Wie wählt man einen Informationsvermittler, wenn wenig klar ist?!

Die Fiskalisierung 2.0 kommt unvermeidlich und wirft viele Fragen für kleine Unternehmer auf, auf die sie derzeit keine Antworten haben. Dies wird von Iva Tabaj, der Geschäftsführerin des Zadar-Unternehmens Tabaj, bestätigt, die sagt, dass sie noch niemand über irgendetwas informiert hat und dass sie plant, an einem Vortrag der Kroatischen Handelskammer teilzunehmen, um zumindest ein wenig über alles informiert zu sein, was bevorsteht. Sie wartet jetzt auf Informationen von ihrer Buchhaltungsfirma und dem System, über das sie Rechnungen ausstellt, und es scheint ihr, dass noch niemand vollständig auf die Änderungen vorbereitet ist. Sie kann nicht einmal abschätzen, wie viel die neuen Lösungen ihr Unternehmen kosten werden. Für Unternehmer wie Tina Prosenik, die Gründerin von Gruntek, ändert sich jedoch nichts, da er alle seine Einzelhandelsprodukte online über Karten verkauft und keine nennenswerten zusätzlichen Kosten hat.

Papier und Realität

Auf dem Papier sollte dieses Gesetz administrative Erleichterungen und Einsparungen bringen, aber die Praxis von Mirela Relković, der Präsidentin des Verbands der Buchhalter der Kroatischen Handelskammer, zeigt, dass viele Unklarheiten für Unternehmer bestehen bleiben. Die größte Herausforderung für sie ist die neue Art der Ausstellung und des Empfangs von Rechnungen, da jeder Unternehmer einen Informationsvermittler wählen muss. Und alle Rechnungen, fügte sie hinzu, müssen verschlüsselt und mit der neuen KPD-Codeliste des Kroatischen Statistischen Amts in Einklang gebracht werden, die auf der Website des Amtes zu finden ist. Das bedeutet, betonte sie, dass jedes Produkt und jede Dienstleistung eine eigene Bezeichnung haben muss, was zusätzliche Bürokratie und Angst vor Fehlern für viele kleine Unternehmer schafft.

– Darüber hinaus müssen Unternehmer eine sichere Datenarchivierung und neue Geräte sicherstellen, was zusätzliche Investitionen und eine Änderung der Arbeitsweise erfordert. Die Kosten für das Senden und Empfangen von Rechnungen sowie für die Archivierung variieren von Vermittler zu Vermittler. Kleine Unternehmer können mit monatlichen Kosten von mehreren Dutzend Euro rechnen, während diese Beträge für größere Systeme erheblich höher sein werden. Die Steuerverwaltung aktualisiert kontinuierlich Anweisungen und Beispiele auf ihrer offiziellen Webseite. Buchhalter setzen Änderungen in der Praxis um und erklären sie den Kunden rechtzeitig. Das größte Hindernis in diesem Moment ist, dass das eTax-System noch nicht bereit für Tests ist, sodass Unternehmer nicht die Möglichkeit haben, auszuprobieren, wie alles in der Praxis aussehen wird – warnte Relković.

Als größte Herausforderung sieht Sandra Batur, Produktmanagerin bei Neoinfo, die Schulung von kleinen und mittelständischen Unternehmern, da viele Unternehmer und ihre Partner noch nicht ausreichend informiert oder auf die Änderungen vorbereitet sind.

Alles Abgedeckt

Mit der Einführung von Fiskalisierung 2.0 und e-Rechnungen in das Geschäft betreten wir tatsächlich die größte Digitalisierung des Unternehmertums, betonte sie, und der Empfang von e-Rechnungen ist unabhängig von der Größe des Unternehmens, dem Steuerstatus oder der Arbeitsweise obligatorisch. Sie warnte, dass diese Änderung keinen Steuerzahler in Kroatien umgehen wird und dass Fiskalisierung 2.0 nicht nur eine neue gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine Gelegenheit für Unternehmer, ihr Geschäft zu modernisieren, die Verwaltung zu vereinfachen und die Kostenkontrolle zu verbessern.

