KI im Controlling: Von Daten zu intelligenten Entscheidungen

In einer Branche, in der jede Minute die Produktqualität bestimmt, wird moderne Technologie zu einem entscheidenden Verbündeten. Auf der 13. Internationalen Konferenz zum Controlling, die im Westin Hotel in Zagreb stattfand, wurde eine Lösung präsentiert, die erfolgreich analoge und digitale Prozesse im Management der Frischfischverteilung zusammenführt. Danica Stričević, Direktorin von Excel Computers, und Dragan Planjanin von Centaurus demonstrierten, wie datengestützte Systeme das operative Controlling transformieren und eine der anspruchsvollsten Logistikketten in der Lebensmittelindustrie optimieren können.

Stričević und Planjanin betonten, dass die Grundlage des Projekterfolgs eine klare Vision des Managements und präzise definierte Geschäftsprozesse waren. Das Unternehmen verfügte bereits über organisierte und gut verwaltete Daten im Großhandel, Einzelhandel, in der einfachen Produktion, Buchhaltung und Finanzen, und die Abläufe wurden gleichzeitig in zwei Datenbanken mit gut strukturierten Verfahren durchgeführt. Die Bereitschaft des Eigentümers, neue technologische Lösungen zu akzeptieren, und die kontinuierliche professionelle Unterstützung durch Teams, die mit Datenbanken und ERP-Systemen vertraut sind, spielten ebenfalls eine entscheidende Rolle. Dieser organisatorische Rahmen ermöglichte die Entwicklung eines fortschrittlichen Modells zur Automatisierung und Optimierung der Verteilung.

Das Ziel des Projekts war es, eine schnelle, präzise und datengestützte Verteilung von Fisch an Fischmärkte zu etablieren. Die Referenten diskutierten das Konzept der ‚dynamischen Fischversorgung‘, innerhalb dessen die Verteilung an die realen Bedingungen angepasst wird: die Menge des Fangs, die Nachfrage, der Lagerbestand und die Leistung einzelner Verkaufsstellen. Das System konzentriert sich darauf, den Fischfonds für die Verteilung zu optimieren, die Mengen für jeden Fischmarkt präzise zu bestimmen, Abschreibungen und Verluste zu reduzieren und vollständige Transparenz über Bestände und Bestellungen zu gewährleisten.

Im Mittelpunkt der Lösung steht KEKA AI, ein Tool, das als digitale Unterstützung für das operative Controlling dient. Das System ermöglicht das Verfolgen und Validieren von Empfehlungen, die durch künstliche Intelligenz generiert werden, das Analysieren von Abweichungen zwischen den empfohlenen und tatsächlichen Realisierungen, das Überwachen von Abschreibungen und Verlusten, das Verfolgen der Produktivität von Fischmärkten und das Bereitstellen von Feedback, das für die weitere Verfeinerung des Modells notwendig ist. Das KI-Modul ist direkt mit dem ERP-System verbunden, was bedeutet, dass der Status der Waren automatisch synchronisiert wird, Bestellungen übermittelt werden und eine einzigartige Datenbank für die Analyse verwendet wird. Dies eliminiert die Notwendigkeit manueller Eingaben und reduziert die Möglichkeit von Fehlern, während das Controlling ein leistungsstarkes Werkzeug für schnellere und qualitativ hochwertigere Entscheidungsfindung gewinnt.

Die Transformation des Prozesses zeigt deutlich, wie der Übergang von analogen und fragmentierten Systemen zu koordinierten digitalen Workflows eine höhere Geschwindigkeit, eine bessere Nutzung der Fänge, stabilere Finanzergebnisse und ein höheres Maß an Transparenz erreicht. Der Vortrag zeigte klar, dass die digitale Transformation in einem so anspruchsvollen Sektor nicht nur ein technisches Projekt ist, sondern eine tiefgreifende organisatorische Veränderung, die nur dann gelingt, wenn Strategie, Daten, Menschen und Technologie in vollständiger Synergie stehen.

