Ein Unternehmer, der Tätigkeiten ausübt, die Geschäftsräume erfordern, kann in eigenen oder in angemieteten Geschäftsräumen tätig sein. Je nach Art des Unternehmens, Dauer und Intensität der Nutzung sowie anderen Einflüssen entstehen dem Unternehmer in beiden Fällen notwendige Ausgaben für die Instandhaltung und in einigen Situationen auch Ausgaben für den Umbau und die Anpassung der Geschäftsräume, unabhängig davon, ob sie im Eigentum des Unternehmers stehen oder angemietet sind.
Instandhaltung und/oder Investition
Ausgaben, die mit der Instandhaltung, Reparaturen und möglichen Anpassungen der eigenen Geschäftsräume verbunden sind, können als laufende oder als Investitionsinstandhaltung und -umbau klassifiziert werden. Der Unterschied liegt in der Auswirkung auf die Körperschaftsteuerbasis oder für Personen, die selbstständig tätig sind und Einkommensteuer zahlen, in der Auswirkung auf die Basis dieser Steuer. Laufende Instandhaltung ist eine steuerlich absetzbare Ausgabe im Steuerzeitraum, in dem diese Kosten entstanden sind, und für Einkommensteuerpflichtige im Steuerzeitraum, in dem sie bezahlt wurden. Investitionsinstandhaltung umfasst Änderungen an den Geschäftsräumen, die die Qualität des Raums verbessern, die Kapazität erhöhen und/oder die Nutzungsdauer des Vermögens verlängern. Die Kosten der Investitionsinstandhaltung sind nicht in den Gesamtausgaben für das Jahr enthalten, in dem sie entstanden sind; sie erhöhen den Wert des Vermögens und unterliegen der Abschreibungsberechnung über die geschätzte Nutzungsdauer des Anlagevermögens.
In der Praxis ist manchmal umstritten, ob eine bestimmte Ausgabe besser als laufende oder Investitionsinstandhaltung betrachtet werden sollte. Ein klassisches Beispiel für laufende Instandhaltung sind die Kosten für das Streichen von Wänden, das Streichen von Holzteilen des Gebäudes, das Schleifen und Lackieren vorhandener Parkettböden und ähnliche Ausgaben, die die vorherigen Eigenschaften der Geschäftsräume nicht wesentlich beeinflussen. Beispiele für Investitionsinstandhaltung sind die Dachsanierung, die die Nutzungsdauer des Gebäudes verlängert, die Installation einer Zentralheizung und Ähnliches. Anpassungen beinhalten komplexere Eingriffe, die die Funktionalität und Qualität des Gebäudes verändern, die Kapazität erhöhen und die Lebensdauer des Objekts verlängern. Je nach Art der Ausgaben und der Höhe der Kosten muss der Unternehmer für jeden Einzelfall beurteilen, ob es sich um eine Periodenausgabe oder um Ausgaben handelt, die schrittweise in die Geschäftsausgaben einfließen und die Steuerbasis durch Abschreibungsberechnung reduzieren.
Mietvertrag
Die Durchführung von Geschäftstätigkeiten in angemieteten Geschäftsräumen wird durch den Abschluss eines Mietvertrags vorausgesetzt. Der Unternehmer als Mieter und der Vermieter sind gemäß dem Gesetz über die Vermietung und den Verkauf von Geschäftsräumen verpflichtet, einen schriftlichen Vertrag abzuschließen. Der Abschluss eines schriftlichen Vertrages ist obligatorisch, wenn der Vermieter eine juristische Person ist und wenn der Vermieter eine natürliche Person ist. Das Gesetz schreibt auch den obligatorischen Inhalt des Vertrages vor.
