Končar und InfoDom enthüllen, wie ‚Procurement 4.0‘ aussehen wird

Erfolgreiche Beschaffung hängt nicht von ihrer Position im Organigramm ab, sondern von Menschen, Prozessen und einer gemeinsamen Denkweise. Dies erklärte Katarina Špiljak, Direktorin des Bereichs Immobilienmanagement, Dienstleistungen und indirekte Beschaffung der Končar-Gruppe, auf der 20. Beschaffungskonferenz in Zagreb, die von HUND und Lider organisiert wurde. In ihrer Präsentation betonte sie, dass die Beschaffung nur dann ein strategischer Partner für das Geschäft werden kann, wenn sie gut positioniert ist.

– Das Feld im Organigramm ist nicht wichtig. Der Schlüssel liegt im Verständnis der Rollen innerhalb der Beschaffung selbst – betonte Špiljak.

Die Končar-Gruppe, die aus 16 Unternehmen und mehr als 5.600 Mitarbeitern besteht, mit über 70 Prozent ihres Umsatzes aus Exporten und einem jährlichen Gesamtumsatz von über 1,1 Milliarden Euro, arbeitet in den letzten Jahren an der Implementierung eines zentralisierten Beschaffungsmodells.

Der Wert der Beschaffung in der Gruppe übersteigt 500 Millionen Euro, und Špiljak weist darauf hin, dass es entscheidend ist, Prozesse, Kommunikation und Kriterien in einem solchen System zu standardisieren.

– Von parallelen Beschaffungen ist es notwendig, zu einer gemeinsamen Denkweise zu gelangen. Und wir müssen sicherlich die Größe und Stärke der Gruppe nutzen, um Synergie und Transparenz zu erreichen – erklärte sie.

Aus ihrer umfangreichen Erfahrung in verschiedenen Branchen vermittelte Špiljak, dass es kein universelles Beschaffungsmodell gibt, das einfach von einer Organisation auf eine andere kopiert werden kann.

– Es gibt keinen Copy-Paste-Prozess. Jede Organisation benötigt ihr eigenes maßgeschneidertes Modell, um effektiv zu sein – sagte sie.

Sie fügte jedoch hinzu, dass es Situationen und Muster gibt, die fast überall wiederkehren.

– Beschaffung ist oft ‘unsichtbar, wenn alles gut läuft’, und die erste, die getroffen wird, wenn etwas schiefgeht. Wir begegnen oft unklaren Aufträgen, dringenden Anfragen, die ‘gestern hätten erledigt werden sollen’, oder dem Druck, etwas schneller und günstiger zu beschaffen. All dies ist in diesem Geschäft normal – sagte Špiljak.

Abschließend hob sie die zentrale Botschaft hervor, die jede Organisation sich merken sollte: dass die Menschen am wichtigsten sind.

– Wenn Sie das Wissen, das Glück und die Kraft haben, die richtigen Menschen in die richtigen Positionen zu bringen, ist ein gutes Ergebnis eine natürliche Folge – schloss Špiljak.

Procurement 4.0

Ab dem 1. Januar 2026 wird die eInvoice in allen B2B-Transaktionen verpflichtend. Im Gegensatz zu vielen, die diese Änderung als rechtliche Verpflichtung und zusätzliche administrative Belastung sehen, betrachtet Filip Tončić, Direktor des Exekutivzentrums für öffentliche Finanzen bei InfoDom, dies als strategische Chance für Unternehmen, die ihre Abläufe digital transformieren möchten.

– Dies ist nicht nur eine technische Änderung. Es ist eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie wichtige Geschäftsdokumente zirkulieren. Unternehmen, die sich lediglich an das Gesetz anpassen, verpassen eine Gelegenheit. Die Gewinner werden diejenigen sein, die diese Veränderung für die vollständige Automatisierung des gesamten Prozesses, von der Beschaffung bis zur Zahlung, nutzen – erklärte Tončić.

Zu Beginn seiner Präsentation stellte Tončić mehrere zentrale Fragen, die den tatsächlichen Stand der digitalen Reife in der Beschaffung innerhalb der meisten Organisationen offenbaren.

– Wie viel Zeit verschwenden Sie mit dem manuellen Sammeln und Vergleichen von Angeboten per E-Mail? Wissen Sie zu jedem Zeitpunkt den genauen Status der Realisierung jedes Vertrags? Wie viele Stunden verbringt Ihre Buchhaltung mit der manuellen Überprüfung und Verarbeitung eingehender Rechnungen? Sind Beschaffung, Lagerhaltung und Finanzen immer noch separate Welten? – sagte Tončić.

Die Antworten auf diese Fragen, betonte er, zeigen, dass die meisten Organisationen noch nicht bereit für ‚Procurement 4.0‘ sind – digital integrierte und datengestützte Systeme, die effizientere, schnellere und genauere Abläufe ermöglichen.

Tončić hob in seiner Präsentation hervor, dass die verpflichtende Anwendung von eInvoices ab 2026 ein Moment der Wahrheit für viele Unternehmen sein wird.

– Fiscalization 2.0 kann nur eine bürokratische Verpflichtung oder ein Wettbewerbshebel sein. Es liegt an den Unternehmen, zu entscheiden – sagte er.

Als Reaktion auf diese Herausforderung hat InfoDom eine integrierte Plattform für Beschaffung und Finanzen entwickelt – eine Lösung, die alle Schritte von der Marktforschung bis zu bezahlten Rechnungen digitalisiert und verbindet.

– Es ist eine umfassende Lösung, die alle Prozesse automatisiert und die Abteilungen für Beschaffung, Logistik und Finanzen in eine intelligente Umgebung integriert – erklärte Tončić.

Tončić veranschaulichte die Vorteile der digitalen Transformation mit einem konkreten Beispiel aus der Praxis.

– Wenn die eInvoice eintrifft, überprüft das System automatisch, ob ein gültiger Vertrag oder eine Bestellung vorliegt, ob die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden und ob die Preise und Mengen mit denen im Vertrag übereinstimmen. Die Rechnung ist zu 100 Prozent korrekt, bevor sie überhaupt die Buchhaltung erreicht – erklärt Tončić.

Eine solche Automatisierung, sagt er, reduziert die Anzahl der Fehler erheblich, beschleunigt den Dokumentenfluss und entlastet die Mitarbeiter, die sich auf strategische Aufgaben anstelle von Routineadministration konzentrieren können.