Leitfaden zur Fiskalisierung 2.0: Es wird keine Rechnungen geben, aber der Papierkram bleibt

Die Unternehmergemeinschaft zählt langsam die Tage bis zum Beginn des nächsten Jahres, wenn die Umsetzung der bisher größten digitalen Unternehmensreform in Kroatien beginnt. Dies ist der verpflichtende Austausch von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen), der Unternehmer zumindest auf dem Papier etwas entlastet, sie jedoch auch mit hohen Geldstrafen bedroht. Fiskalisierung 2.0, wie diese Reform genannt wird, wird in ihrer ersten Welle hauptsächlich alle Unternehmen im Mehrwertsteuersystem betreffen.

Ab dem 1. Januar 2026 sind sie verpflichtet, E-Rechnungen für alle Transaktionen mit ihren Lieferanten und Kunden auszustellen und zu empfangen. Unternehmer außerhalb des Mehrwertsteuersystems müssen E-Rechnungen nur ab Beginn dieses Jahres empfangen, ab 2027 müssen sie diese auch ausstellen.

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2026 ist die größte Modernisierung des Steuersystems bisher, sagt Produktverantwortlicher bei Moj-eRačun Matija Ekart.

– Mit der Einführung elektronischer Rechnungen werden Papier Rechnungen und analoge Archive der Vergangenheit angehören, ebenso wie viele Berichte, die bisher manuell erstellt und abgeglichen wurden, um sie der Steuerverwaltung vorzulegen. Die Bücher über eingehende und ausgehende Rechnungen, Berichte über ausgestellte Rechnungen, zusätzliche Berichte zur Fiskalisierung und mehrere andere Steuerformulare, die monatlich oder vierteljährlich eingereicht wurden, wird die Steuerverwaltung ab dem Neujahr in Echtzeit erhalten. Dies wird die Transparenz erhöhen, den Kampf gegen die Schattenwirtschaft stärken und die administrative Belastung sowohl für Unternehmer als auch für Steuerbeamte dank des automatisierten Systems zum Austausch von E-Rechnungen und zur Lieferung von E-Berichten erheblich reduzieren, betont Ekart.

Schritt 1: Eliminierte Formulare

Wenn der Begriff ‚Digitalisierung‘ erwähnt wird, denken wir zuerst an einfachere Prozesse, die Zeit und Geld sparen. Tatsache ist, dass die Fiskalisierung 2.0 bestimmte Papierformulare eliminieren wird, aber das bedeutet nicht, dass das Unternehmerleben notwendigerweise einfacher wird. Zunächst einmal, welche ‚Papiere‘ müssen nicht mehr ausgefüllt werden? Konkret wird zusammen mit dem Buch der ausgestellten Rechnungen und dem speziellen Protokoll U-RA sowie der Verpflichtung zur Einreichung des PPO-Berichts, des DON-H-Berichts und des VAT-F-Protokolls die Verpflichtung zur Einreichung eines statistischen Berichts über überfällige, aber unbezahlte Forderungen (Formular OPZ-STAT) abgeschafft, erklärt Darko Augustinović, ein zertifizierter Steuerberater von Augustinović Tax Consulting.

– Es gibt keine weiteren wesentlichen Verpflichtungen, die mit der Einführung von E-Rechnungen abgeschafft werden. Es kann auch betont werden, dass die Frist zur Einreichung der Mehrwertsteuererklärung von dem zwanzigsten auf den letzten Tag des Monats verlängert wird. Es sollte auch angemerkt werden, dass die Steuerunterlagen der U-RA- und I-RA-Bücher formell abgeschafft werden, ebenso wie die Verpflichtung zur Einreichung des U-RA-Buchs; jedoch müssen Unternehmer im Allgemeinen weiterhin diese oder ähnliche Aufzeichnungen führen, um eine genaue und vollständige Ausfüllung der Steuererklärung sicherzustellen. Die Einführung von E-Rechnungen wird nicht die vollständige Abschaffung von Papieraufzeichnungen gewährleisten, sondern nur teilweise. Daher müssen Unternehmer für das korrekte Ausfüllen der Steuererklärung weiterhin diese Aufzeichnungen mit möglichen Korrekturen ihres Inhalts aufbewahren, betont Augustinović.

