Moj-eRačun kündigte Archivlöschung an: Überprüfen Sie, ob Sie Rechnungen im Original aufbewahren

Eine elektronische Rechnung ist kein PDF-Dokument, und Register sind kein Ort zur Speicherung strukturierter Dokumente, ist das Fazit der neuesten Episode von Druga strana, moderiert von Željko Kardum auf HRT. Ein neues Gesetz wird bald erwartet, das obligatorische e-Rechnungen für Unternehmen einführen wird, aber trotz der Tatsache, dass dieses Dokument aufgrund von öffentlichen Beschaffungsanforderungen seit über sechs Jahren in der Wirtschaft zirkuliert, sind alte Gewohnheiten schwer abzulegen.

Viele Unternehmer erhalten immer noch e-Rechnungen, drucken dann ihre bildliche Darstellung im PDF aus, liquidieren sie manuell und bewahren sie dann sicher in einem Register als visuelle Nachweise und Erinnerungen auf. Warum sie dadurch in Verstoß geraten, erklärte Marko Emer, CEO des Unternehmens Elektronički računi, einem führenden Informationsvermittler für e-Rechnungen.

– In den letzten zehn Jahren haben mehr als einhunderttausend Nutzer begonnen, e-Rechnungen auszutauschen, und mehrere zehntausend sind derzeit ausschließlich Empfänger von Dokumenten. Eine Umfrage, die wir durchgeführt haben, zeigte, dass 99 Prozent dieser Rechnungsempfänger, oder ihrer Buchhalter, immer noch eines der Hauptmerkmale von e-Rechnungen, welches das automatische Laden ist, nicht nutzen – betonte Emer.

Gedruckte Rechnung ist nicht das Original

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes Dokument, das in einem für die maschinelle Verarbeitung geeigneten Format erstellt, übertragen und empfangen wird, was unnötige Arbeit eliminieren, die Effizienz und Sicherheit des Unternehmens erhöhen und alle gesetzlichen Vorschriften zur Verwaltung digitaler Dokumente erfüllen sollte.

– Trotz dessen laden die meisten Unternehmen, die e-Rechnungen erhalten, diese immer noch nicht in ihre Buchhaltungssoftware hoch, sondern drucken die Dokumente aus und ziehen die Mehrwertsteuer auf eine solche e-Rechnung ab, bevor sie sie im Register speichern. Die Branche muss sich bewusst sein, dass dies ein Verstoß ist, da es sich nicht um die originale e-Rechnung handelt und die Authentizität des Absenders sowie die Integrität des Inhalts nicht gewährleistet sind – betonte Emer.

Verstoß im Wert von Tausenden von Euro

Er erinnerte daran, dass die Strafen für diesen Verstoß mehrere zehntausend Euro betragen können, sowohl für die juristische Person selbst als auch für die verantwortliche Person im Unternehmen.

– Die Strafen für die Nichteinhaltung der formalen Bedingungen zur Ausübung des Rechts auf Mehrwertsteuerrückerstattung können für juristische Personen zwischen 3.980 und 66.360 EUR und für Einzelpersonen, d.h. Direktoren, zwischen 660 und 39.810 EUR liegen. Viele Unternehmer sind sich nicht bewusst, dass ihr Buchhalter, leider immer noch aus Unwissenheit, sie in eine Situation gebracht hat, in der sie im Verstoß sind. Wenn Sie e-Rechnungen erhalten, überlegen Sie beim nächsten Mal, wenn Ihr Buchhalter Ihnen mitteilt, dass die Mehrwertsteuer eingereicht wurde, ob die Rechnungen in ihrer Originalform gespeichert sind oder ob ein Register Sie teuer zu stehen kommen wird – sagte er.

Auf die Frage, wie e-Rechnungen rechtlich korrekt gespeichert werden, oder warum die bildliche Darstellung, das PDF-Dokument, nicht als elektronische Rechnung oder ‚echte e-Rechnung‘ angesehen wird, wies der Direktor des Dienstes moj-eRačun darauf hin, dass dies durch mehrere gesetzliche Vorschriften geregelt ist, einschließlich des Gesetzes über elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen.

– Eine elektronische Rechnung ist mit einem Anwendungszertifikat und einem Zeitstempel zertifiziert, die die Authentizität des Absenders, die Unveränderlichkeit über die Zeit und die Integrität des Inhalts garantieren. Auf EU-Ebene werden Rechnungen, die den EU-Standards für e-Rechnungen entsprechen, ausgetauscht, und daher werden sie von autorisierten Informationsvermittlern vom Absender an den Empfänger übertragen. Das PDF, das der Nutzer zusammen mit der XML erhält, muss rechtlich nicht gesendet werden, da es sich ausschließlich um eine bildliche Darstellung der Rechnung handelt, die viele Empfänger dann missbrauchen, um sie auszudrucken und im Register zu speichern – erklärt Emer.

