E-Rechnungen in der Praxis: KPD-Codes verursachen Probleme für Unternehmer

Anpassungen an neue elektronische Standards sind immer schmerzhaft, und in diesem Jahr könnten sie vielen das Weihnachtsfest stehlen und die Feiertage schwer erträglich machen, da etwa 330.000 Körperschaftsteuer- und Einkommensteuerpflichtige für Selbständige ausschließlich E-Rechnungen erhalten müssen, von denen etwa 175.000 zur Körperschaftsteuergruppe gehören und ebenfalls solche Rechnungen erhalten und speichern müssen.

Es scheint, dass es keine besonderen Probleme geben sollte, da die Fiskalisierung und elektronische Rechnungen in Kroatien nicht unbekannt sind. Allerdings bringt die Fiskalisierung 2.0 einige neue komplexe Verpflichtungen mit sich, und all dies kann für diejenigen, die damit zum ersten Mal konfrontiert werden, ziemlich verwirrend sein. Die Zeit ist knapp, und diejenigen, die noch nicht mit den Vorbereitungen begonnen haben, sollten nicht zögern, warnen unsere Gesprächspartner von zwei Informationsvermittlern mit Erfahrung in der Fiskalisierung.

– Ich erinnere an das Szenario von 2019, als die damaligen Verpflichteten bis zur letzten Minute warteten und erwarteten, dass der Service an einem Tag beauftragt werden würde. Wenn es um Zehntausende von Nutzern geht, ist ein solches Szenario nicht realistisch, und deshalb werde ich die Botschaft wiederholen, die wir jeden Tag sagen – heute ist der ideale Tag für Unternehmer, um mit den Vorbereitungen für den 1. Januar 2026 zu beginnen und einen Informationsvermittler und Zugangspunkt auszuwählen. Heute gibt es etwa 200.000 Mehrwertsteuerpflichtige in Kroatien, die in etwas mehr als drei Monaten bereit sein müssen, E-Rechnungen zu senden und zu empfangen, was bedeutet, dass alle, die noch nicht begonnen haben, relevante Informationen aus zuverlässigen Quellen darüber zu suchen, wie und unter welchen Bedingungen sie auf E-Rechnungen umsteigen können, sondern stattdessen Informationen aus fragwürdigen Quellen in sozialen Medien erhalten, ihr Geschäft gefährden – erklärt Josip Kovačec, Chief Operating Officer (COO) des Unternehmens Electronic Invoices.

Vorteile von AMS

Für diejenigen, die es noch nicht wissen, wird die Fiskalisierung 2.0 die Praxis von Papier-Rechnungen und PDFs per E-Mail ab dem 1. Januar 2026 in die Geschichtsbücher des B2B-Welt verbannen. Die Hauptneuheit ist die allgemeine Verpflichtung, strukturierte elektronische und folglich fiskalisierte Rechnungen in gegenseitigen Geschäftstransaktionen auszutauschen.

Praktisch bedeutet dies, dass es keine Fotografien, Scans und dergleichen mehr geben wird, sondern den Austausch elektronischer Formulare mit einem strengen und gesetzlich vorgeschriebenen Schema und Daten, die gültig elektronisch signiert, über geeignete Sicherheitsprotokolle und durch zuverlässige Netzwerkpunkte übertragen werden, und mit Hilfe von lizenzierten Vermittlern. Die kroatische Wirtschaft hat bereits einen ähnlichen Wandel während des Übergangs der europäischen Zahlungsverkehrstransaktionen zum SEPA-Standard erlebt, der eine neue Taxonomie, Terminologie und Struktur einführte, die die Nutzer zunächst verwirrte, obwohl ihre Vorteile heute mehr als offensichtlich sind. Und welche Vorteile bringt die Fiskalisierung 2.0 mit sich?

– Der Prozess der Fiskalisierung in beide Richtungen, beim Senden und Empfangen von Rechnungen, ist ein sehr guter Schritt und sollte eine viel bessere Aufsicht über die Haushaltsfüllung und das Management öffentlicher Mittel bringen. Es ist ein offenes Geheimnis, dass ein Teil der kroatischen Wirtschaft in den grauen und sogar schwarzen Zonen operiert, sodass diese Reform solche Vorkommen sicherlich reduzieren wird. Mit elementarer transitiver Logik ist es leicht zu schließen, dass dies im öffentlichen Interesse ist. Im Bereich des Kontomanagements springen wir vom 17. ins 21. Jahrhundert. Einige Gewohnheiten müssen sich ändern, aber sehr bald werden wir den Jungen erzählen, wie wir früher mit Papieren, Umschlägen und Stempeln gearbeitet haben, und sie werden uns ungläubig als archaisch betrachten – sagte Dr. Darko Glujić, Direktor von DB Informatics.