KI wird zum entscheidenden Treiber der Effizienz

Im Rahmen der Konferenz hielt Andrej Lapajne, Gründer und CEO von Zebra.BI und einer der Gründer des internationalen Standards für Unternehmenskommunikation IBCS, einen Vortrag über ‚KI im Controlling: Von Rohdaten zur Automatisierung von Berichten‘. Er hielt einen Vortrag, der deutlich zeigte, wie tiefgreifend die Transformation durch künstliche Intelligenz in den Bereichen Finanzplanung, Analyse und Unternehmensberichterstattung ist. Lapajne, ein Experte mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in Business Intelligence, Datenvisualisierung und Softwareentwicklung sowie Berater globaler Unternehmen wie Coca-Cola, Microsoft, Duracell, Swatch, Philips, PwC, KPMG und Swarovski, präsentierte dem Publikum das neue Gesicht des modernen FP&A (Financial Planning and Analysis).

Laut ihm treten wir in eine Phase ein, in der KI zum entscheidenden Treiber der Effizienz wird, und die Arbeitsweise der Finanzabteilungen unterliegt den bedeutendsten Veränderungen der letzten zwanzig Jahre. Traditionelle Ansätze, die komplexe Modellierungen, manuelle Dashboard-Erstellung, Abweichungsanalysen und die Vorbereitung von Managementpräsentationen umfassen, werden durch automatisierte Prozesse ersetzt, die aus Rohdaten in Sekunden vollständig strukturierte, visuell standardisierte und geschäftsrelevante Berichte generieren.

Lapajne zeigte dem Publikum, wie die heutigen KI-Systeme ohne zusätzliche Vorbereitung unverarbeitete Daten in umfassende interaktive Dashboards mit Anzeigen von Schlüsselindikatoren, Zeitanalysen, Abweichungen, Erklärungen und sogar Geschäftsempfehlungen umwandeln können. Anstelle von Wochen oder Monaten der Vorbereitung werden Berichte in Echtzeit generiert, während ein Analyst mit einer einzigen Frage in natürlicher Sprache detaillierte Daten abrufen kann.

Eine der beeindruckendsten Veränderungen, die er präsentierte, betrifft die vollständig automatisierte Vorbereitung von ‚Board Packs‘, Managementpräsentationen, die lange die größte Quelle manueller und oft stressiger Arbeit innerhalb der Controlling-Teams waren. KI kann jetzt unabhängig eine vollständige Präsentation erstellen, eine Managementzusammenfassung schreiben, wichtige Themen identifizieren, die Ursachen von Veränderungen erklären und konkrete Geschäftshandlungen vorschlagen. Aus der Perspektive der Finanzteams ist dies eine Lösung, die die Arbeitsweise so grundlegend verändert, wie es Excel einst tat.

Eine solche Transformation, betonte Lapajne, bedeutet nicht, dass die Rolle der FP&A-Profis verschwindet. Im Gegenteil, ihre Rolle wird erhöht. In einem Umfeld, in dem KI technische und repetitive Aufgaben übernimmt, müssen Controller nicht mehr Programmierer, Datenmodellierer oder Visualisierungsdesigner sein. Stattdessen werden sie strategische Partner des Managements, die sich auf das Verständnis des Geschäftskontexts, die Interpretation von Ergebnissen und die Entscheidungsfindung konzentrieren. KI ermöglicht es ihnen, sich von der Datenaufbereitung zur Wertschöpfung zu bewegen.

Unternehmen, die bereits KI-Lösungen wie Zebra AI nutzen, berichteten, so wies er hin, von drastisch reduzierten Zeiten für die Berichtsvorbereitung, erheblich größerer Genauigkeit der Analysen, klareren Geschäftseinblicken und stärkerer Unterstützung für das Management. Lapajne schloss mit der Feststellung, dass es für Finanzteams am wichtigsten ist, die neue Realität rechtzeitig zu erkennen und Kompetenzen aufzubauen, die es ihnen ermöglichen, darin erfolgreich zu sein.