– Es ist wichtig, sich rechtzeitig vorzubereiten, nicht bis zum Ende des Jahres zu warten, aber auch nicht zu hetzen, wenn es darum geht, einen Informationsvermittler auszuwählen, und langfristige Verträge abzuschließen, da noch kein Unternehmen zertifiziert wurde, um Informationsvermittlungsdienste gemäß Fiskalisierung 2.0 im Geschäft mit Unternehmen anzubieten. In diesem Moment ist es am wichtigsten, die Steuerzahler über Fristen und Vorbereitungsmethoden zu informieren. Es ist entscheidend, dass sie wissen, wie lange die Umsetzung dauern kann: von einem Tag bis zu mehreren Wochen für komplexere Systeme. Um den Nutzern zu helfen, haben wir als zusätzlichen Komfort eine kostenlose mobile Anwendung Adeo eSandučić entwickelt, die die Überprüfung aller e-Rechnungen, sowohl ausgehender als auch eingehender, ermöglicht, mit der Möglichkeit, die Einziehung ausgehender Rechnungen zu kennzeichnen und eingehende Rechnungen zu bestätigen oder abzulehnen, alles von einem Mobiltelefon aus – erklärt Batur.

Sie wies darauf hin, dass es wichtig ist zu sagen, dass es derzeit keine zertifizierte Lösung für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich auf dem Markt gibt. Wenn die Zeit kommt, einen Dienstleister für den Informationsvermittler auszuwählen, kann ein kleiner Nutzer je nach Geschwindigkeit des Prozesses, den Werkzeugen und dem Verkaufspersonal eine Lösung am selben oder nächsten Tag zur Verfügung haben. Sie betonte, dass alle Steuerzahler in Kroatien bis zum 31. Dezember des folgenden Jahres einen Dienstleister auswählen müssen, auch wenn sie nicht verpflichtet sind, elektronische Rechnungen auszustellen, da jeder verpflichtet ist, sie zu empfangen.

– Der Markt bietet derzeit verschiedene Modelle von kostenlosen Werbelösungen bis hin zu Preisen von über 0,40 Euro pro e-Rechnung. Adeo eInvoices bieten eine lebenslange Lizenz für kleine Unternehmer eFree mit einer Begrenzung von drei e-Rechnungen pro Monat oder 1000 Euro Umsatz. Die Lizenz kann auf Startlösungen aufgerüstet werden, die sechs Euro pro Monat oder 60 Euro pro Jahr kosten. Der Nutzer hat in beiden Optionen die Möglichkeit, e-Rechnungen zu senden und zu empfangen, e-Berichterstattung und e-Archivierung. Wir haben auch eine API-Lösung für Systeme zur Unternehmensressourcenplanung und spezialisierte Anwendungen vorbereitet, bei denen die Preise je nach Anzahl der ausgehenden Rechnungen gestaltet werden. Große ausländische Systeme haben ein Problem damit, ihren Katalog von Produkten/Dienstleistungen gemäß KPD bis 2025 zu ändern und zu erweitern, daher haben wir uns auch damit befasst. So kann KPD in unserem Adeo-System definiert werden, und wir integrieren es in XML, wenn wir e-Rechnungen zur Fiskalisierung senden – erklärte Batur.

Da sie seit 2013 die Fiskalisierung 1.0 für Geschäfte mit Endverbrauchern unterstützen, behauptet sie, dass Nutzer, die auf beiden Wegen arbeiten, ein einzigartiges Cloud-Portal für Verwaltung, Warenhandel und Berichterstattung haben. An einem Ort können sie auch Rechnungen gemäß Fiskalisierung 2.0 sowie Rechnungen von dem Zahlungsgerät sehen, das im Geschäft mit Verbrauchern verwendet wird.

Reduzierung des Fehlerrisikos

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Mehrwertsteuerpflichtigen e-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen und empfangen, und für kleine Unternehmer, die noch grundlegende Werkzeuge wie Word oder Excel für die Rechnungsstellung verwenden, wird dies eine erhebliche Änderung der Arbeitsweise bedeuten, erwartet Dejan Pavlović, Geschäftsführer und Gründer von Revoloop, der die Fakturko-Rechnungsanwendung entwickelt hat. Er sieht den größten Vorteil der neuen Regelung in der Automatisierung des Prozesses, da eingehende Rechnungen nicht mehr per E-Mail oder Post ankommen, sondern direkt in das gewählte System empfangen werden, was die Verarbeitung beschleunigt, die Kosten senkt und die tägliche Arbeit erleichtert. Gleichzeitig glaubt er, dass die meisten Online-Anwendungen den Export und Import von Rechnungen im standardisierten XML-Format ermöglichen werden, wodurch das Fehlerrisiko für Buchhaltungsdienste verringert und die Buchhaltung beschleunigt wird.