Sichere und kontrollierte Archive

Der einzige korrekte Ort zur Speicherung elektronischer Rechnungen und anderer digitaler Dokumente ist ein elektronisches Archiv, das sicher und kontrolliert sein muss und sicherstellt, dass das Dokument während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist authentisch und vollständig bleibt.

Auf die Frage, was sie mit e-Rechnungen und begleitenden Dokumenten von Unternehmen tun, die diese ausschließlich erhalten, betonte Emer, dass sie diese aufbewahren, da sie sich bewusst sind, dass bald der Moment kommen wird, an dem diese Unternehmer ihre e-Dokumente anfordern werden. Dies ist ein Problem, fügte er hinzu, auf das sie seit über einem Jahrzehnt hinweisen, und jetzt betont er die Frist für die Dokumentenabholung.

– Seit der ersten ausgetauschten e-Rechnung warnen wir vor der Verpflichtung zur Speicherung im e-Archiv, aber nur ein kleiner Teil der Nutzer, die Dokumente ordnungsgemäß speichern, hat dies ernst genommen. Die Mehrheit hat immer noch kein e-Archiv eingerichtet, obwohl sie e-Rechnungen 11 Jahre lang im Originalformat aufbewahren müssen, sodass dies bereits ein Jahrzehnt unserer Kosten ist, die wir nicht mehr bereit sind zu tragen. Jeder Unternehmer ist für sein eigenes Geschäft verantwortlich, was auch eine rechtlich korrekte Archivierung der Dokumente implizieren sollte – betonte der Direktor des Unternehmens Elektronički računi.

Frist bis März

Die Kosten für Dokumente, die der Dienst moj-eRačun für Empfänger aufbewahrt, die das e-Archiv nicht aktiviert haben, belaufen sich jährlich auf mehrere hunderttausend Euro, aber diese Praxis wird bald enden, da sie eine noch bessere Infrastruktur für Nutzer, die den Dokumentenspeicherdienst aktiviert haben, sicherstellen möchten.

– Die Verpflichtung des elektronischen Archivs ist eine Verpflichtung für Unternehmen, nicht nur für öffentliche und sektorale Auftragnehmer. Jeder, der mindestens eine e-Rechnung erhalten hat, muss ein elektronisches Archiv für digitale Dokumente haben. Wir wiederholen dies seit über zehn Jahren, jedoch haben e-Rechnungsempfänger dies noch nicht realisiert, da sie ihre Rechnungen immer noch in der Liste ihrer erhaltenen Dokumente abrufen können. Um das Bewusstsein zu schärfen und sie daran zu erinnern, dass dies ihre Verpflichtung ist, werden wir ihnen die Möglichkeit geben, bis zum 31. März 2025 alle ihre e-Rechnungen abzurufen, nach dem wir ihre Dokumente aus dem Dienst löschen werden – erklärte Emer.

Löschung des e-Rechnungsarchivs

Für die Nutzer bedeutet dies, dass sie, wenn sie kein eigenes elektronisches Archiv erstellt oder einen e-Archivdienst in Anspruch genommen haben, ohne die ‚originale Rechnung‘ dastehen werden, was sehr unangenehm sein kann und Sanktionen nach sich ziehen kann, insbesondere wenn die Mehrwertsteuer auf der Grundlage von Kopien von Rechnungen abgezogen wurde.

– Ich fordere die Unternehmer auf, bei ihren Buchhaltern nachzufragen, wo die Originale, d.h. e-Rechnungen sind, und wenn sie noch kein e-Archiv eingerichtet haben, dies bis zum 31. März zu tun, andernfalls werden sie keinen Zugriff auf ihre Dokumente haben – schloss Emer.

Europäischer Marktführer im e-Business

Elektronische Rechnungen sind der führende Informationsvermittler auf dem Markt und die einzige lizenzierte Institution für Zahlungstransaktionen, die Zahlungsinitiierungsdienste (PIS) und Kontoinformationsdienste (AIS) anbietet.

Sie sind eines der Unternehmen innerhalb der Visma-Familie, einem norwegischen IT-Riesen, der europäischer Marktführer im SaaS-Geschäft ist und mehr als 17.000 Mitarbeiter in Europa und Südamerika beschäftigt. Der Wert des norwegischen Unternehmens wird auf etwa 19 Milliarden Euro geschätzt, was mehr ist als der Gesamtwert der zehn größten kroatischen Unternehmen.