihn und führten ihn im Januar 2024 ein. Sie bemerkten schnell seine Auswirkungen auf die Teamarbeit und erkannten, dass er auch für andere Unternehmen nützlich sein könnte.

Vorteile des KI-Assistenten

Auf der Azure OpenAI Studio-Plattform und anderen Technologien aufgebaut, ersetzt IntelliAssistant problemlos ChatGPT und integriert sich in andere Unternehmenssysteme. Einer seiner Hauptvorteile ist der Preis. Während Microsoft 365 Copilot großen Unternehmen über eine Million Dollar kosten kann, betragen die Entwicklung und der Support für die IntelliAssistant-Infrastruktur nur einige Tausend Dollar.

Darüber hinaus überträgt ihr Bot im Gegensatz zu ChatGPT keine Informationen außerhalb des Unternehmens, was bei der Arbeit mit vertraulichen Daten äußerst wichtig ist.

Ein weiterer Vorteil von IntelliAssistant ist seine Anpassungsfähigkeit. Sie können zusätzliche Funktionen entwickeln und implementieren, die im Microsoft 365 Copilot nicht verfügbar sind, um den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Sie haben IntelliAssistant so angepasst, dass er Kundenreferenzen verarbeiten, unsere gesamte Projektdatenbank durchsuchen und diejenige finden kann, die am besten zu dieser Referenz passt. Auf diese Weise können wir dem Kunden ein ähnliches Projekt zeigen, das wir zuvor umgesetzt haben. Der Bot kann auch die ungefähren Kosten und die Dauer eines solchen Projekts basierend auf früheren Daten berechnen. Mit anderen Worten, der angepasste Bot erfüllt die Funktionen eines Vertriebsassistenten und erleichtert die Arbeit des Vertriebsteams erheblich. Die zentrale Botschaft ist, dass jedes Unternehmen IntelliAssistant als Plattform oder Beschleuniger für die Erstellung und Einführung verschiedener KI-Tools für spezifische Geschäftsaufgaben nutzen kann.

Welche weiteren Fähigkeiten hat IntelliAssistant?

– Ein weiterer Bereich, in dem IntelliAssistant aktiv genutzt wird, ist das Personalwesen. Der IntelliAssistant-Bot kann Fachleuten nützliche Schulungskurse anbieten, ihnen helfen, Karriereziele zu setzen und die Karriereentwicklung zu planen. Zum Beispiel machten zuvor Karriereentwicklungsanfragen 70 Prozent aller von HR-Fachleuten bearbeiteten Anfragen aus. Meine Kollegen benötigten etwa 25 Minuten, um jede Anfrage manuell zu bearbeiten. Jetzt antwortet der Bot in 30 Sekunden, was bedeutet, dass die Geschwindigkeit um das 50-fache gestiegen ist – sagte Seletskyi.

Der digitale Assistent hilft unseren Experten auch, Informationen schnell in der Unternehmensdatenbank zu finden. Intellias hat eine umfangreiche Datenbank, und es ist nicht immer einfach, den benötigten Abschnitt zu finden. IntelliAssistant übernimmt diese Aufgabe. Nach einer einfachen Anfrage kann er Anleitungen zur Beantragung von Jahresurlaub, zum Beginn der Arbeit mit einem Mentor usw. finden.

In Zukunft wird IntelliAssistant nicht nur die Datenbank nach Informationen durchsuchen, sondern auch einfache Aufgaben ausführen. Zum Beispiel wird er in der Lage sein, Anleitungen zur Beantragung von Jahresurlaub zu finden und diesen eigenständig für die erforderlichen Daten zu buchen. Oder, wenn der Laptop eines Kollegen ausfällt, wird der Bot in der Datenbank nachsehen, was in diesem Fall zu tun ist, und die entsprechende technische Supportanfrage erstellen.

Mehr als ein Bot-Assistent

– Wir haben IntelliAssistant als einfachen und zugänglichen KI-Assistenten geschaffen. Er hat eine klare Benutzeroberfläche, beantwortet Benutzerfragen und ist darauf ausgelegt, Arbeitsprozesse zu verbessern. Darüber hinaus ist IntelliAssistant eine Plattform, die die Erstellung und Einführung neuer KI-Assistenten ermöglicht.

Zum Beispiel integriert sich der Bot mit den Projekten SkillDB und Fuel50. Diese Integration ermöglicht es, nach Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen zu suchen. Wie funktioniert das? Vor der Einführung von IntelliAssistant enthielt unsere Datenbank etwa 400 relevante Fähigkeiten, die unsere Experten besaßen. Einmal bat uns ein Kunde, Ingenieure für MAOI-Technologie zu finden. Dies ist eine seltene Spezialität, und wir konnten in unserer Datenbank keinen geeigneten Experten finden. Als wir IntelliAssistant einführten, sammelte er eine Datenbank mit 7.000 Fähigkeiten und 140.000 Mitarbeiterreferenzen. Er analysierte verschiedene Quellen – Lebensläufe, LinkedIn, GitHub usw. – und erstellte ein detailliertes Profil jedes Mitarbeiters. Mit einer solchen Datenbank fanden wir zwanzig Ingenieure mit Fachkenntnissen in MAOI-Technologie – fügt Seletskyi hinzu.

Früher wurden Daten irgendwo ohne Nutzen gespeichert. Die manuelle Verarbeitung würde Jahre dauern. Der KI-Assistent verarbeitete jedoch etwa eine viertel Million Dokumente und erstellte die umfassendste Fähigkeiten-Datenbank, die das Unternehmen je hatte. Solche Technologie ist in einer Branche, in der Talent und Wissen von größter Bedeutung sind, sehr nützlich.

– Der nächste KI-Assistent, auf den wir über IntelliAssistant zugreifen können, ist IntelliRadar. Dieses Tool hilft uns, verschiedene Trends in Studien zu analysieren, die von McKinsey, Deloitte und Gartner veröffentlicht wurden. Auf diese Weise können wir sehen, in welche Richtung sich der Technologiemarkt entwickelt und was wir als Unternehmen anbieten können. Es ermöglicht uns auch, Bereiche für Schulungen effektiv auszuwählen. Wenn wir einen Trend für eine bestimmte Technologie sehen und wir keine Experten in diesem Bereich haben, wird die Schulung von Grund auf teuer und zeitaufwendig sein. Aber IntelliRadar kann technologische Trends erkennen, die teilweise mit unserer bestehenden Fähigkeiten-Datenbank übereinstimmen, sodass wir Schulungsprogramme starten und unsere Experten auf Technologien vorbereiten können, die bald auf dem Markt populär werden – sagt Seletskyi.

Was kommt als Nächstes?

Wir können bereits sehen, dass KI-Technologien wie IntelliAssistant nützlich und praktisch sind, um Prozesse innerhalb des Unternehmens zu beschleunigen. IntelliAssistant lässt sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen. Er kann Ihnen helfen, Code zu schreiben, zu verkaufen, sich um das Team zu kümmern und Antworten auf Fragen zu finden, die täglich auftauchen. Er ist auch ein Beschleuniger für die Erstellung und Einführung von KI-Tools, die andere Unternehmen nutzen können, um die Produktivität zu steigern und Arbeitsprozesse zu optimieren. In Zukunft werden tägliche Aufgaben mit KI, mit verbesserter und erweiterter Funktionalität, ein integraler Bestandteil komfortabler und effizienter Prozesse innerhalb von Unternehmen werden.