Kostenreduzierung durch Druckdienstmanagement und Geräteoptimierung

Nach mehr als zehn Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit zwischen Alca Zagreb und dem Vertreter von Kyocera in Kroatien, Xenon Forte – Zagreb, erweitert der Kauf von Kyocera-Druckgeräten die Zusammenarbeit weiter mit Alcas Übergang zu einem vollständigen Mietservice für Drucker und Multifunktionsgeräte mit der MyQ-Drucklösung, was zu Kosteneinsparungen beim Drucken und einer Entlastung der IT-Abteilung führt.

Mieten lohnt sich

Die Multifunktionsgeräte und Kyocera-Drucker, die dem Nutzer gehören, waren bereits veraltet und abgenutzt, was häufige Ausfälle und Druckverzögerungen verursachte. Gleichzeitig nahm die dezentrale Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Serviceanforderungen viel Zeit in Anspruch und reduzierte die Produktivität der Mitarbeiter in der IT-Abteilung des Nutzers.

All dies waren Gründe, warum der Nutzer Alca sich für den Mietservice neuer Druckgeräte mit der MyQ-Drucklösung entschied, die zusätzliche Funktionen für die Sicherheit des Dokumentendrucks und den Follow Me-Service bereitstellten, wodurch die Benutzerzufriedenheit erhöht wurde.

Mit der Einführung des Druckdienstes hat Xenon Forte – Zagreb die IT-Abteilung erfolgreich entlastet, die nun nicht mehr die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Wartung verwalten muss, da dies nun in der Verantwortung des Dienstleisters liegt. Die gesamte Flotte der Druckgeräte steht nun unter der Aufsicht des Dienstleisters, der jederzeit den Status jedes Geräts vor Ort, die Tonerstände und notwendige Serviceeingriffe einsehen kann.

Erhöhte Drucksicherheit

Der Nutzer Alca besaß auch Nadeldrucker in seinem Portfolio an Druckgeräten, die ebenfalls veraltet waren und ständige Verzögerungen verursachten. Die Wartung dieser Geräte bedeutete erhebliche Kosten. Durch den Wechsel von Nadeldruckern zu Kyocera-Laserdruckern konnte der Nutzer viele Mittel einsparen, die zuvor für die Wartung von Nadeldruckern vorgesehen waren, und dann die Anzahl der Druckgeräte optimieren.

Die vorherigen Druckgeräte des Nutzers boten weder automatisierte Druckverfolgung noch Sicherheitsfunktionen zur Benutzeridentifikation. Infolgedessen gab es keinen genauen Einblick in das Druckvolumen pro Benutzer, Gerät und Standort, was es unmöglich machte, die Beschaffung neuer Geräte rechtzeitig zu planen, die Drucksicherheit zu garantieren oder die Druckkosten zu planen.

Mit dem Mietservice wurde ein Druckverfolgungsdienst eingerichtet, der die Überwachung und Verfolgung von Dokumentenflüssen mit der Follow Me-Funktion ermöglicht. Die Benutzeridentifikation wurde auf den meisten Multifunktionsgeräten eingeführt, wodurch die Sicherheit des Dokumentendrucks erhöht wurde. Durch die Identifizierung am Gerät ruft der Nutzer nur sein Dokument ab, was die Sicherheit der Dokumentenflüsse innerhalb des Unternehmens erhöht.

Benutzerzufriedenheit

Die 2010 begonnene Zusammenarbeit hat bis heute erfolgreich fortgesetzt, jedoch mit einem Upgrade des vollständigen Miet- und Wartungsdienstes für Druckgeräte mit der MyQ-Drucklösung. Die vorherigen Geräte des Nutzers wurden erfolgreich durch neue Drucker und Multifunktionsgeräte des Dienstleisters ersetzt, wodurch die IT-Abteilung des Nutzers hinsichtlich der Serviceorganisation und der Beschaffung von Materialien und Geräten entlastet wurde. Die Überwachung der Druckvolumina wurde ermöglicht, die Drucksicherheit wurde erhöht, und die Kostenüberwachung wurde eingerichtet, was die optimale Planung des jährlichen Druckbudgets beeinflusst.

Durch die Einsparung von Zeit und Kosten hat die Qualität des Services die Benutzerzufriedenheit sichergestellt, und während der Vertragslaufzeit steigt die Anzahl der Geräte im Mietservice ständig entsprechend den wachsenden Benutzerbedürfnissen.