Für alle Lieferungen an ihre Mitarbeiter müssen Arbeitgeber eine fiskalisierte Rechnung ausstellen

Nach den derzeit geltenden Vorschriften unterliegen Rechnungen, die bar und mit Kreditkarten bezahlt werden, der Verpflichtung zur Fiskalisierung, nicht jedoch Rechnungen, die auf andere Weise bezahlt werden. Ab dem 1. Januar 2026 wird die Verpflichtung zur Fiskalisierung für jede ausgestellte Rechnung für Verkäufe, die für den Endverbrauch bestimmt sind, unabhängig von der Zahlungsmethode eingeführt. Geschäftseinheiten, die der Fiskalisierungspflicht 1.0 unterliegen, müssen jede Rechnung, die ab dem 1. Januar 2026 für den Endverbrauch ausgestellt wird, fiskalisieren, unabhängig davon, ob sie bar, mit Kreditkarten, per Banküberweisung, per Postanweisung, durch Verrechnung oder durch Gehaltsabzug bezahlt werden. Diese Verpflichtung gilt auch für Lieferungen von Arbeitgebern an ihre Mitarbeiter, unabhängig davon, wie sie dafür in Rechnung gestellt werden.

Jede einzelne Rechnung

In der Praxis der Geschäftseinheiten erfolgen Lieferungen von Waren und Dienstleistungen an Mitarbeiter für deren persönlichen und familiären Verbrauch. Arbeitgeber verkaufen Mobiltelefone, Computer, das Recht zur Nutzung von Sport- und Freizeitleistungen, die der Arbeitgeber erworben oder vertraglich vereinbart hat, usw. Manchmal ist die Motivation für solche Maßnahmen der Preis, den der Lieferant für den Verkauf größerer Mengen gewährt, um so ihren Mitarbeitern entgegenzukommen.

Arbeitgeber verkaufen alte Geräte und Maschinen, gebrauchte Möbel, überschüssige Rohstoffe und Materialien usw. Auch in bestimmten Situationen werden Bestandsengpässe von Waren dem Mitarbeiter in Rechnung gestellt, der für den entstandenen Mangel belastet wird. Unabhängig davon, wie der Mitarbeiter die von dem Arbeitgeber gekauften Waren oder Dienstleistungen bezahlt – bar an der Kasse des Arbeitgebers, durch Zahlung auf ein Banktransaktionskonto oder durch Gehaltsabzug – müssen Arbeitgeber, die der Fiskalisierung 1.0 unterliegen, die ausgehenden Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2026 an Mitarbeiter ausgestellt werden, fiskalisieren. Die Verpflichtung hängt nicht davon ab, ob auf der ausgehenden Rechnung Mehrwertsteuer erhoben wird oder ob es sich um eine von der Mehrwertsteuer befreite Lieferung handelt; jede Rechnung für den Endverbrauch wird fiskalisiert.

Unabhängig von der Mehrwertsteuerpflicht

Steuerpflichtige der Fiskalisierung 1.0 sind juristische und natürliche Personen, die der Körperschaftsteuer unterliegen, sowie natürliche Personen, die der Einkommensteuer aus selbständiger Tätigkeit unterliegen, unabhängig davon, ob sie Mehrwertsteuerpflichtige sind oder nicht. Arbeitgeber, die als Institutionen, gemeinnützige Vereine und andere Organisationen organisiert sind, unterliegen nicht der Fiskalisierung 1.0, jedoch nur unter der Bedingung, dass sie keine Körperschaftsteuerpflichtigen sind. Wenn sie Körperschaftsteuerpflichtige sind, unterliegen sie automatisch der Fiskalisierung 1.0 gemäß den Vorschriften.

Beispielsweise sind Handelsgesellschaften Körperschaftsteuerpflichtige, sodass eine Handelsgesellschaft, die ab dem 1. Januar 2026 ein Mobiltelefon an einen Mitarbeiter verkauft, diese Rechnung fiskalisieren muss, unabhängig davon, wie der Mitarbeiter dafür bezahlt. Die Verpflichtung zur Fiskalisierung umfasst auch Rechnungen, die der Arbeitgeber auf Grundlage der zuvor erhaltenen Zustimmung des Mitarbeiters durch Abzug vom Gehalt des Mitarbeiters in Rechnung stellt. Im Gegensatz dazu hat eine Institution oder eine andere juristische Person, die keine Körperschaftsteuerpflichtige ist, nicht die Verpflichtung, die ausgestellte Rechnung zu fiskalisieren, wenn sie Waren und Dienstleistungen für den Endverbrauch an ihre Mitarbeiter verkauft.

Wie man sich vorbereitet

Unternehmer, die bereits der Fiskalisierung von Barrechnungen gemäß den bestehenden Vorschriften unterliegen, werden lediglich die Daten über die Geschäftsräume und das Gerät, von dem aus sie Rechnungen für Lieferungen an Mitarbeiter ausstellen, erweitern, falls ein solcher Bedarf besteht. Geschäftseinheiten, die Körperschaftsteuerpflichtige und Einkommensteuerpflichtige aus selbständiger Tätigkeit sind und bis Ende 2025 nicht der Verpflichtung zur Fiskalisierung von Barrechnungen unterlagen, weil sie ausschließlich im B2B-System tätig sind und beabsichtigen, ab dem 1. Januar 2026 Lieferungen an Mitarbeiter vorzunehmen, müssen rechtzeitig vorbereitende Maßnahmen ergreifen, um ein B2C-Rechnungsfiskalisierungssystem einzurichten.

Sie müssen eine Internetverbindung und eine Softwarelösung sicherstellen, die die Ausstellung von Rechnungen ermöglicht, während der Fiskalisierungsprozess im Computersystem der Steuerverwaltung durchgeführt wird, unmittelbar bevor die Rechnung an den Endverbraucher übergeben wird. Die an den Mitarbeiter ausgestellte Rechnung muss die vorgeschriebenen Elemente enthalten, einschließlich unter anderem der Daten über den Aussteller der Rechnung, die Bezeichnung des Betreibers, die Bezeichnung der Zahlungsmethode, eine eindeutige Rechnungsidentifikationsnummer, den Schutzcode des Ausstellers und einen QR-Code.

Ausgestellte Rechnungen müssen gemäß der vorgeschriebenen Regel nummeriert werden, sodass jede Rechnung eine dreiteilige Nummer hat, die die numerische Rechnungsnummer, die Bezeichnung der Geschäftsräume und die Nummer des Geräts, von dem die Rechnung ausgestellt wird, angibt. Rechnungen müssen in einer ununterbrochenen Reihenfolge nummeriert werden, ohne Lücken oder Sprünge. All dies muss der Arbeitgeber durch seine Maßnahmen regeln, und der Steuerverwaltung müssen elektronisch Daten über die Geschäftsräume zur Verfügung gestellt werden, in denen sie Rechnungen für den Endverbrauch an ihre Mitarbeiter ausstellen werden. Dies können die gleichen Geschäftsräume und/oder dasselbe Gerät sein, von dem aus sie Rechnungen an andere Endverbraucher ausstellen, oder es kann ein separater Raum und ein separates Gerät sein.