Schritt 2: Schlechte Praktiken ausmerzen

Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument in einem strukturierten XML-Format, das den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. Jede ausgestellte und empfangene E-Rechnung wird automatisch fiskalisiert und in Echtzeit der Steuerverwaltung gemeldet. Darüber hinaus müssen alle Rechnungen und begleitenden Dokumente ausschließlich in digitaler Form, im Original-XML-Format, für mindestens elf Jahre aufbewahrt werden. Es liegt in der Verantwortung des Ausstellers, die Einziehung der ausgehenden Rechnungen zu melden, während die Empfänger die Ablehnung eingehender E-Rechnungen und die Adresse für deren Empfang melden müssen. Matija Ekart betont, dass eine elektronische Rechnung kein PDF-Dokument ist, das als E-Mail-Anhang gesendet wird, und es ist an der Zeit, endlich mit der Verbreitung dieser falschen Informationen aufzuhören.

– Vereinfacht gesagt ist die sogenannte originale E-Rechnung oder Quellrechnung ein Dokument, das innerhalb von Buchhaltungssoftware gelesen und verarbeitet wird und ausschließlich in elektronischer Form existiert. In Kroatien gab es die Praxis, eine visuelle Darstellung der E-Rechnung im PDF-Format zu senden, die als Mittel für den Buchhalter zur Überprüfung der Daten dienen sollte; jedoch druckten die meisten Empfänger sie aus, zeichneten sie auf und speicherten sie als Papier Rechnungen in Ordnern. Neben diesen unnötigen Kosten fanden sie sich in einer Situation wieder, in der sie die Vorsteuer aufgrund unzuverlässiger Dokumente ablehnten, da eine gedruckte E-Rechnung ohne das Original im XML nicht für Mehrwertsteuerrückerstattungen verwendet werden durfte. Das neue Fiskalisierungsgesetz sollte endlich solche rechtswidrigen Praktiken ausmerzen, da eindeutig festgelegt ist, dass elektronische Rechnungen ausschließlich im E-Archiv für den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum gespeichert werden, betont Ekart.

Schritt 3: Kostenbewertung

Damit all dies in der Praxis Wirklichkeit wird, müssen Unternehmer ihre IT-Systeme überprüfen und aufrüsten, einen Informationsvermittler auswählen und diesen zwischen dem 1. September und dem 31. Dezember der Steuerverwaltung melden und ein digitales Archiv sicherstellen. Stellt dies eine neue Kosten in Form von Investitionen in die notwendige Ausrüstung zur Anpassung an E-Rechnungen dar? Für alle kleinen Unternehmer, die eine Softwarelösung zur Ausstellung von Rechnungen haben, die das Versenden von E-Rechnungen unterstützt, wird die Anpassung darin bestehen, einen Vertrag mit einem Informationsvermittler zu unterzeichnen, erklärt Božidar Andrija Lukša, Direktor der Buchhaltungsberatung Texel.

– Soweit ich gesehen habe, erlauben die meisten Vermittler auch die Rechnungserstellung innerhalb ihrer Plattform, sodass für eine kleine Anzahl von ausgehenden Rechnungen möglicherweise keine Notwendigkeit besteht, Softwarelösungen zur Erstellung von Rechnungen zu erwerben. Die Kosten der Vermittler liegen bei sechs Euro pro Monat, abhängig vom Vermittler und der Anzahl der gesendeten und empfangenen Rechnungen. Einige Pakete von bestimmten Vermittlern beinhalten Gebühren für eine bestimmte Anzahl von Sendungen, Empfängen und Archivierungen von Dokumenten, sodass es notwendig ist, ein für das Unternehmen geeignetes Paket auszuwählen und die Preise bei mehreren Vermittlern zu überprüfen, rät Lukša und fügt hinzu, dass es schwierig ist, endgültig zu bestimmen, was die Gesamtkosten wären, da dies von der Softwarelösung und den Anforderungen abhängt, die sie erfüllen muss.

– Cloud-Softwarelösungen bieten niedrigere Einstiegskosten, aber die Nutzung wird in Form von Softwaremiete bezahlt. Einfachere Cloud-Softwarelösungen kosten ab acht Euro pro Monat, während komplexere ERP-Lösungen zwischen dreihundert und eintausend Euro pro Monat liegen, abhängig von der Anzahl der Benutzer und Funktionen, merkt Lukša an.

