KI übernimmt Berichte, und Controller übernehmen Verantwortung

Geschrieben von: Luka Kasalo, Jozo Knez

In einer Welt, in der künstliche Intelligenz Berichte in Sekundenschnelle erstellen kann, besteht die größte Herausforderung nicht mehr im Datenvolumen, sondern in der Fähigkeit der Menschen, diese korrekt zu verstehen und zu erkennen, wo die Technologie Fehler macht. Diese Botschaft dominierte Dr. Tomasz M. Zieliński auf der 13. Internationalen Konferenz zum Controlling in Zagreb, wo er betonte, dass ‚Controller der Zukunft Wächter der Wahrheit im Zeitalter der Algorithmen sein werden.‘

Auf der im Westin Hotel abgehaltenen Konferenz präsentierte Zieliński, Vorstandsvorsitzender und Dozent an der Controlling Akademie, seinen Vortrag ‚Wenn Daten tanzen: Die Reise vom Rhythmus zur künstlichen Intelligenz im Geschäft‘, in dem er analytisch und praktisch demonstrierte, wie sich das moderne Controlling unter dem Druck neuer Technologien verändert. Seiner Meinung nach verändert die Digitalisierung nicht nur die Werkzeuge, sondern auch die Natur des Berufs, der sich vom operativen Support zum strategischen Zentrum der Organisation verschiebt.

– Wir haben ein neues Gesicht des globalen Geschäfts. Technologie verbindet uns sofort, und die Komplexität von Unternehmen und Märkten ist höher als je zuvor – sagte Zieliński.

Zieliński, der jahrelange Erfahrung in der Leitung von Controlling und Business Intelligence bei der VOX Capital Group hat, erklärte, wie der Übergang vom traditionellen Reporting zu fortschrittlichen BI-Systemen und dem Konzept des Self-Service BI als eine Evolution betrachtet werden kann, die Managern und Controllern mehr Autonomie gibt, während das Controlling sich mit komplexeren, wertschöpfenden Aufgaben beschäftigt. Self-Service BI ist nicht nur eine technische Innovation, sondern auch ein kultureller Wandel, d.h. ein Übergang von einem System, in dem auf Berichte gewartet wird, zu einem, in dem Analysen dort erstellt werden, wo der Bedarf an einer Entscheidung entsteht.

‚Chaos vor der Standardisierung‘

Ein Teil des Vortrags war eine Fallstudie zur Implementierung eines BI-Systems bei der VOX Capital Group, einer internationalen Gruppe mit drei Produktionsstätten, neun Handelsunternehmen und einem Shared Services Center. Vor der Einführung der Standardisierung sah sich die Organisation der typischen Herausforderung schnell wachsender Unternehmen gegenüber: einer Reihe von unverbundenen Berichten, unterschiedlichen Formaten und Interpretationen von Daten.

– Das ist Chaos vor der Standardisierung. Der Schlüssel zur Veränderung war die Implementierung des IBCS-Standards, eines visuellen und semantischen Rahmens, der es jedem in der Organisation ermöglicht, die gleiche Sprache in Bezug auf Daten zu sprechen. Das Ergebnis war ein System, das ein zentrales Data Warehouse, 13 Datenmodelle, 34 standardisierte Berichte mit insgesamt 680 Seiten und 120 Benutzer in verschiedenen Ländern umfasst – sagte Zieliński.

Dies erreichte, was er als den Schlüssel zu jeder erfolgreichen BI-Transformation hervorhob, eine einzige Quelle der Wahrheit und eine konsistente Kommunikation mit dem Management.

Zieliński betonte, dass IBCS nicht nur ein visueller Standard ist, sondern ein Werkzeug, das die Verständlichkeit von Daten messbar erhöht, die Anzahl der Fehlinterpretationen reduziert und die Entscheidungsfindung beschleunigt. Zahlreiche internationale Unternehmen nutzen diesen Rahmen, darunter Mercedes-Benz, SAP und Philips, und VOX hat sich unter den Organisationen positioniert, die ihn auf hochgradig strukturierte Weise implementiert haben.

Der zweite Teil des Vortrags war der künstlichen Intelligenz und ihrer Rolle im Management-Reporting gewidmet. Zieliński wies darauf hin, dass Controller zunehmend auf KI-Systeme stoßen werden, die automatisch Analysen vorschlagen, textliche Erklärungen generieren oder Geschäftstrends vorhersagen. Die Essenz seiner Botschaft war jedoch klar. KI kann Prozesse beschleunigen, aber sie kann das menschliche Verständnis nicht ersetzen. Deshalb wird das Konzept des ‚Human-in-the-Loop‚ entscheidend; der Controller muss derjenige bleiben, der die vom Modell generierten Ergebnisse überprüft, bestätigt und interpretiert. Er betonte, dass nur ein Experte erkennen kann, wo KI halluziniert oder Schlussfolgerungen zieht, die keine echte Geschäftslogik haben.