Eine der Hauptneuheiten für die Nutzer von AMS (Address Directory of Metadata Services) ist ein einheitliches zentrales Register, aus dem Daten über die Adresse zum Versenden elektronischer Rechnungen abgerufen werden. Für die Aussteller bedeutet dies, dass sie ihre ERPs nicht mit neuen Zugangsadressen für Kunden aktualisieren müssen, da diese automatisch von AMS abgerufen werden, wodurch das Risiko falscher Adressierungen verringert wird, und es wird die Adressänderungen für alle Geschäftseinheiten erleichtert, da sie bestehende Kunden nicht über Änderungen informieren müssen.

Das Meer aufgrund von KPD

Und während die Abkürzung AMS weniger Arbeit für die Verpflichteten der neuen Welle der Fiskalisierung bedeutet, könnte KPD für sie Probleme darstellen. Diese Abkürzung steht für ‚Produktklassifizierung nach Tätigkeit‘ und ab dem 1. Januar 2026 muss jeder Artikel auf elektronischen Rechnungen korrekt mit einem KPD-Code gekennzeichnet sein. Andernfalls erfüllt die Rechnung nicht die Bedingungen für die Fiskalisierung. So muss die E-Rechnung zwischen frischen, ungeschälten Bohnen und frischen, ungeschälten Erbsen unterscheiden, wie sie von KPD erkannt werden, mit nur einem Zahlenunterschied im Code.

– Die Klassifizierung von Produkten nach Tätigkeit oder KPD-Code ist eine Neuheit, die sicherlich die größten Kopfschmerzen für Endnutzer verursachen wird, während es für Informationsvermittler eine kleinere Aufgabe ist. Zum Beispiel hat einer unserer Kunden über 600.000 Artikel in seinem Produktions-Handelsportfolio, und wir glauben, dass es nicht möglich ist, alle korrekten KPD-Codes in so kurzer Zeit auszufüllen, und die meisten kleinen Unternehmen werden mit diesem Thema zum ersten Mal konfrontiert – warnte Glujić.

Kovačec wies auch auf die Herausforderungen der korrekten KPD-Codierung hin und betonte, dass viele Verpflichtete sehr spezifische und maßgeschneiderte Artikel und Dienstleistungen haben, die nicht klar durch die Standardklassifizierung abgedeckt sind, was die Zuordnung des Angebots über KPD ziemlich herausfordernd macht.

– Falsche Codes oder Unvollständigkeiten oder Mehrdeutigkeiten können zu Rechnungsablehnungen oder -korrekturen führen. Deshalb haben wir alle Beteiligten gewarnt, dass Aussteller und Vermittler genügend Zeit benötigen, um alle Randfälle zu testen, wie Kombinationen von Artikeln, Kombinationen von Lieferungen, verschiedene Transaktionen mit Rabatten, spezifische Dienstleistungen und komplexe Artikel – bemerkte Kovačec.

Sofort zum Testen

Obwohl die Fiskalisierung 2.0 für neue Verpflichtete und große Systeme, die ihre Anwendungen korrekt mit KPD-Codes ausfüllen müssen, nicht einfach umzusetzen sein wird, muss gesagt werden, dass die Nutzer sich um einen guten Teil der Änderungen keine Sorgen machen müssen. Ihre Hauptsorge ist es, die Kompatibilität ihrer ERPs und Buchhaltungssoftware zu überprüfen, die KPD-Codes für ihre Produkte und Dienstleistungen korrekt auszufüllen und interne Verfahren zu entwickeln.

Der Staat, Softwareunternehmen, die ihre ERPs warten, und Informationsvermittler werden sich um den Rest der Netzwerkschicht kümmern. Letztere bieten auch zusätzliche Vorteile, wie kostenlose Anwendungen zum Versenden von E-Rechnungen oder kostenlose elektronische Archivierungsdienste für E-Rechnungen, was ebenfalls eine der neuen Verpflichtungen ist.

– Ohne umfangreiche Tests kann der erste Tag der Anwendung des Gesetzes eine Reihe von Problemen auslösen. Daher kehren wir zur Hauptbotschaft an die Unternehmer zurück – beginnen Sie sofort mit den Vorbereitungen. So wird der Eintritt ins Jahr 2026 ruhig, ohne Verzögerungen und unnötige Kosten sein – betonte Kovačec.

Glujić ist überzeugt, dass alle neuen Verpflichteten im nächsten Jahr bereit für das Geschäft sein werden, obwohl die korrekte Eingabe der KPD-Codes für sie eine etwas größere Herausforderung darstellen könnte.

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