– Unternehmer werden am meisten von Software profitieren, die bereits für Fiskalisierung 2.0 bereit ist und alle wichtigen Funktionen für die Einhaltung der Vorschriften bietet. Solche Lösungen ermöglichen die Eingabe von Fiskalzertifikaten und die Registrierung von Informationsvermittlern direkt innerhalb der Anwendung, den Empfang eingehender e-Rechnungen ohne zusätzliche Kosten und die Nutzung vorab enthaltenen Quoten ausgehender e-Rechnungen in monatlichen Paketen. Dies eliminiert komplexe technische Integrationen und zusätzliche Gebühren pro einzelner Rechnung. Bei der Implementierung der e-Berichterstattung müssen Unternehmer der Steuerverwaltung Daten über die Einziehung einzelner Rechnungen zur Verfügung stellen – merkt Pavlović an.

Automatische Aufrüstung

Ihm zufolge sind Cloud-Lösungen mit integrierter Fiskalisierung und e-Rechnungen die beste Wahl für kleine und mittelständische Unternehmen, die schnell angewendet werden können, da sie auf Online-Zugriff basieren und keine zusätzliche Installation oder teure Infrastruktur erfordern. Unternehmer können sie sofort nach der Registrierung nutzen, und ein wesentlicher Vorteil solcher Systeme ist, dass sie automatisch aktualisiert werden, sodass die Nutzer sich keine Sorgen über Änderungen der Vorschriften, neue Funktionen oder Sicherheitsupdates machen müssen. Qualitätslösungen bieten auch API (Anwendungsprogrammierschnittstelle)-Zugriff, der eine einfache Integration mit ERP (Enterprise Resource Planning) oder Webshops ermöglicht und somit Geschäftsprozesse automatisiert.

– Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Skalierbarkeit, sodass Unternehmer mit grundlegenden Paketen beginnen und diese schrittweise entsprechend ihren Bedürfnissen aufrüsten können. Da es sich um Cloud-Lösungen handelt, kann auf das System von einem Computer, Tablet oder Mobiltelefon zugegriffen werden. Darüber hinaus kümmern sich die Dienstleister um die Datensicherheit durch Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Dank dessen können Unternehmer schnell auf solche Lösungen umsteigen, manchmal in nur wenigen Tagen, insbesondere wenn sie bereits online Anwendungen nutzen. Diejenigen, die derzeit mit manuellen oder grundlegenden Werkzeugen arbeiten, müssen mehr Zeit für die Anpassung aufwenden – bemerkte Pavlović.

Obwohl die meisten Anwendungen noch keine Preislisten für 2026 veröffentlicht haben, da sie auf den Abschluss technischer Spezifikationen und Vereinbarungen mit Informationsvermittlern warten, war Fakturko eines der ersten Unternehmen, das ankündigte, dass die bestehenden Paketpreise unverändert bleiben. Unternehmer werden weiterhin zwischen 4,99 und 19,99 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer pro Monat zahlen, abhängig vom Paket und den Funktionen, behauptet Pavlović, und ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Fakturko es Nutzern ermöglicht, e-Rechnungen kostenlos über Partner zu empfangen, wodurch versteckte Kosten entfallen. Jedes Paket, betont er, umfasst eine bestimmte Menge an ausgehenden e-Rechnungen, und Unternehmer können problemlos zusätzliche Quoten erwerben, indem sie das eInvoice-Paket aufrüsten, ohne auf eine höhere Preisklasse wechseln zu müssen. Die einzigen Kosten, die außerhalb der Anwendung verbleiben, sind das Fiskalzertifikat bei Fina, das nur im Falle der Rechnungsstellung an Privatpersonen erforderlich ist.