Künstliche Intelligenz kann Prozesse und die gesamte Controlling-Funktion radikal verbessern, aber die Verantwortung für die Qualität und Richtigkeit der Schlussfolgerungen darf nicht den Algorithmen überlassen werden. Der Controller von morgen wird, wie Zieliński feststellte, ein Datenarchitekt, ein Mentor für das Management und ein Aufseher von KI-Systemen sein, eine Person, die sicherstellt, dass Entscheidungen auf verifizierten, verständlichen und gut strukturierten Informationen basieren.

Anja Kuhar: Daten sind die Grundlage des Geschäfts

Die digitale Transformation ist kein IT-Projekt, sondern eine tiefgreifende geschäftliche Veränderung. Dies ist eine strategische geschäftliche Veränderung, die Hauptbotschaft von Anja Kuhar von Solvership während der Fortsetzung der Lider-Konferenz zum Controlling.

Heute wird mehr Zeit mit der Suche nach und der Vorbereitung von Daten verbracht als mit der Entscheidungsfindung. Die digitale Transformation kann dabei helfen, ein Prozess, der digitale Technologien nutzt, um neue Prozesse zu schaffen oder bestehende zu modifizieren, Kultur und Erfahrung.

Kuhar betonte, dass jede ernsthafte Veränderung auf vier Säulen aufgebaut sein muss: Prozesse, Daten, Technologie und Menschen. Prozesse sind oft kompliziert, historisch geschichtet und es fehlt an klarer Verantwortung. Die erste Aufgabe besteht darin, sie von Anfang bis Ende zu vereinfachen (von der Bestellung bis zur Zahlung, von der Beschaffung bis zur Bezahlung, von der Einstellung bis zur Lohnabrechnung), unnötige Schritte zu eliminieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

– Organisationen müssen ihre Reife bewerten, um zu sehen, wo sie stehen. Dies kann durch ein Modell mit fünf grundlegenden Phasen oder Schritten erfolgen. Die erste Phase ist, wenn die Organisation in der Anfangsphase ist und es keine Prozesse gibt. Diese Stufe wird als ‚Held*innenkultur‘ bezeichnet, weil es keine organisierten Prozesse gibt und der Erfolg von qualifizierten Mitarbeitern abhängt. Die zweite Stufe oder Phase der Entwicklung ist ein Prozess, in dem Teams ihre Aktivitäten ordnen wollen. Die dritte Phase ist die Standardisierungsphase. An diesem Punkt sind die Prozesse vorhersehbar, aber die Effektivität der Prozesse selbst wird nicht gemessen. Dies ist auch der größte Sprung und der schwierigste für Organisationen. Die vierte Phase ist die Optimierungsphase, und die fünfte und letzte Phase ist die Innovationsphase, in der Prozesse auf der Grundlage von Daten verbessert werden – erklärte Kuhar.

Die Bedeutung von Daten

Heute haben wir mehr Daten als je zuvor, aber wir nutzen sie schlecht, sagt Kuhar und bezieht sich natürlich auf Daten. Unternehmen haben heute mehr Daten als je zuvor, aber sie nutzen sie schlecht: Silos, parallele Excel-Welten, vage KPIs und manuelle Berichte. Die Lösung liegt in der Etablierung von Daten-Governance, Datenverantwortung, Eingabe- und Kontrollregeln und dem Übergang zu BI-Tools, die eine einzige Version der Wahrheit bereitstellen und Daten für zukünftige KI-Projekte vorbereiten.

– Heute sollten Entscheidungen auf der Grundlage von Daten getroffen werden – schließt sie.

Erst danach, sagt sie, kommt die Technologie: RPA (Robotic Process Automation), Low/No-Code-Lösungen und künstliche Intelligenz.

– Es lohnt sich, das zu automatisieren, was repetitiv, regelbasiert und mühsam ist, wie Dateneingabe, einfache Rückerstattungen, Routineberichte und Erinnerungen, damit Controller sich auf Analysen und Entscheidungsunterstützung konzentrieren können, anstatt ‚Tabellen zu kopieren‘ – betont Kuhar.

Der entscheidende Engpass sind nicht die Werkzeuge, sondern die Menschen und die Zeit. Ohne Menschen gibt es nichts, sagt Kuhar.

Ohne Führung, die hinter Veränderungen steht, und Profile von Menschen (lila Menschen), die sowohl das Geschäft als auch die Technologie verstehen, bleibt die digitale Transformation eine Reihe unverbundener IT-Initiativen.

– Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu digitalisieren; beginnen Sie mit kleinen, aber bedeutenden Schritten, denn die Ausrede ‚wir haben keine Zeit‘ ist letztendlich die teuerste – schloss Kuhar.