Schritt 4: Problematische neue Aufgaben

In einem Artikel, den Darko Augustinović im Juni in Lider zu diesem Thema veröffentlicht hat, stellte er fest, dass es wünschenswert ist, Experten in die Einführung einzubeziehen, die sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle korrekt und gemäß den Steuer- und anderen Vorschriften in die Form von E-Rechnungen übertragen werden, was in bestimmten Branchen eine sehr herausfordernde Aufgabe sein kann. Augustinović erklärt dies am Beispiel von Unternehmen, die Bauleistungen erbringen.

– Diese werden in der Regel über einen längeren Zeitraum durchgeführt, beinhalten mehrere Arten von verschiedenen Arbeiten und verschiedene Arten von gelieferten Waren und Dienstleistungen, sodass es ein Problem geben kann, wie all dies korrekt in die Positionen der ausgestellten Rechnung übertragen werden kann. Es kann auch spezielle Bauarbeiten geben, und die Frage ist, wie die Arbeitspositionen auf die Rechnung übertragen werden. Dann gibt es Beispiele für verschiedene Arten von Dienstleistungen, die korrekt auf den Rechnungen dargestellt werden müssen, wiederum abhängig von der Art der Arbeit. Zum Beispiel stellt sich bei Buchhaltungsdienstleistungen die Frage, ob sie nach Positionstypen separat dargestellt werden sollten oder ob sie auf der Rechnung in einem Punkt als Pauschalgebühr aufgeführt werden können, was von den vertraglichen Bestimmungen und den Fakten in jedem Fall abhängt, erklärt Augustinović.

Schritt 5: Experten einbeziehen

Er verweist auch auf ein Beispiel, das auf der Website der Steuerverwaltung verfügbar ist, das zeigt, dass eine einfache Situation des Kaufs und der Installation von Fahrzeugwischern auf der Rechnung auf drei verschiedene Arten dargestellt werden kann, abhängig von den Umständen der Transaktionsausführung.

– Daher sind all dies Situationen, die separat betrachtet werden müssen, alle Fakten und Umstände der Ausführung, der rechtliche Rahmen, d.h. Verträge, und dann sicherstellen, dass die Steuerregelung korrekt auf all dies angewendet wird. Es wird auch notwendig sein, Unklarheiten im Zusammenhang mit dem Entstehen der Steuerpflicht zur Zahlung der Mehrwertsteuer, d.h. dem Lieferdatum, zu klären. Daher ist es ratsam, Experten einzubeziehen, die sicherstellen, dass alle Geschäftstransaktionen gemäß den Vorschriften durchgeführt und dokumentiert werden. Zertifizierte Steuerberater sind sicherlich Experten, die über das notwendige Wissen und die Erfahrung verfügen, um diese Fragen zu klären, betont Augustinović.

Schritt 6: Einschränkung unternehmerischer Freiheiten

Im Rahmen der rechtlichen Änderungen, die für die Umsetzung der Fiskalisierung 2.0 erforderlich sind, hat Artikel 67 des Allgemeinen Steuergesetzes, der der Steuerverwaltung den Zugang zu elektronischen Dokumentationen, Aufzeichnungen und anderen Daten von Steuerpflichtigen und den Personen, die ihre Geschäftsbücher führen, ermöglicht, erhebliches öffentliches Interesse geweckt. Božidar Andrija Lukša hält jede Einschränkung unternehmerischer Freiheiten und individueller Freiheiten für umstritten.

– Dank der neuen Fiskalisierung wird die Steuerverwaltung nun Daten nicht nur über die Beträge der Rechnungen, sondern auch über die Arten der verkauften Produkte oder Dienstleistungen erhalten. Daher verstehe ich diese Tendenz nicht; ich halte es nicht für gut für das Unternehmertum und die menschlichen Freiheiten. Nämlich, wenn die im Rahmen des Fiskalisierungsprojekts 2.0 gesammelten Daten zusammen mit bereits verfügbaren Daten auf den Servern der Steuerverwaltung zirkulieren, können Steuerbeamte mit etwas besserer Software zur Verarbeitung großer Datenbanken einen Einblick in den ungefähren Kontostand jedes Unternehmers gewinnen, sodass ich nicht verstehe, warum die Steuerverwaltung weiterhin das Recht benötigt, Zugangscodes zu Daten und deren Entschlüsselung ohne Gerichtsbeschluss anzufordern, betont Lukša.

Die Digitalisierung hat oft auch eine Kehrseite. Wir werden sehen, welche im Fall der Fiskalisierung 2.0 überwiegen wird.